项目五使用Word的高级功能浅析.ppt

Office 2010高效办公案例教程 项目五 使用Word的高级功能 任务一 制作欠费通知 任务二 审阅学习指导说明文档 任务一 制作欠费通知 制作思路 首先利用Word创建主文档，然后利用Excel制作数据源，最后在主文档中插入各域，将主文档和数据源关联起来，以生成一个新的邮件合并文档。 本任务内容提要 一、创建主文档 二、创建数据源 三、邮件合并 一、创建主文档 新建文档，其页面设置参数，输入缴费通知的正文部分（姓名、电话号码、月数和金额位置暂时空着就可以了），并设置其格式 创建主文档的方法与创建普通文档相同，用户还可对其页面和字符等格式进行设置。 二、创建数据源 要批量制作缴费通知，除了要有主文档外，还需要有欠费人姓名、电话号码、欠费月数及欠费金额等信息。用户可以在邮件合并中使用多种格式的数据源，如Microsoft Outlook联系人列表，Access数据库，或Word文档以及Excel工作薄等。 三、邮件合并 打开已创建的主文档，单击“邮件”选项卡上“开始邮件合并”组中的“开始邮件合并”按钮 ，在展开的列表中的可看到“普通Word文档”选项高亮显示，表示当前编辑的主文档类型为普通Word文档 数据源和主文档都创建好了，接下来就可以进行邮件合并。 选择之前制作好的数据源文件 将插入符放置在文档中第1处要插入合并域的位置，然后单击“插入合并域”按钮，在展开的列表中选择要插入的域 用同样的方法插入的“电话号码”、“欠费月数”及“欠费金额”域 单击“完成”组中的“完成并合并”按钮，在展开的列表中选择“编辑单个文档”，系统将产生的邮件放置到一个新文档。在打开的“合并到新文档”对话框中选择“全部”单选钮并确定，Word将根据设置自动合并文档并将全部记录存放到一个新文档中，合并完成的文档的份数取决于数据表中记录的条数 任务二 审阅学习指导说明文档 制作思路 打开写好的学习指导说明素材文档，审阅者首先利用批注为文档提出建议或意见，然后直接对文档进行修订操作，之后再将文档返回给原作者，原作者根据修改意见或修订过的文档做出选择：考虑批注中的建议，接受文档中的修订。 本任务内容提要 一、为文档添加批注 二、修订文档 三、接受修订和删除批注 Word 2010提供的审阅文档功能主要包括两方面：一是文档审阅者可通过为文档添加批注的方式，对文档的某些内容提供自己的看法和建议，文档原作者可据此决定是否修改文档；二是文档审阅者在文档修订模式下修改原文档，文档作者可决定是拒绝还是接受修订。 一、为文档添加批注 直接将插入符置于要添加批注的地方，或利用拖动方法选中要添加批注的文字，然后单击“批注”组中的“新建批注”按钮 在打开的批注框中输入批注内容 用同样的方法为该段的其他词语添加批注 二、修订文档 单击“审阅”选项卡上“修订”组中的“修订”按钮 ，进入文档修订状态。开始阅读文档，找到要修改的文本进行修改操作，可看到添加的内容以下划线标识，删除的内容以删除线标识，继续阅读文档，并以同样的方式完成全文修订。文档修订完毕，再次单击“修订”组中的“修订”按钮，退出修订状态 三、接受修订和删除批注 打开审阅过的文档，仔细查看批注建议。将批注中提出的意见一一确认并修改 将插入符置于批注框中，然后单击“批注”组中的“删除”按钮右侧的三角按钮，在展开的列表中选择“删除文档中的所有批注”项，将文档中的所有批注删除 阅读审阅者的修订意见，在要接受修订文本的左侧右击，在弹出的快捷菜单中选择“接受修订”项，此时可看到修订操作生效，添加的文字变成文档的一部分 以同样的方法查看文档其他修订处，逐条进行确认：接受或拒绝修订 谢谢观赏！