文秘人员档案素质浅析.pdfVIP

2000年4月 广西师院学报 (哲学社会科学版) Apt．2000 第21卷第2期 Journal of Guangxi Teachers College(Social Science Edition) VoI_21 No．2 ●●林慧中 文秘人员档案素质 浅 析 摘 要 文件是档案的前身，档案是文件的精华，文件管理、档案管理作为机关内同一信息系统 中两个前后衔接紧密、互相影响的子系统，共同组织和控制着整个文件生命过程，因此，文秘人员的 档案素质至关重要。 关键词 文秘人员；档案；素质 中图分类号 G271．6 文献标识码 A 文章编号 1002—5227(20o0)02—0109—02 On the Filing Quality of File Clerks LIN Hui—zhong Abstract Documents are the predecessor of files，whereas files are the cr~ln of docu— ments．As two close—linked and interactive subsidiary systems in the salTle information sys— tem in offices，document management and file management share the organization and the control of the life processes of document．And hence the filing quality of the file clerk is of vi— tal importance． Key words file clerk；file；quality 文秘人员主要指机关办公室内负责文件的起草以及收发、登记、传递、归卷等一系列工作的人 员。文件转化为档案须具备三个条件：1、运行完毕；2、有保存价值；3、按一定规律组合起来。可 见文件是档案的前身，档案是文件的精华，它们是同一事物在不同运动阶段上价值形态变化的体现。 文件、档案这种血缘关系，要求作为文件最主要的形成者、管理者的文秘人员，必须具备较高的档案 紊质，方能使整个文件系统高效优质地运转。 一 、 文秘人员档案素质的基本涵义 1、高度重视档案的观点 档案是人类的记忆，是各个国家机构、社会组织历史的真实见证，它以 “原始记录”为本质特 征，发挥着任何图书资料都无可替代的作用。法国总统密特朗在第十一届国际档案大会上曾致词： “每个国家的档案既保留了过去活动中的陈迹和走过的道路，又启发和指导当今的现实生活。”“肩负 重托的人都清楚地知道，不了解过去就确定不了未来。”对于各项工作，无论是科研、教学还是经济 建设等，档案都是沟通过去与未来的最直接通道。作为文件最主要的制作者、管理者，文秘人员必须 意识到自己所做的和不做的每一件事都直接或间接地影响将来的档案，文秘人员起着决定档案的作 用。因此，高度重视档案的观点，体现在每件实际工作中，这也是做好文秘工作的必备条件。 2、认真依照 《档案法》办事，保证档案来源的真实、准确、齐全、完整 《档案法》于 1987年全国人大常委会通过，1996年作了进一步修改。它对档案的范围、档案 收稿日期：1999—07—07