秘书职业能力的分解研究.pdfVIP

职 教 台 秘书职业能力的分解研究 史振洪 吴 良勤 段 簧 (钟山职业技术学院 江苏 南京 210049) 摘 要 ：衡量一个秘书是不是合格 ，最重要 的指标是看其是否具备职业能力。那么，一个合格的秘书应该具备哪些主要能力?这些 能力通过哪些途径培养与获取?能力达到怎样的程度用什么量化标准去评价?本文通过对这些 问题的分析研究，试图形成一套较完 整的看法，以便为高职院校更好地培养秘书人才的职业能力。提供可以借鉴的思路与方法。 关键词： 秘书 职业能力 分解研究 高职院校 的文秘专业 ，已经越来越重视对学生能力的培 4．收集与选择信息能力 养；而当有些学生提 问毕业后要是真去当秘书 ，应该具备哪 处在信息爆炸时代，一个企业或单位的发展，越来越倚重信 些职业能力，这些能力应该怎样去获取等 问题时，我们 的老 息。作为秘书的一项重要工作 ，要花大量精力调查、收集各式各 师往往说不周全 。我们也注意到 ，对于秘书的职业能力 ，不 样信息。在这方面，秘书首先要知道哪些是上司现在需要的信 少有识之士 曾作过专题研究 ，其中也不乏真知灼见 ，但那些 息，能够 “雪中送炭”，上司自然赏识。由于市场行情瞬息万变， 研究基本是仁者见仁 ，智者见智 ，各说各的理 ，难 以形成较 各类信息也在不断变化，秘书对收集到的信息还要有所选择 。 为一致 的意见 。针对这两方面 的实际情况 ，本课题这次研究 “去伪存真”，再加上一点 “前瞻眼光 ”，这对上司会有更大帮助 。 在吸取前人成果的基础上 ，紧密结合职业 岗位对秘书素质、能 5．口头与书面表达能力 力 的需求 ，以及高等职业 院校文秘专业人才培养 的实践 ，力 无论时代怎样变化，一个秘书不可或缺的技能中。有一副好 求使研究 的各项结论更符合客观实际，更富有完整性 ，更具 口才 ，能写一手好文章，总是 占据重要位置 的。口才好就是 口头 有指导意义 。 表达能力强。秘书在上传下达、汇报情况、接待来访时，要十分 讲究说话艺术 ，思路清晰，简洁明了，让人听得懂、听得 明白， 一 、 秘书应该具备的职业能力 而且把握分寸，让人乐于接受不反感。就凭秘书一张嘴，很多难 根据我们 的调查与归纳 ，这一问题的现有答案至少有一二十 事都可以迎刃而解。写一手好文章就是书面表达能力要强 。领导 条。从职业 岗位需求出发，我们通过分析现有答案的内涵、外延 ， 让你替他写份讲话稿 ，给公司、单位写篇行政公文或常用商务、 进一步对它们 “删并增减”，最后形成 比较一致 的看法 ：一名秘 事务文书，一般新闻报道 ，你提笔就来 ，而且写得很清楚、很规 书要胜任本职岗位 ，以下六方面能力是必不可少的： 范，领导当面不夸 ，也会在心里夸你 。如果是涉外秘书，还需要 1．理解与判断能力 具备用外语 口头交流与书面交流的能力 。 秘书承担着为企业老总或单位领导服务的职责 。这就意 6．操作与办事能力 味着秘书必须为 自己的上司负责。据此 ， “善解人意”十分重 一 名当代秘书，应该熟练掌握计算机的使用，同时掌握其他 要 。有时上司一个眼神一句话 ，秘书就要揣摩 出他 (她 )的 现代办公设备的操作技能，像复印机、传真机、扩音器、录音机、 想法，然后迅速做出判断，确定 自己应为或能为上司做些什 移动 电话等都要会用，还要会摄影、摄像、驾驶汽车等。除此之 么。准确地领会上司的意 图，能 以敏锐 的直觉发现 问题 ，并 外 。秘书要有很强的办事能力。面对千头万绪的日常事务及工 能找出问题发生 的原因及解决办法 ，这是当好参谋助手 的必 作 ，秘书应思维敏捷，行动干练 ，把一桩桩事办得有条不紊 ，而 要 能力 。