人事资料传输作业说明-行政院人事行政总处.docVIP

全國各機關人事資訊系統個人人事資料傳輸作業要點(93.12.24) 一. 概說 各機關（構）、學校為配合（新）公務人員履歷表之實施，應隨時更新並妥善管人事資料電子檔，且定期錄製初建檔及異動檔，報送人事資料至其主管機關、人事局或銓敘部。 各機關應保存離職人員資料檔（調至他機關人員除外），並應報送是項人員之卸職資料至其主管機關、人事局或銓敘部。 機關間人員調動，原服務機關人事單位應將該員之人事資料電子檔，抄出至磁片，並交由該員至新任服務機關人事單位報到時入檔，再由新任服務機關人事單位負責報送人事異動資料至其主管機關、人事局或銓敘部。 人事資料的傳輸與交換，應以磁帶、磁片或通訊網路方式辦理，並統一採用「全國各機關人事資訊系統個人人事資料傳輸格式」為準。 報送人員範疇：全國公教員工含技工、工友、駕駛及駐衛警。 二. 個人人事資料傳輸格式 (一) 資料型式 1. 數字 資料右靠，前面補空白。 例：現職支薪俸點（4 BYTES）為 520 點， 則其欄位值為 520。 2. 文數字、中文 (1) 資料左靠，後面補空白。 (2) 例：中文姓名（12 BYTES）為林美美，則其欄位值為 林美美。 3. 日期 年3位，月2 位，日2位。 年之第一碼若為 -，則表示為民前；若年不超過 100，則年之第一碼須補空白。 (3) 若月之值小於 10，則第一碼須補 0。 (4) 若日之值小於 10，則第一碼須補 0。 (5) 例：若出生日期 (7 BYTES) 為民前元年一月一日，則其欄位值為-010101；若為民國四十五年一月一日，則其欄位值為 450101；若為民國一０一年一月一日, 則其欄位值為 1010101； 4. 數字、文數字、中文、或日期等型式資料，傳送時皆須轉換為文數字屬性儲存。 (二) 個人人事資料各表號關連示意圖　　　　　　 機關單位 　 　現 職 　　　 基 本 　　　　 身分證號、姓名更改或更齡 (40) 　 (02) 　　　 (01) 　　　 (00) 借 調 1. 現職 (02) 及基本 (01) 為單筆資料，每一人員皆須有一筆且僅有一筆資料；學歷 (05) 為多筆資料，每一人員皆須有一或多筆資料；其他有關銓敘事項 (23) 為單筆資料，每一人員可有零或一筆資料；其它表號則為多筆資料，每一人員可有零或多筆資料。 2. 機關單位 (40) 資料為提供現職 (02) 參考；人事代碼 (41) 資料則為提供各表參考使用。 3. 身分證號、姓名更改或更齡記載於 (00) ， (24) 資料為現職 (02) 的延增，(25) 資料為基本 (01) 的延增，(26)資料為經歷 (19) 的延增。 4. 經歷 (19) 最後一筆即為現職 (02) 資料；新增或更改現職 (02) 資料時，須同時新增一筆或更改最後一筆經歷 (19)；即最後一筆經歷 (19) 不可異動。 5. 新增或修改經歷資料時，須控制經歷之任職生效日期不可大於等於現職之任職生效日期。 6. 錄製人事傳輸資料時，最後一筆經歷 (19) 不須傳出，但其相關之銓審、復職動態、務編號異動、任 (免) 等資料須傳送。 (三) 檔案說明 1. 檔案命名方法 (1) 人事異動資料報送至其主管機關、人事局或銓敘部時，檔案名稱以報送機關之機關代碼為檔名，傳輸資料種類為附屬檔名；而傳輸資料種類為 VA、VT、VX三類，VA 表初建檔