专题3：好秘书,我来说2.ppt

3、根据案例总结秘书观察力的基本要求: 观察的客观性； 观察的全面性； 观察的敏锐性； 案例：地图的另一面 角色：一位贫困的牧师；一个哭闹不止的儿子 事件：为了转移的注意力，将一幅色彩缤纷的世界地图撕成许多细小的碎片，丢在地上，许诺说：“小约翰，你如果能拼起这些碎片，我就给你两角五分钱。” 牧师以为这件事会使约翰花费上午的大部分时间，但没有十分钟，小约翰便拼好了。 牧师说：“孩子，你怎么拼得这么快？” 小约翰很轻松地说：“在地图的另一面是一个人的照片，我把这个人的照片拼在一起，然后把它反过来。我想，如果这个‘人’是正确的，这个‘世界’也就是正确的。” 牧师微笑着给了儿子两毛五分钱。 【自我探秘】你能找到几张人脸？ 测试标准: 　　一般人能找到4～5张人脸。 　　如果你能找到8张人脸，说明你的观察力不错。 　　如果你能找到9张人脸，说明你的观察力高于平均水平。 　　如果你能找到10张人脸，说明你的观察力出众。 如果你能找到11张人脸，说明你的观察力极其出众 测测你的观察力 4、秘书的观察力的培养 做好观察准备:明确观察的目的，培养观察的兴趣和意向； 掌握正确的观察方法: 有序、有系统地进行观察； 注意细节观察; 善于多方面、全方面的观察; 善于做好记录. 以正确的思想做指导，以一定的知识为前提。 秘书的注意力 1、什么是注意？ 所谓注意，是指人的心理活动对一定对象的指向和集中。 注意分两种： 一种是无意注意； 一种是有意注意。 下面请大家看一张图，图上写着几个数字，请大家看完后回答出是什么数字？它们的总和是多少？ 9 7 5 3 答案：数字分别是9，7，5，3 总和：24 问：图上写着什么数字？ 它们的总和是多少？ 呈现的图形都有哪些形状？ 每种图形的颜色分别是什么？ 图形的顺序是怎样的？ 案例展示 角色：英国驻华大使馆文化教育处处长助理曹薇 经验之谈：“有的时候，我需要陪老板去开会，两个小时的会上，其他参加会议的人累了，可以发一下呆，如果对某个话题不感兴趣，也不是你负责的，就不用专心地听。可我不行，不管什么，我都要记下来，回去还要分析，因为那个记录你是要形成文件下发给所有同事的，但有些信息是不能随便公布的，这就考验你的判断力了。” 2、秘书注意力对秘书活动的影响 有助于秘书集中精力去解决工作中的主要问题，以提高工作效率； 帮助秘书充分地利用时间。 3、 （1）注意的广阔性：秘书迅速地收集有价值的资料，提高工作效率有着重要影响，秘书人员要有迅速阅读，通览文章的能力。 （2）注意的稳定性：作为秘书工作者，其注意的稳定性主要是指能够长时间地把注意力集中在自己的工作上，不分心，不动摇。能够反注意力集中到工作中的重要问题上，而不是东一下、西一下。 （3）注意的分配性：秘书在工作中，有时是边看文件边听电话，在做会议记录时要既能听清每个人的发言，又能迅速准确地作出记录，这些活动都需要有分配自己注意的能力。 （4）注意的转换性：是指有目的地、及时地把注意从一个对象转移到另一个对象上。当我们处理完毕一件事情之后，必须将注意转移到一个新的事情上去，以便能够适应接受或处理新的事物。注意的转换性反映了一个人处理问题的机动性，表现出一个的应变能力的高低。 4、秘书注意力的培养 （1）兴趣； （2）意志力即提高自制能力； （3）发现事物或工作中的规律和特征。 秘书的记忆力 1、什么是记忆？ 记忆是指人脑对过去感知过、经历过的事物的反应。 记忆主要包括识记、保持、再认和再现四个基本阶段。 遗忘是记忆的内容不能保持或提取时发生困难。 2、秘书记忆力的基本要求 记忆的敏捷性 指记忆的速度特征。秘书工作中有许多时效性很强的工作，如听取口头汇报时的数字、材料，由于时间条件所限，不容许花太长的时间去记忆，须迅速把它们记住，这就需要记忆有敏捷性。 记忆的精确性 要求秘书能够准确而精细地记住识记对象，使获取的各种信息准确无误，而不能模糊猜测。 记忆的持久性 记忆有适时记忆和长时记忆，秘书记忆的持久性对于处理日常工作是极为重要的，有时不允许临时去查资料 艾宾浩斯遗忘曲线 结论：遗忘的过程是不均衡的，在第一个小时内，保存在长时记亿中的信息迅速减少，然后，遗忘的速度逐渐变慢——先快后慢 。 10 20 30 40 50 60 70 80 90 10