电子政务环境下档案资源整合与共享的调研报告——以湖南省档案信息化建设为例.pdfVIP

电子政务环境下档案资源整合 以湖南省档案信息化建设为例 口何 振 蒋 冠 为进行电子政务环境下档案资源整合与共享的研 建立了目录数据库的占89％，正在建设的占8％。在 究，笔者以湖南省档案信息化建设为主要研究对象， 建立了目录数据库的档案馆中，建库工作始于2000年 采取问卷抽样调查的形式，向全省14个地级市 (自治 的有25％，目录检索可以到文件级的有50％。建立了 州)、138个县 (市辖区、县级市、自治县)等发放了 全文数据库的有33％，正在建设的占23％。在建立了 问卷50份，其中省级档案馆1份、市级档案馆14份、 全文数据库的档案馆中，数据库建设始于20o2年的有 县区级档案馆35份，收回34份 (其中市级档案馆9 33％，大致数据在10万条以上的有33％。在被调查的 份，县区级档案馆25份)回收率为68％。从收回问卷 县区级档案馆中，建立了目录数据库的占6o％，正在 的情况看，覆盖了湘东、湘北、湘西、湘南、湘中等 建设的占28％。在建立了目录数据库的档案馆中，建 地，覆盖了市、县 (区)各级档案馆，调查的结果基本 库工作始于2000年的占60％，目录检索可以到文件 上反映了电子政务环境下湖南省档案信息化建设及档 级的有86％。建立了全文数据库的有4％，正在建设 案资源整合与共享的基本情况。 的占10％。在建立了全文数据库的档案馆中，建库工 作始于2002年的占100％，大致数据在10万条以上 一 、 问卷统计与分析 的有10o％。但是，在所有被调查的县、区、市级档 (一)关于档案信息化建设 案馆中，没有一个档案馆对档案数字化作相关著作权 1．档案信息化基础设施。在填写问卷的市级档案 的处理，没有一个档案馆建立特色数据库。可见，湖 馆中，有100％档案馆拥有计算机，有三台以上的占_ 南省各级档案馆目录数据库的建设已初具规模，而且 78％，而有扫描仪的占100％，拥有打印机与复印机的 起步较早，大部分能够实现文件级检索，这为全省建 占89％。而在填写问卷的县区级档案馆中，有100％ 立省级档案目录中心准备了条件。但是，与目录数据 的档案馆拥有计算机，有三台以上的占40％，有扫描 库相比，全文数据库的建设就有些逊色了：一是数据 仪的占56％，同时拥有计算机、扫描仪、打印机与复 库数量少，数据条目少；二是建库工作起步较晚，总体 印机的占24％。可见，湖南省各级档案馆档案信息化 进展不快；三是档案数字化建设中没有重视对档案著作 基础设施基本具备，市级档案馆在硬件设施水平上有 权的处理；四是特色数据库建设十分薄弱。 了较大提高，县区级档案馆的硬件设施稍有落后，但 3．档案管理应用系统建设。在填写问卷的市级档 作为常用与基本设备的计算机，已经得到了普及，这 案馆中，10o％拥有档案管理系统，其中自行开发的有 些设施为档案数字化与档案全文数据库的建设奠定了 l1％．购买的有78％，既购买又开发了的占l1％，使用时 一 定的基础。 间在3年以上的占44％，所使用系统能够升级换代的 2．档案信息资源建设。档案目录数据库与档案全 占67％，对系统使用评价较好的占44％。在填写问卷的 文数据库是档案信息资源库的两种主要形式，也是档 县区级档案馆中，68％拥有了档案管理系统，其中自行 案信息服务网络化的基础。在被调查的市级档案馆中， 开发的占47％，购买的占53％，使用时间在3年以上的 占40％，所使用的系统能升级换代的占65％，对系统评 33％的开始了电子文件归档。在填写问卷的县区级档案