电子邮件使用规范.ppt

企业电子邮件使用规范 主要内容 邮件文本及格式规范 邮件语言文字规范 邮件发送规范 其他注意事项 电子邮件中抄送与暗送的区别 邮件签名模板 一、邮件文本及格式规范 邮件内容 一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送人邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。 邮件字体 全文统一 字体大小在10-12号，不宜过大或过小，宋体 字体为正体 字体颜色为黑色，个别重点处可加黑 邮件信纸 请使用公司统一的信纸版式，如无，不使用信纸。 个人签名 个人签名档需包含内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式（电话分机、传真、e-mail）等 如有工作需要，需和外部联系，还可增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站以及个人手机号码、MSN号码等 二、邮件语言文字规范 语言表述清楚、简练，不能有歧义 规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语 段落分明、清晰 三、邮件发送规范 邮件主题 邮件必须写明主题 主题要明确清楚，文字尽量简练，让收件人了解邮件所说为何，不能有歧义 邮件发送 邮件内容需要注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员 明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，抄送人为有必要了解该邮件内容人员 转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容 连续回复、转发邮件，要重新整理和明确邮件内容，避免沟通有误 邮件发送前，检查一遍，确认无误后再发 邮件群发 邮件群发只适合于全员公告、通知等事项，除此类邮件外不群发。 回复群发邮件时，只需回复给发件人或少数几人，不要群发回复 邮件优先级 邮件内容确实重要紧急的时候使用优先级 不要频繁使用邮件优先级 四、其他注意事项 不在公司里发和政治、宗教相关的邮件 工作时间勿发与工作内容无关的邮件 邮件只是众多沟通方式的一种，日常的沟通不要完全依赖邮件 抄送与暗送的区别 抄送和暗送的地址都将收到邮件，不同之处在于被抄送的地址将会显示在收件中，而被暗送者的地址不会显示在收件中。这样，其他收件人会知道该邮件被寄送给谁和抄送给谁，但不会知道该邮件被暗送给谁了。 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *