办公室文档的信息化-宁波广播电视大学.doc

办公室文档 陈访荣 文档文档文档文档Computerization of Office Documents CHEN Fang-rong （Ningbo Radio and TV University, Ningbo 315016, Zhejiang, China） Abstract: From the phenomena of “office documents”, this paper calls for the computerization of the office documents, discusses the principle of these documents, points out that the computerization is based on workable schemes and technologies, and lastly provides the latest XML examples of processing word files. Key Words: Office docuemts; Computerization; Web page; XML 文字档案是人类文明史上最卓越的信息载体，在一定的媒介上承载文字信息的。甲骨、陶、碑、简、帛纸电、磁、光，媒介技术的每次变迁，都极大地推动了和推动着文档内涵、功效、记录成本和传播途径与速度的发展变化。文档单位或部门的业务活动大多围绕一系列的信息（如生产信息、管理信息、营销信息、决策信息等等）而展开，运用信息技术进行信息的辅助管理，是现代管理学的重要内容。在所有的计算机辅助信息管理业务中，数字化文档始终是信息的基本载体。因此，数字化文档的编制水平对IT（信息技术）应用水平起着关键性的作用。 文档能够运用现有的成熟技术（如数据库技术）对文档进行深加工而产生较大量新信息、新认识，从而推动科学决策。现在很多部门简单地将传统的纸介文档通过电脑打字转存到数字化设备上，然后通过排版打印得到“美容”了的纸介文档。桌面字处理和编辑排版软件一统天下；稿成堆却鲜有备份磁盘、光盘我们把这种现象称作“办公室文档”现象其实，“办公室文档”除了第一次效益（美容文稿）和第一种效益（原样重复使用）外，较难产生第二种效益。在前沿科技（如模式识别、数据挖掘、文字理解等）尚未发展成熟的现实情况下，“办公室文档”只能通过人的智能活动（阅读、分析感受、总结等）新信息。“办公室文档”从格式密集型转向文字密集型 “办公室文档”的最大特点是文档的格式信息非常密集而文字信息相对疏松。但除了换行标识、段落标识等少量的格式信息外，版面布局、文字修饰等占据极大比重的格式信息只有打印到纸介（或显示到屏幕）时才有信息价值。这意味着在打印以外的应用中此类文档的信息冗余度是很高的。事实上在管理应用中文档格式并不需要设计得复杂。文档中的输出格式信息就象是电磁通讯中的干扰波，如果“干扰波”很弱，则我们能较容易地、更多样地对文档内含的文字信息进行挖掘、应用，使之产生更丰富的效益。现代计算技术将文字进行数字化编码（如西文的ASCII码、汉字的国标区位码、UNICODE全球统一编码等），运用电路技术、电磁技术、光电技术等存放在电子记忆体、磁盘、磁带、光盘等媒介上，并通过计算机中的字库和特定功能程序，将编码所代表的文字外形显示在计算机屏幕上，或打印到其它媒介上。字库就是记录文字的外形图案的数据集合。示 通过约定的格式将文字的数字编码组织在一起，就形成了数字化文档。数字化文字档案与传统文字档案有着根本的区别。从述原理可看出，现代计算技术将文字的表示（编码、存贮）和表现（显示、打印等）区分为两个环节；而传统的文档则是通过文字的表现（刻录、书写等）将文档的表示存留在媒介上的。正可将文档的文字信息（包括结构组织信息）和输出（打印或显示）格式信息分离开来，并共享格式信息，从而提高文档的信息密度。例如，在Word软件中，使用模板（.DOT文件）可在一定程度上实现文字内容与格式信息的分离。在网页技术中，类似的分离将更加突出。文字信息与格式信息分离后，我们还能将不同的格式信息与文字信息关联，从而快速地得到不同格式的相同内容，使输出风格多样化。要在课堂大屏幕投影上显示教学讲义，那么所有文字都应该是较大的尺寸；但是阅读者在计算机屏幕前浏览讲义时，就不应是大尺寸的文字了。如果实现了文字内容与格式信息的分离，则只要设置讲义文件与不同的格式模板进行关联就可。多媒整合网络分布 现在人们越来越希望用一个文档将多种媒源的信息整合起来，以方便阅读和管理。快速扩张，深不可测（故称“海量”）的信息载体。 用超文本标记语言编制的HTML文档，可将文字、图象、声音、图形、动画、多媒流等信息很好地整合起来，并能表达