物料采购与付款管理制度探讨.doc

事业部内控体系文件 ICS-WQ.A2-001 物料采购 修 订 页 编制/修订原因说明： 章节号 修订（内容）说明 修订人/时间 编制/日期： 审核/日期： 会签： 批准： 此文件审批发布流程： 编制部门（营销中心采购室）→审核（营销中心总监）→批准（总经理）→发布（人力资源与营运部） 事业部 物料采购与付款管理制度 第一章 总 则 目的：为提高 事业部（以下简称“公司”）物资采购的准确性和可控性，规范约束和监督采购业务活动，进一步加强对入库物资数量与质量的控制，降低采购成本，特制定本制度。 适用范围：本制度适用于 事业部。 定义 1、采购对象 （1）原、辅材料； （2）备品备件； （3）办公类及低值易耗品； （4）劳保用品。 2、供应商：指为公司直接供应上述采购对象的所有商家。 第四条 总经理负责公司物料采购与付款管理的领导工作。 第五条 部门职责 1、营销中心采购室 （1）根据销售和生产的实际需要，编制铜、铝材料的年、季、月度采购计划； （2）负责组织公司生产经营所需物料（铜、铝及油漆）采购计划的组织、执行、衔接与协调； （3）负责按计划及时采购生产用铜、铝材料； （4）负责客户套保、点铜点铝操作推进和落实； （5）负责铜、铝及油漆材料行情的调查及编制各种材料价格表； （6）负责铜、铝及油漆材料采购合同的拟制、修订，并组织谈判； （7）负责协同其他部门对铜、铝及油漆的开发，并进行供应商开发与日常考核； （8）参与新开发供应商质量保证能力的现场审查工作； （9）负责办理铜、铝材料付款申请及登记。 2、制造部 （1）根据销售和生产的实际需要，编制油漆的年、季、月度采购计划 （2）负责备品备件、辅料的采购及其管理； （3）负责备品备件、辅料等采购价格的核算、报批、签订合同等； （4）负责备品备件、辅料等采购订单下达、交期跟踪、库存控制、质量问题处理等事务； （5）负责备品备件、辅料等的年度合同的编制、报批、签订工作； （6）负责其管辖范围内新物料的开发工作，组织或协同相关部门对供应商进行考核、评审等； （7）负责其管辖范围内采购计划与付款的跟进； （8）负责根据油漆、备品备件、辅料开发计划对开发物料进行试产； （9）负责试产过程中产品的标示及信息的反馈。 3、营运发展部 （1）负责公司办公类及低值易耗品、劳保用品等的采购及其管理； （2）负责办公类及低值易耗品、劳保用品等采购订单下达、交期跟踪、库存控制、质量问题处理等事务； （3）负责办理办公类及低值易耗品、劳保用品等采购支付申请。 4、品质部 （1）负责公司来料的品质检验工作管理； （2）负责对新进供应商的情况进行调研和资格评审，并对合格供应商进行月、年度评审，并根据审查结果提出相关处理意见； （3）提出不合格品处理意见，对特采物料使用情况进行跟踪； （4）负责合格供应商的评审、评级及质量考核。 5、技术部 （1）负责原、辅材料开发技术可行性分析，并负责开发过程全程跟进； （2）负责开发原、辅材料采购标准及验收标准的制定； （3）负责原、辅材料开发调试计划及技术工艺文件的制定； （4）负责收集开发过程中相关资料交品质部及采购部门存档备案。 6、财务部 （1）负责总体协调安排采购资金与支付环节的会计处理； （2）及时完成铜、铝期货会计核算工作； （3）跟踪主要材料（如铜、铝材料）的采购匹配完成情况； （4）敦促采购部门及时送交供应商采购合同和《点铜登记台账》，及时催业务员提供客户的点铜协议，并与台账对应； （5）跟进供应商的合同签订情况，并根据合同或订单的价格审核系统中的采购单价； （6）对主要材料（如铜、铝材料），须定期或不定期与供应商对账； （7）负责对原、辅材料开发成本核算及可行性的审查。 第二章 业务处理 第一节 采购申报与审批 采购预算编制与审批 年度采购预算按股份公司《预算管理制度》有关规定，在编制年度财务总预算时，采购部门或单位编制并报送公司财务部，按公司预算管理规定的权限逐级上报审批。 在公司年度总预算基础上，预算编制部门与各业务、行政部门或单位及时沟通，逐步将年度预算分解成季、月度预算，报送公司总经理审批。 第七条 铜、铝材料的申购 1、营销中心采购室根据月度销售目标或计划以及主生产计划，于上一月月末制定下一月度《月度铜/铝采购计划审批表》，按《管控手册》有关规定执行。 2、因铜、铝材料价格波动频繁，采购室可根据实际情况，通过期货套期保值操作以此降低采购成本，具体操作规则参照《期货操作流程及管理办法》及《管控手册》相应权限进行审批。 第八条 油漆的申购 制造部按营销中心月度销售计划于上一月月末制定下一月《月度油漆采购计划》，按《管控手册》有关规定执行。 第九条