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农场经济管~2007．4 档案管理 完善文秘工作 优化档案管理 李圣萍 一 、 提高对文秘工作重要 行 二要加快档案信息化建设步伐，提高 性的认识 文秘工作的性质决定了文秘部门加强 档案工作现代化水平，努力做好档案 “三 档案管理势在必行，极为关键。 网”(局域网、党政网、互联网)“一库”(数据 文秘工作是以领导机关工作有效运转 和为领导者决策服务为宗旨的，辅助于文 首先，文档工作离不开档案管理O文秘 库)建设，保证为领导提供决策信息、决策 件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务 工作的性质在实践中凸显档案信息的重 方案的及时性和全面性。 性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不 要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文 三要及时做好电子归档及规范管理工 同于业务部门的工作，同社会改造活动一 件材料，这些文件要及时递呈领导批阅。然 作。主动介入本单位办公自动化、电子政务 样，文秘工作具有特定的规范性，主要有以 后催办、归档，会直接影响整个企业的工作 建设，通过技术支持与制度建设，建立完善 下几方面： 效率；能够使企业更好地贯彻落实好上级 的电子文件归档机制，加快实现电子文件 一 是文秘工作的从属性。文秘工作历 领导部门的精神；为设计人员提供学习进 与纸质文件同步归档和有效管理，从而保 来都是从属于一个领导机构的。它的活动 修的信息，使设计人员的技术水平不断提 证为领导工作和决策服务的科学性和安全 内容主要是围绕着领导机关和决策者，为 高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工 性。例如，2004年农垦建筑设计院设计的 保证顺利工作而提供方便条件的。在实际 作的优质服务对垦区的经济和社会建设都 黑龙江省八一农垦大学住宅楼和宿舍楼 工作中，文秘及其他工作人员需要为领导 在起着不可估量的作用。因此，以基础档案 A～N栋，2006年设计的哈尔滨市公安局 思维、决策提供信息，提供方案，做好决策 管理为起点，规范运作方法才能够有效地 人民警察基地培训中心，2004年设计、 前准备工作等；需要及时抓住市场信息，如 推动文秘工作规范有序地健康发展。 2006年施工的哈尔滨市赣水路综合楼工 客户来电话咨询工程项目的设计或客户前 其次，搞好档案管理能够保证文秘工 程，其工程设计方案的数据和资料都留有 来咨询工民建或城市规划设计等相关问 作的科学性和全面性。重大活动重要的信 准确的档案。以上几项工程在改造设计中， 题，及时与领导、工作人员联系或直接给予 息来源和物质基础直接关系到文秘工作的 设计单位需要了解原有的设计参数，由于 解答；需要做出积极的反应，抓住商机，为 科学性、全面性。档案资料科学性、准确性 有准确的库存档案，从而使设计部门参考 领导机关的工作运转和领导者的决策提供 增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科 档案制定了最佳的方案，使每项工程建设 辅助性工作。 学、准确、全面开展的重要前提和保障。因 和整改都能够提前保质完成。 二是文秘工作的综合性。文秘工作大 此，建立健全档案管理体制是新形势下对 四要建立健全档案管理的保障制度。 多很被动，很少能按照自己的意图安排工 文秘工作的必然要求，也是非常重要的管 如档案信息的专报专题研究制度，编辑、指 作，常常是来了电话处理电话事务或收发 理手段和工作任务。 导、筛选、送审以及追踪反馈制度等。 传真，有了文件取送处理文件，来了客户接 三、文档工作要更好地为 五要严把工程档案归档质量关。这是 做好竣工档案管理的关键。高质量的工程 待客户。协调上下级事务，这也是文秘工作 经济建设服务