文秘人员素质与文书档案管理刍议.pdfVIP

第13卷第3期 工会论坛 Vo1．13 No．3 2007年5月 Trade Unions’Tribune May．2007 文秘人员素质与文书档案管理刍议 曹瑞玲 (中铁二十三局集团第一工程有限公司，山东日照276826) [摘 要]文字秘书是党政机关和企事业单位必设的工作人员，是领导的参谋和助手。文秘人员的工作又往往与文挡和文档管理工 作有着密切的内在联系，文字秘书的素质修养是形成高水平文书档案的重要基础条件。这就要不断加强基层文秘和文档管理人员队伍 建设，提高文字秘书的素质。 [关键词】文字秘书；文书档案管理 [中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1008--6153(2007)03—0159_-02 [作者简介]曹瑞玲(1963一)，女，江苏邳州人，大学学历，中铁二十三局集团第一工程有限公司档案室主任。 文字秘书是掌管文书并协助机关或部门领导处理日 对因时间紧迫书写字迹潦草，或对起草过程中经反复推 常工作的人员，也是党政部门和企业、事业单位机关必设 敲、多次修改的文稿进行誊清，以便继续修改或呈领导审 的工作人员。文字秘书作为一种工作职务，主要是通过文 定付印。再就是帮助领导誊清文稿或作文字上的梳理润 件的起草修订、收发传阅、批示承办、调查研究以及其它一 色。抄写不是原文一字不动的照搬，它也包括整理加工， 些事务性工作，为领导当好参谋和助手。他们的工作与档 去芜存菁。通过抄写整理的文稿，不仅文字更清晰工整， 案工作密切相关。就一般情况而言，在基层单位(如乡、 而且在保持原义的基础上，使文稿结构更合理、逻辑更严 镇、街道)党政机关和中、小型企事业单位的文字秘书，也 密、文字更顺畅。这些都是文字秘书份内的工作和应尽的 是文书档案的管理者。文书档案的价值，关键在于档案资 责任。 料的质量；而档案资料的质量，又取决于文字秘书的水平 起草文稿是文字秘书工作的主要部分。文稿的起草 和文档管理人员的素质。 过程，常常是由领导和文字秘书合作进行的。有时是领导 一 、 文字秘书的素质修养是形成高水平文书档案的重 亲自动手，秘书帮助誊清；有时是领导动手前或形成初稿 要基础条件 后。秘书帮助做一些资料的收集、补充和核实工作；有时是 文字秘书作为领导的参谋和助手，其工作形式，一是 领导口授主要内容，秘书记录后负责文字的加工整理；有 记录和抄写，二是文稿起草。记录，有领导布置任务的口 时则是领导只口授文稿的要点，或者同秘书一起讨论形成 授记录、接待来访记录、工作日志记录、重要电话记录、信 文稿结构框架、提纲要点，然后由秘书据此去进一步收集 函摘要记录，还有更重要的是会议记录等等。抄写，即是 资料，推敲观点，构思铺陈，形成文稿。这最后一种，领导 任免、各种指导执行性文件等的利用也为医院的管理提供 果，注重对各类现代化信息的收集和整理，多借鉴社会其 了重要依据。 他领域的信息，丰富自己的档案管理经验，使医院档案管 四、加强档案现代化管理进程，实现档案开发的电子 理更加规范、更具现代化。 化 五、积极参与，丰富医院文化建设内涵 加强硬件建设，是档案管理工作的基础，硬件的建设 由于一个医院从它的创立之初就不断地积极着医院 合理与否，直接关系到医院档案管理工作的成效，同时在 的档案，医院的文化思想忠实可靠地记录在医院的全部档 一 定程度上反映了医院的管理水平，过去由各职能部门设 案之中。医院档案作