实用英语文体写作第五章 办公应用文写作.pptVIP

Components of Meeting Minutes 会议记录的格式较为正式，通常分为会议名称（title）、开会时间（time）、地点（place）、主持人 (presiding)、出席人（persons present）、缺席人（persons absent）、讨论事项（items）、通过决议（resolution）和记录人等几部分。 记录名称一般标于文章开头部分，可以居中，也可以按时下流行的书写格式一律居左。 接下来的日期、时间和地点部分往往用一两句话表述清楚。为确保准确性以便日后引用或查找，会议记录中的时间常常准确到年、月、日甚至几时几分。如“A meeting was held on 24 December 1968 at 9：00 a. m. to evaluate the education system of high schools which is to be carried out in January of next year.”会议记录中的地点如没有特殊要求可以不予交代。如有必要，也要写清楚开会地址。如“…will be held in the Conference Room 108 of the Company…”。 主持人、出席人和缺席人一般另起一行。缺席人如无需交代，也可以省去。如要注明，则可续上缺席原因等。不管是出席人还是缺席人，都应该给全名，必要时续上职务名称。如“Mr. John Black, Personnel Manager”。 正文要求用词精确，条理清晰，内容精要，以便于让参看记录的人一眼就能明了会议的整个流程和主要内容。 如果涉及下次会议的时间，一定要清楚记录。最后还可记上会议结束的时间。 署名部分一般位于正文的右下角，写上记录人的姓名，有时加上主持人的签名，也可以参照电脑版格式一律左起顶格，但不管采用那种方式，签名都尽可能用全称，以便日后查找。 General Introduction of Business Report 随着国际商务环境日益复杂，有效的交流越来越成为达到事业目标的关键因素。在进一步丰富收集信息、调查研究的手段的同时，将信息有效地传达给同事或商业伙伴、主管部门也十分重要。要达到这一目的就需要更有技巧地撰写商业报告。本章将介绍撰写商业报告的目的与报告的基本特征，着重讲解报告的格式、主要内容及写作技巧，并提供一些商业报告的范例分析和写作练习。 Categories of Business Report 商务报告在商务活动中使用非常广泛，可以是简单的一页纸就可以写下的旅行报告，也可以是长达几百页的财务情况的报告。根据不同的分类标准，商务报告可以分为不同的类型。 By content: feasibility report, laboratory report, proposal report By function: informational report, analytical report By printed form: absence report, letter report, trip report, petty cash report By format: memo report, letter report, manuscript By time: preliminary report, progress report, periodic report, final report By formality: informal report, formal report By length: short report, long report Components of Informal reports Informal reports are short, normally running from a few paragraphs to a few pages. They, either in letter format or in memo format, contain only essential elements: introduction, body, conclusions, and recommendations. In the introduction, you should announce the subject of the report and provide background information. You may also summarize conclusions and recommendations to make this part into an executi