实用英语文体写作第四章 外贸英语信函.pptVIP

Characteristics of Letters for Establishing Business Relationships 1. 建立业务联系作为公司发展业务的第一步，对于公司保持以及扩大业务尤为重要。因此，建立业务联系的信函需要严格遵照商务信函的标准样式。不管是对购买对方产品感兴趣，还是希望把产品出售给对方，信函都需礼貌、简洁、清晰，并真诚地表达与对方建立业务关系的愿望。 2. 大部分旨在建立商业关系的信函都不是写给特定的某个人，所以一般都称呼Dears sirs或Gentlemen，结束敬语用Yours faithfully和Dears sirs呼应。 3. 简洁是商务信函的重要特点。从上述几例可以看出，除了必要信息之外，但信函是写给每封信中都没有不相关的累赘信息。 4. 由于旨在建立商业关系的信函其收信人是从未有过合作关系的潜在客户，因此信函语言较为礼貌正式。 Components of Letters for Establishing Business Relationships 旨在建立业务关系的商务信函往往包括这样几个部分： (1) 告知对方你是如何获得关于他们公司或企业的信息的（例如，通过驻外商务参赞、进出口商会以及贸易伙伴、贸易伙计的介绍得知，或是通过国际交易会、展销会、博览会了解等）； (2) 声明你写此信的意图和目的； (3) 简要介绍你公司的业务范围、主要产品等； (4) 提供你方资信情况的调查途径； (5) 表达你期望合作及尽快收到回复。 第三节 询盘 Making Enquiries General Introduction of an Enquiry 询盘亦称询价或索盘，是买卖双方交易磋商的开始。按询问的内容划分，询盘有一般询盘和具体询盘。前者是指关于商品目录、价格单和样品的一般询问；而后者则是买方在有了比较明确的意向后关于某种具体商品的价格、包装、交货期、付款方式等的询问。按询盘双方的交易历史划分，询盘有首次询盘和非首次询盘。顾名思义，首次询盘信的写信方和收信方之前没有交易历史；而非首次询盘发生在有交易历史的买卖双方之间。 询盘信的写信人有时将询盘信抄送给多个收信人，目的在于比较各收信人的报盘，以选择其中最优惠的报盘。 Characteristics of an Enquiry 1. 由于询盘信函分为一般询盘信和具体询盘信、首次询盘和非首次询盘，因此，在具体写作询盘信函时，其写作步骤略有差异。首次询盘信函往往都属于一般询盘信，其写法类似于旨在建立商业关系信函的写法；非首次询盘信则多为具体询盘信，因为交易双方的交易关系已经确立，相互有了初步了解，所以一般直入主题，询问交易产品的报价、付款方式、装运、到货日期等具体事项。但要注意询盘准确、清楚，以提高业务效率。另外，非首次询盘信的语言在礼貌的前提下相对随意些。 2. 非首次询盘信的买卖双方由于之前有一定交易历史，相互间已经比较熟悉，信函的语气相对比较随意。而且，非首次询盘信的发信人和收信人不再是泛指的Dear sirs和 Yours faithfully，而是具体的 Dear Linda 和George Petheriotis。 3. 首次询盘信的买卖双方由于是初次联系，目的在于建立起贸易关系，因此信函语气更为礼貌和正式。 Components of an Enquiry 一般来说，书写询价函时，首先可以简单而有礼貌地介绍写信的起因，然后明确说明所需商品的名称，以及希望对方提供信息的具体内容。必要时也可向对方索要产品目录、样本或样品。最后还可在信中表示要与对方进一步密切业务联系或达成交易的良好愿望。 第四节 报盘与还盘 Making Offers and Counter-offers General Introduction of Letters for Making Offers and Counter-offers 报盘函(offers)是指卖方在接到买方询价函后，向买方报价、介绍商品情况、提出交易条件（如商品数量、价格、付款方式、交货日期等）时所写的一种商务书信。 根据报盘时有无规定期限来分，报盘有实盘（firm offer）和虚盘(non-firm offer)。实盘函中报盘人提出一定的交易条件，并规定报盘的有效期限，如“This offer is firm, subject to the receipt of your reply before 29th March.”等。在有效期内报盘人不得随意改变和撤回报盘内容，报盘一经买方接受，买卖立即敲定。而凡是报盘时没有规定期限的都称为虚盘，虚盘对买卖双方都没有约束力。 另外，报盘函也分为主动报盘和非主动报盘。主动报盘是不经买方询价卖方主动提出的交易愿望