机密档案管理～常见问题及实例说明.pptVIP

機密檔案管理 課程大綱 相關法令 機密檔案範圍 專用封套 歸檔點收 立案及編目 保管原則 檢調作業 清理作業 解降密檢討 解降密後續處置 移轉及銷毀 調離職規定 保管不當之處置 其他注意事項 常見問題及正確作法 相 關 法 令 檔案法 機密檔案管理辦法 國家機密保護法及其施行細則 文書處理手冊 機密檔案範圍 國家機密 為確保國家安全或利益而有保密必要，對政府機關持有或保管之資訊，依法核定機密等級者。 （國家機密保護法第二條） 一般公務機密 一般公務機密，指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依法令或契約有保密義務者。 （文書處理手冊五十） 歸 檔 點 收 規定事項 使用機密檔案專用封套裝封 依實註記封套封面欄位 封套封口處簽章 檢視封套封面上記載事項與歸檔清單符合與否（不得拆開封套) 封套上記載不全者，應退回補正 法源：機密檔案管理辦法第四條 機密檔案專用封套 規格：36cm ╳ 25cm 封面欄位應載項目 單位名稱 收發文字號．分類號 案由或案名 頁數、件數、附件數 案卷內文件起迄日期 保存年限 機密等級 保密期限或解密條件 立案及編目 依專用封套所載項目著錄 檔號著錄 機密檔案目錄公布原則 檔案目錄彙送公布之目的 機密檔案目錄，不予彙送公布 法源：機密檔案管理辦法第五條 保 管 原 則 保管原則 專人管理 與一般檔案分別存放 分級保管：區分國家機密與一般公務機密，並依機密等級分別保管 備保險箱或其他具安全防護箱櫃；保險室或密室 人員、 物品進出管制 使用專用封套裝封 法源 機密檔案管理辦法第六條至第八條 國家機密保護法第十九條 國家機密保護法施行細則第二十八條 保 管 原 則（續） 機密檔案複製原則 絕對機密不得複製 機密檔案之複製，屬國家機密者，應經原核定機關或其上級機關有核定權責人員以書面授權或核准；屬一般公務機密者，除辦理該機密業務者外，應經單位主管以上人員核准 以微縮、電子等儲存者，應指定專人辦理；其複製儲存，應與一般檔案分開辦理。 應視同原件保管；複印者用畢歸還後銷毀 法源 機密檔案管理辦法第十六條及第十七條 國家機密保護法第十五條 國家機密保護法施行細則第二十五條 檢 調 作 業 檢調類別 機關內部借調填具調案單 核定層級 一般公務機密 業務承辦單位主管 國家機密 除辦理該機密事項業務者外，應經原核定機關或其上級機關有核定權責人員書面授權或核准 借調期限 機關逕訂期限 屆期如需繼續使用，應提出展期申請，展期以三次為限（展期核定層級同調案申請之核定人員） 借出之檔案如有必要，得隨時催還 法源 國家機密保護法第十四條、機密檔案管理辦法第九條及第十條 檢 調 作 業（續） 檢調類別 機關間借調 書面申請 借調期間、承辦單位、承辦人員姓名及有關聯絡資料 經機密核定機關首長或其授權人員核准 屆期如需繼續使用，應提出展期申請 借出之檔案如有必要，得隨時催還 法源 國家機密保護法第二十一條及機密檔案管理辦法第十一條 檢 調 作 業（續） 檢調類別 依法有權調用 備函載明法律依據、調用目的、調用期間、承辦單位名稱、承辦人員姓名及有關聯絡資料 法源： 機密檔案管理辦法第十二條 檢 調 作 業（續） 機密檔案之提供 應以書面告知該機密檔案之機密等級及保密之義務 得提供複製品 機密檔案之歸還 借調或調用機關用畢後，應即歸還 法源 機密檔案管理辦法第十三條、十四條及第十六條 清 查 作 業 清查檢討 法源 機密檔案管理辦法第二十二條 文書處理手冊七十三 機密檔案清查目的 定期保存檔案 屆滿保存年限者 解密條件尚未成就，延長保存年限 永久保存檔案 國家檔案移轉辦法第3條規定 檔案移轉前，依法完成檢討辦理解降密，經檢討後仍維持機密等級者，仍應辦理檔案移轉 解 降 密 檢 討 檔案管理人員配合事項 定期清查送請業務單位檢討機密等級（已成就解密條件或未列解密條件者) 保密期限屆滿者：由檔案管理單位會商業務承辦單位辦理解降密事宜（國家機密保護法第二十七條；國家機密保護法施行細則第三十三條；機密檔案管理辦法第二十二條） 解密後續處置 解密後相關作業 案卷封面及文件機密等級欄雙線劃除 國家機密保護法施行細則第十七條第四項規定 於左右兩側或其他明顯之處，註記解除機密或變更後之新機密等級、保密期限等事項。 文書處理手冊七十五（四） 於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之紀錄單（戳） 以上作業，權責人員請依機關權責分工逕為決定 前曾完成複製儲存者，應重行辦理複製作業 目錄補正處理 案名．案由．密等．解降密附註說明等 依一般檔案管理之 銷毀與移轉 機密檔案非經解密，不得銷毀(機關檔案保存年限及銷毀辦法第十四條第一項者除外) 機密檔案屆臨移轉年限，移轉前應先辦理解降密；經檢討仍維持機密者，仍應辦理移轉 法源 機密檔案管理辦法第