实现文秘工作与档案工作一体化——提高企事业单位档案质量的思考.pdfVIP

■ 阀 务业 探 索 实现文秘工作与档案工作一体化 — — 提高企事业单位档案质量的思考 一 王 瑛 摘 要：文档工作一体化旨在实现文秘工作和 来源。公文是档案的前身，公文质量的好坏直接影 档案工作从组织制度和工作流程的一体化，最终实 响着档案的质量，换句话说没有高质量的公文就不 现提高文档工作的效益。 会有高质量的档案。可见，现代文秘工作是档案管 关键词：文秘 档案 一体化 理工作的基础性工作 ，它们是一个整体的两个方 面，既紧密相联，又相对独立。 现代文秘工作对领导者的决策水平和单位的 二、当前文秘工作和档案工作衔接方面存在的 工作效率起着举足轻重的作用。做好现代文秘工 主要问题 作，并使之和档案工作规范衔接，具有十分重要的 1、原稿不齐全，编号不规范。公文原稿的收集 意义。目前，许多企事业单位的文秘工作与档案工 整理是公文处理的一个重要环节。有时候 ，办文过 作实行分块管理，这种体制在某种程度上拉大了文 程很规范 ，但实际归档时，却只有定稿，缺了原稿或 秘工作与档案工作的距离，文秘工作人员的档案意 修改稿，从某种意义上讲，修改稿特别是有领导批 识淡薄，档案工作人员也很少考虑文秘工作 ，导致 示的原稿更具有存档价值。还有的归档材料是传真 二者在衔接过程中出现许多脱节，导致诸多不规范 件，不经过复印就存档 ，短期内字迹就变得模糊不 的现象，直接影响了企事业单位档案的建档质量。 清。公文编号的差错一般则是由于登记不及时、分 现就强化文秘工作与档案工作一体化，提高企业档 类不准确造成的，漏号、重号等乱号情况的出现， 案质量谈谈自己的看法。 既影响了公文的质量，又不符合立卷归档的要求。 一 、 现代文秘工作和档案管理工作的“一体两 2、版面记录不全，附件不规范。在 日常档案管理 面”关 系 中常常遇到归档文件只有主题词而无抄送抄发单 现代文秘工作和档案工作的衔接主体主要是 位，不标明印发部门和发文时间，尤其是主题词的选 公文，公文是文秘工作的主要产品，是档案的主要 用不准确或自拟自编，给文件归档拟写案卷标题增 yl ；秘NA AR0H}V 8 ■ 业 务 探 索 加了难度。有的“附件”字样标识不当，正文和附件的 须具有较强的档案意识。每一个文秘人员头脑中都 名称、序号不一致，附件单独装订时不标识正文字号 要有“档案“二字，不仅仅只是为当前工作服务 ，更 和排列序号，严重影响公文的规范立卷和归档。 要站在对历史负责的．高度 ，按“文档一体化”的要 3、纸张规格不一，装订不规范。一部分单位还 求，规范办理好每一份公文。 在继续延用过去的 1 6开型纸，文件大小也不一致， 2、明确部门职责，档案立卷前移。“文书部门立 印刷装订