捷成公文制作系统.doc

教育部公文製作系統 新進人員教育訓練講義 承辦人員：陳淑雅 聯絡電話：(02)7712-9037 電子信箱：csy0131@.tw 中　華　民　國　98　年　4　月　16　日 目　錄 2 一、打一份新公文 2 (一)先簽後稿 3 (二)一文多稿 4 二、分項條例說明 9 三、詞庫的使用方式 10 四、段行首內縮的設定 12 五、附件管理 13 六、群組管理 17 七、存檔 21 八、其他繕打注意事項 22 九、加入騎縫章圖樣說明 26 十、騎縫章使用說明 30 繕打公文操作說明 一、打一份新公文 1.點選〔檔案／開新檔案／打一份新公文〕的功能選項，選取所要繕打的公文用紙。 2.使用者選取用紙完畢後，系統會出現「傳遞交換設定」的詢問對話框，如下圖： 3.選擇電子交換方式（）後，按 確定 鍵即可。 (一)先簽後稿 　　　　　　即先擬「簽」（如圖1），待簽准後，再擬「稿」（如圖2），此時需繕打之文稿分為2種情形： 1.文稿為第1層決行時－即簽奉第1層長官核定後，稿為第1層決行時，文稿之《□已簽奉核定》的“□”處無需輸入「V」。 2.文稿為第2層決行時－即簽奉第1層長官核定後，稿為第2層決行時，文稿之《□已簽奉核定》的“□”處需輸入「V」，系統則於文書科之發文人員發文時自動帶出“依分層負責規定授權單位主管決行”字樣。 圖1 圖2 註：《□已簽奉核定》係指簽奉第1層長官（即主秘以上之長官）核定者。 (二)一文多稿 選擇〔檔案／開新檔案／打一份新公文〕，點選〔00一文多稿(令、 函、書函稿)(批示)〕樣版，按〔確定〕即可。 以函稿為例： 繕打完成第1稿後（如圖1），請點選【檔案→存檔】先行存檔，由於第1稿是單稿，故存檔檔名為*.ods（如圖2），存檔完成後，再點選【檔案→開啟舊檔→公文文案卷】選項開啟之前所存的檔案，再至【檔案→創稿要號】選項進行創稿取號作業（如圖3），取得創稿文號後（如圖4），系統會印出一張創稿單，請於《發文字號》欄位輸入已取得之創稿文號（如圖5），新增第2稿時，請點選『檔案』→『開新稿』（或直接點選〔開新稿〕的圖示），新增第3稿、第4稿…等亦同，系統即會將第1稿的資料全部拷貝至第2稿上（新增第3稿時，系統會會將第2稿的資料全部拷貝至第3稿上，以此類推），系統並自動產生文號的支號（如：原輸入台電字第0930027032號，則第1稿會變成台電字第0930027032A號，第2稿會變成台電字第0930027032B號，以此類推，如圖6），完成後再行存檔（由於本檔案為多稿之檔案，故存檔之檔名為*.oms，如圖7），存檔完成後，請記得執行《發文資料傳送》功能（若為創稿文，則請點選創稿文；若為總收文，則請點選總收文，如圖8），於《公文文號》欄位輸入“公文文號”後，點選，直接傳送(已取號)（如圖9），即完成一文多稿之作業。 圖1 圖2 圖3 圖4 圖5 圖6（第1稿之畫面） 圖6（第2稿之畫面） 圖7 圖8 圖9 二、分項條例說明 (一)使用一字一碼的分項條例，為加快輸入速度，請點選〔設定／一般設定／編輯〕的功能選項，在自動調整註腳編號及自動調整之註腳包括非外字集註腳的選項上打「ˇ」即可，如此打完一個項次，按 ENTER 鍵就會帶出下一個項次。 (二)研考會已針對註腳部份規範為一字一碼，不允許使用外字集註腳，因此對外發文部份請勿使用上述功能。 (三)分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、．．．，(一)、(二)、(三)．．．，１、２、３、……，(１)、(２)、(３)，括弧“()”以半型為之。 三、詞庫的使用方式 因為在繕打公文時有很多詞句都是經常重複使用到的，所以系統提供了「詞彙選擇視窗」的功能，使用者在繕打公文時，就可以利用「詞彙選擇視窗」所提供的詞組來繕點，即可節省一些打字的時間。 若是「詞彙選擇視窗」內沒有使用者常用的詞組資料，使用者亦可將常用的詞組建入該欄位所對應的詞庫內，以方便日後使用，操作方式如下列方式說明： (一)詞組的新增： 1.將移標停在欲修改詞庫的欄位上，然後點選〔文字／編輯詞庫內容〕的功能選項。 2.在「新增詞組」的欄位上，輸入所要新增的詞組，然後按 Enter 或 新增詞組 鍵，所輸入的詞組有放置在「現有詞組」的視窗內即表示新增詞組成功。 (二)詞組的刪除： 對著欲刪除的詞組點一下，使其呈反白狀態，然後點選 刪除詞組 的功能鍵，即可刪除該詞組。 (三)詞組置入詞庫中： 若在繕打文案卷過程中，發現某一段文字經常使用到，但詞庫內並沒有建立，使用者可以利用下列操作說明，將文案卷上的文字放入詞庫中，以方便以後使用。 1.將已經輸入在文案卷內的文字設定區塊後，按一