公司会议费管理办法概要.doc

第一章 总则 第一条 为规范公司（以下简称公司）会议费管理，统一会议费开支标准，厉行勤俭节约，严格成本控制，在总结公司会议管理制度执行情况基础上，结合公司管理实际，特制定本办法。 第二条 本办法所指会议费，是指公司本部各部门、所属各单位、各直管项目部召开和参加会议所发生的费用支出，包括会议期间的食宿费、会场租赁费、会场布置费、设备租赁费、文件资料费等。 第二章 职责分工 第三条 总经理办公室为公司本部会议费的归口管理部门。主要职责是： １、建立健全公司会议费管理制度和标准； 、研究、完善、监督、执行会议费的审批和报销程序；第四条 公司本部各部门各直管项目部为公司会议费的使用部门。主要职责是： 、严格执行本办法有关规定；结合实际细化会议费管控措施； 、编制、上报、执行会议费年度计划； 、定期分析会议费情况； 4、对会议费管控提出合理化建议。 第三章 管理标准与要求 第五条 依据公司下达的会议费指标，公司对会议费实行总额控制。 第六条 公司会议分类及会议组织参照会议管理制度进行。 第七条 精简会议数量，控制会议规模。内部会议场所能满足会议要求的，不在外部租赁会议场所；可以合并召开的专业会议，要合并召开；充分利用现代化手段召开电视电话会议和视频网络会议（按《公司视频会议管理办法》执行），减少和避免参会人员往来奔波以及由此发生的费用。 第八条 在公司内部会议场所召开的各类会议，遵照公司会议管理制度有关规定执行；使用公司本部会议室的，由会议组织部门直管项目部在信息网上履行申请程序（《本部会议室使用申请单》见附件1）。 第九条 拟在外部租用会场召开会议，《外部场所会议计划表》，见附件2），经分管领导审核总经理办公室汇总 第十条 会议，会议组织部门提前填写《外部场所召开会议申请表》（见附件3），分管领导批第十条 上级有关部门、单位委托公司组织各类会议，会议部门提前填写《承办会议审批表》（见附件4），附上级有关部门单位委托办会通知，报分管领导审核、总经理办公室、管审批后执行。承办会议所收取的会议费应冲减会议费预算。费预算超过万元，须经公司。承办会议的书面通知、费用预算、实际费用情况等资料要及时归集留存，以便向会议委托单位部门结算相关费用。 第十条 公司所属各单位、本部各部门、各直管项目部召开会议，尤其是在公司外部租赁会议场所召开会议，要严格控制各项费用支出，不得借开会名义变相旅游、发放礼品。 第十条 严格控制各类庆典活动，特殊原因需举办的，须事先履行申请审批程序 第十条 因公外出参加会议，会议期间会议主办方统一安排食宿的，住宿费、伙食补助费不予报销；不统一安排食宿的，住宿费、伙食补助费按照《公司差旅费管理办法》执行。 第四章 管理与监督 第十条 公司会议费管理严格执行全面预算管理办法，纳入公司年度预算会议费的核算遵循《企业会计准则》和《XXXX有限公司会计核算标准化手册》（试行）。 第条 第二十条 各部门各单位、不得以任何方式挤占其他费。第五章 附则 第二十条 本办法适用于公司本部，所属各单位、各直管项目部参照执行。 第二十条 本办法由总经理办公室、财务处负责解释。 第二十条 本办法自印发之日起执行。 附件：1、本部会议室使用申请单 2、外部场所会议计划表 3、外部场所召开会议申请表 4、承办会议审批表 附件1： XXXXX公司本部会议室使用申请单 年 月 日 申请部门 经办人 拟使用会议室 拟使用时间 主持人 参会人数 会议名称 会议准备 会标（是/否） 桌签（是/否） 视频或投影（是/否） 桌形（报告型/交流型） 参会部门或人员 申请部门负责人意见： 签字 年 月 日 总经理办公室意见： 签字 年 月 日 附件2 XXXXX公司外部场所召开会议计划表 申报部门： 年度： 序号 会议名称 拟召开时间 会议地点 人数 会期 在外开会原由 预计费用 合计 申报部门意见： 年 月 日 分管领导