项目管理与应用周苏张丽娜第12章项目采购管理课件教学.pptVIP

第12章 项目采购管理 采购就是从外界获得产品或服务。企业选择采购服务，是为了： 降低固定成本和经常性成本。采购供应商常可以利用规模经济效应来节省成本。 可以使客户组织把重点放在自己的核心业务上。 得到技能和技术。通过从外界获取资源，可以在需要的时候获得专门的技能和技术。 提供经营的灵活性。在企业工作高峰期利用采购来获取外部人员，比起整个项目都配备内部人员要经济得多。 第12章 项目采购管理 提高责任性。合同是一份要求卖方承担提供一定产品或服务的责任，而买方承担付款给卖方的责任互相约束的协议。一个内容全面的合同能分清责任，并把重点放在项目的可交付成果上。由于合同在法律上具有约束力，所以卖方对按合同规定交付的工作更能负起责任。 第12章 项目采购管理 项目采购管理包括从执行组织外部购买该项目所需的产品和服务的各个过程，组织既可以是项目产品、服务或成果的买方，也可以是卖方。图12-1概括了项目采购管理的各个过程： 规划采购——记录项目采购决策、明确采购方法、识别潜在卖方的过程。包括：决定购买什么；确定合同的类型；编制工作说明书。此外，还要制订一个采购管理计划。 第12章 项目采购管理 实施采购——获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。包括拟订所需产品的相关文件和识别潜在的供应商，以及获得报价、标书、出价，或合适的建议书等。该过程通常包括编写并最后形成采购文件，比如建议邀请书，还包括制订评价标准。在询价计划编制过程结束时，组织通常要发布建议邀请书。在询价环节中，包括广告、投标会的召开以及获得工作建议书或标书。但偶尔也有不采用正式的询价过程而进行的项目采购。 第12章 项目采购管理 这个过程还包括评价潜在的卖方并进行选择、合同谈判和支付合同费用。 管理采购——管理采购关系、监督合同绩效以及采取必要的变更和纠正措施的过程。这个过程包括处理与卖方的关系、监督合同的履行、进行支付、合同修改。到合同管理过程结束的时候，项目组期望承包出去的工作已经完成。 结束采购——完成单次项目采购的过程。即合同的完成和结算，包括任何未决事宜的解决。这个过程通常包括产品审核、正式验收和收尾以及合同审计。 第12章 项目采购管理 采购管理过程中，每个阶段结束后通常有一些重要的里程碑事件。例如，采购计划编制之后是自制-外购决策，如果没有必要从组织外部购买任何产品或者服务，那就没有必要再进行采购管理的其他过程；在询价计划编制结束时是发布建议邀请书；询价之后将收到建议书；在供方选择结束时应该裁决是否签署合同；在合同管理过程之后卖方会完成合同中所规定工作的大部分内容；而在合同收尾结束时，将会有一个正式的验收及合同收尾。 第12章 项目采购管理 项目采购管理过程围绕合同进行。合同是买卖双方之间的法律文件，是对双方都具约束力的协议。它使卖方有义务提供规定的产品、服务或成果，使买方有义务支付货币或其他有价值的对价。合同可简可繁，应该与可交付成果和所需工作相适应。 第12章 项目采购管理 采购合同中包括条款和条件，也可包括其他条目，如买方就卖方应实施的工作或应交付的产品所做的规定。在遵守组织的采购政策的同时，项目管理团队必须确保所有采购都能满足项目的具体需要。因应用领域不同，合同也可称作协议、一致意见、分包合同或订购单。大多数组织都有专门定义采购规则的书面政策和程序，并规定谁有权代表组织签署和管理合同。 第12章 项目采购管理 虽然所有项目文件都需要经过某种形式的审批，但是，鉴于合同的法律约束力，合同通常需要经过更多的审批过程。在任何情况下，审批过程的主要目标是确保以清晰的合同语言来描述产品、服务或成果，以便满足既定的项目需要。 项目管理团队可尽早寻求合同、采购、法律和技术专家的支持。组织政策可能强行要求这些专家的参与。 第12章 项目采购管理 项目采购管理过程所涉及的各种活动构成了合同生命周期。通过对合同生命周期进行积极管理，并仔细斟酌合同条款和条件的措辞，就可以回避或减轻某些可识别的项目风险，或把它们转移给卖方。签订产品或服务合同，是分配风险管理责任或分担潜在风险的一种方法。 第12章 项目采购管理 在复杂项目中，可能需要同时或先后管理多个合同或分包合同。这种情况下，单项合同的生命周期可在项目生命周期中的任何阶段结束。项目采购管理是从买卖方关系的角度进行讨论的。买卖方关系是采购组织与外部组织之间的关系，可存在于项目的许多层次上。 第12章 项目采购管理 因应用领域不同，卖方也可称为承包商、分包商、供货商、服务提供商或供应商。根据买方在项目采购圈中的不同位置，买方也可称为顾主、客户、总承包商、承包商、采购组织、政府机构、服务需求者或采购方。在合同生命周期中卖方首先是作为投标人，然后是中标人，之后是签约供应商或供货商。 第12章 项目采购管理 如果采