努力提高文秘专业学生的综合应用能力.pdfVIP

中等职业教育 2005年第6期 努力提高文秘专业学生的综合应用能力 浙江省宁波市鄞州区五乡镇职业技术学校 叶德康 摘 要：对于现代秘书来说，全面地提高他们的综合应用能力是十分重要的。本文拟就文秘人员应具有 表达能力、办事能力、交际能力和操作能力四个方面作一些教学探索。 关键词：现代秘书 综合应用能力 一 个合格的文秘人才，不仅要有扎实的科学文化 二、创设情境教学。提高办事能力 知识，而且要具备综合应用能力。中职学校毕业出来 秘书作为一种社会职业，随着我国经济结构的调 的文秘人员，多数在中小型企业就业。作为领导的参 整，已由单一的机关公务秘书发展产生了新的商务秘 谋和助手，他们中的相当一部分人既要担任专职的秘 书群体，由办事、办文、办会发展到了公关策划、商 书，又往往身兼数职。因此，他们必须要具备综合应 务咨询、商务管理等诸多方面。因此，现代秘书的活 用能力，来适应社会的需要。怎样使他们成为称职的 动具有强烈的事务性特征，各种各样的事务操办成了 秘书呢?笔者认为，中职学校文秘专业的教学应从以 现代秘书的一项基础性、经常性工作。特别是现在，主 下四个方面着手。 要决策者越来越向“务虚”方向发展，集中精力研究 一 、 重视文秘写作。提高表达能力 带关键性全局性的战略问题，而把务实工作交给秘 表达能力，是现代秘书的“看家本领”，它主要表 书。因此，现代秘书的办事能力是一种最基本又是最 现在说和写两个方面。说写能力中，文字表达能力是 重要的能力。办事能力是由多种能力综合而成的，包 最重要、最基本的，也是实现其他能力的基础。文字 括理解能力、分析能力、应变能力等。怎样提高办事 表达能力主要是指写各种应用文的能力，不仅要写得 能力呢?由于客观的限制，学校的教学毕竟是以课堂 好，还要写得快。那么，怎样提高文秘写作能力呢?笔 为主的。为此，我们要摆脱传统教学模式的束缚，创 者认为：第一，要引导学生从专业出发，懂得文秘写 设实践性的情境教学，结合课文内容，开展模拟洽谈、 作的重要性。美国著名的未来学家约翰·奈斯比特在 模拟会议、模拟自动化办公、模拟接待等丰富多彩的 《大趋势——改变我们生活的十个新方向 一书中指 课堂活动。每次的模拟活动，让学生进入情境中，努 出：“在工业社会向信息社会过渡中，有五件‘最重要’ 力扮演好每次活动中的秘书角色。如在模拟洽谈活动 的事情应该记住，而其中的一件就是：在这个文字密 中，应要求学生进入角色，展开别开生面的谈话形式， 集的社会里，我fill；P_,以往任何时候都更要具备最基本 努力从“本单位”利益出发，并要求在完成洽谈任务 的读写技能。这里所说的‘读写技能’，首先就是足以 中，不但显示出自己美好的形象，更显示出一个秘书 应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写 的办事能力。通过一系列动手动脑的模拟演习，学生 作能力。”只有懂得写作的重要性，才会产生写作兴 把知识转化为技能，提高了办事能力。 趣，才会产生热爱之情。第二，引导学生勇于实践，坚 三、组织实践活动，提高交际能力 持多练习、多修改。写作是一种技能，技能的提高要 秘书代表企事业单位领导办理各项工作事务，在 靠实践。实践出真知，立足于多写多练，这是提高写 办理过程中，不仅要与各有关方面保持着密切的联 作能力最有效的途径。清人唐彪深有体会地诡 “多读 系，而且能取得各有关方面的信任与支持，这就要求 乃藉人之功夫，多做乃切实求己功夫；其益相去远矣。 秘书应具备相应的交际能力。可以说，秘书每天都要 人之不乐多做者，大抵因艰难费力之故；不知艰难费 接触各种人，并与他们相处。秘书只有善于交际，才 力者，由于手笔不熟也。若荒疏之后作文艰难，每日 会使人容易接近，也容易被人信赖，办事的成功率才 即一篇半篇亦无不可；渐演至熟，自然易矣。”作为文 高。因此，秘书在处理人际关系时应把握以下几点，真 秘人员，除了多读多练，每次拟稿时，还要进行仔细 诚慷慨地关心赞美他人，牢记别人的姓名，做一个忠 的修改。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的 实听众，注意礼仪，发挥微笑的魅力等。 一 个重要环节。 (下转第25页)