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向低效率和加班说拜拜 ?工作总是做不完？也许是你的工作效率有问题。试着养成不拖延的习惯，摒除办公室里妨碍专心的干扰因素，让工作环境变得井然有序，效率自然能脱胎换骨！?????在《个人圣经》一书中，凯利·葛理森（Kerry?Glesson）开宗明义问：?　　·?你是否觉得时间总是不够用？?　　·?你是否觉得工作总是做不完？?　　·?你是否常觉得淹没在办公室的琐事和文件中？?　　·?你是否觉得处理E-mail耗时费事？?　　·?你是否常超时工作，深夜不得休息，每到周末还得加班完成当周工作？?　　?如果你的答案都是“是的”，显然，你的工作效率出了大问题。?????待办事项不可拖延?　　葛理森发现，工作效率出问题，主要原因在于人们总是不断累积待办事项，拖延愈久就愈难处理。?　　他曾经向银行申请一张请款发票，两个月后尚未收到帐款，却发现这张两个月前即已签发的支票，仍然躺在出纳小姐的抽屉中。他向银行抗议，出纳小姐说，“我太忙了，每天都在回答客户询问帐款的电话，没有时间出帐。”这是很典型没有在第一时间，把该办的事情做好的后续效应。?　　葛理森归纳出几个提升效率的原则：?　　1.立刻动手做：判断事情的轻重缓急，决定优先处理顺序，是许多人的工作圭臬。但问题是，一些难以判断重要性的工作，往往会被直接丢进“待办事项”中。事后检讨，你会发现10件待办事项中，有5件从来没动过，一直积压在那里。?　　事情只有“该做与不该做”之分，唯有在最后时限，才需要去判断轻重缓急，决定哪些事情暂时搁在一边。?　　提升效率，第一要务就是减少手边的待办事项，时时刻刻谨记：不要拖延，立刻动手做。?????让办公环境井然有序?　　2.条理分明：从办公桌到资料档案，都应该有明确的归档和分类。否则就会像《华尔街日报》的调查：“美国每个白领阶级，平均每年要花费6个星期，在办公室内寻找文具。”?　　让办公环境井然有序的要诀是，办公桌只放正在进行中的工作，没其他有杂物。在办公桌上，应该只有行事历，以及标明“新收文件”、“待办文件”和“拟发文件”的文具架。?　　整理文件档案的原则也是如此：需要的才留下来。许多人误以为资料愈多愈好，在资讯爆炸的时代，其实过多的资讯，反而是杂乱的来源。切记：不懂的资讯，永远用不到；未曾整理的资讯，如同不存在。?　　3.排时间表：管理学上有一个著名的帕金森原则（Parkinsons?Law）：你分配给某项工作的时间，就是你完成该项工作花费的时间。意思是，如果你打算花一小时处理电子邮件，你就一定会花上一小时，即使能提前完成，也会拖到最后时限才做完工作。这个原则说明了排定时间表、凡事按表操课的重要。?????排除办公室的干扰?　　此外，“专心”也是提升效率的不二法门。不妨用下列方式，排除办公室的干扰因素：?　　1.设定“请勿打扰”时段：订出一段时间，如90分钟，专心于工作上，不接电话、不开会、不与人交谈。?　　2.集中处理来电：不必随时接听电话，而是视自己的工作状况，决定每天回覆电话的时间。行动电话则设定开关机时间。?　　3.延后处理电子邮件：电子邮件容易让人分心，不要一上班就打开电子信箱。应该先处理完当日重要工作事项后，再开启电子邮件。?　　要提升工作效率，就得将事情“简化”，首先要学会“整理”，将杂乱无章减到最低。不论是办公桌整理、名片整理，或档案整理、资料库整理，都有助于节省你的时间，提升工作效率。以下是收纳整理的实用技巧：?????实用技巧?1：桌面管理?　　《整理达人：打造高效能办公室25招》的作者户健司，建议整理办公桌的步骤如下：?　　1.清空桌面：将桌面上所有物品，一律放入一个大纸箱，小件文具则收入另一个小的箱子中，将桌面彻底清空归零，然后再思考哪些必需品，是一定要放在桌上的。?　　2.规划桌面空间：以有利工作进行为原则。想清楚每样东西摆放的位置，电脑、电话、常用的文具盒等物品，应该放置在固定的桌面位置，而且必须是在伸手可及的地方。电话旁边要放有记事用的纸笔。?　　3.整理文具：经常使用的物品摆放在桌上；不常使用的放在置物盒，收进抽屉；很少使用的物品收到资料柜或桌子最下层抽屉。准备笔筒，将散乱的文具放进笔筒，已经不易使用或老旧的文具一律丢弃。?　　4.利用书架：准备一个宽80～120公分，高50公分的书架，放在桌面上，用来整理常用的资料夹。?　　5.整理抽屉：清出抽屉中所有的物品，并决定各项物品摆放的位置。用置物盒或收纳格分隔抽屉的空间，常用的放在外侧，不常用的放里侧。?　　最下层抽屉可以摆放档案夹，记得为档案夹做标签，将其分类写好档名，拉开抽屉就能一目了然。?????实用技巧?2：名片管理?　　名片代表上