档案归档作业程序.docVIP

檔案歸檔作業程序 一、 先登錄 登入漢泰公文管理系統後，在左手邊的選單選擇『總發文．存查登錄作業』→『收文存查登錄處理』，接下來依序輸入『總收文號』、『核判層次』、『處理方式』、『頁數』、『檔號、分類號、案次號』（按下拉即可知）→再點選「新增」→畫面上方會出現”新增成功”的訊息。 圖6-2-4-1 工具列解說 總收文號請依存查公文上的文號鍵入上列欄框內。 存查日期電腦預設日期為當日存查日期。 核判層次、核判日期核判層次依各單位不同有如處長核判、秘書核判….等種種不同層次，點選右方箭頭即會出現核判層次選單，請輕點欲選擇之核判層次並鍵入核判日期。 處理方式點選文件存查之處理方式。 歸檔頁數 存查公文之頁數 分類號 下拉年 及檔案分類 把上列的空格都填滿後，再來就是要把這筆公文登錄於電腦中，用滑鼠點一下新增按鈕，此時螢幕右上方會出現新增成功等字眼，公文就完成存查的動作了 公文電腦化後方便、快速的查詢功能，將會讓你難以抗拒公文電腦化的魅力，如此強大的功能當然有其專屬的查詢區域，不過在這裡我們也提供了存查登錄查詢的功能，您只要在存查登錄處理中，輸入您要找的文號，當然輸入完成後別忘了用滑鼠輕點查詢即可。 所謂人有失手、馬有失蹄，這萬一公文都已經完成存查後才發現內容有錯，這該怎麼辦呢？別急別慌，我這就告訴你，請先將欲修改的文號輸入總發文號，再點選查詢按鈕，此份公文的內容將會全部顯現在螢幕上，直接在螢幕上將錯誤的資料改正，確定正確無誤後再點選修改按鈕，這樣文件就可以修改正確了。(已新增的存查登錄文號，總收文號欄不可修改 當你發現所輸入的存查文號錯誤，卻已經新增完成，或是想要刪除某個已存查的文號，你可以輸入欲刪除的總收文號，再以滑鼠點選查詢，此份公文的內容將會全部顯現在螢幕上，確定是要刪除的公文後再點選刪除按鈕，這樣文件就可以被刪除了 要做併案存查需先將要存查的文號先做新增的動作，新增完畢後再點選併案存查，點選後會出現圖6-2-4-1，第一行為併案存查之總收文號，確定無誤後點選新增按鈕會出現新增文號對話框，請逐一將文號輸入、新增；若有輸入錯誤之文號則以滑鼠點選錯誤之文號，再按刪除鍵即可 輸入完存查資料點選「新增」後，即點選「歸檔附件」鈕，輸入應送檔案室之附件明細資料。 若此存查為機密文件，請點選「解密條件」鈕，輸入本文解密條件。 二、 列印存查案件清單 在左手邊的選單選擇『存查作業』→『存查案件清單列印』→請圈點結案後處理方式後→點選『送歸檔清單』的按鈕→列印(請變更横式) 圖6-2-4-2 登錄日期存查截止日若不輸入，則視為等於起始日期。 結案後處理方式結案後處理方式若不輸入，則印出所有存查案件。 主辦單位 主辦單位若不輸入，則印出所有單位。 三、 最後請將歸檔書面文件及歸檔清單送檔管人員，並於清單核章即可。