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银行票据电子化管理系统 建议方案 一九九八年十二月 前言 随着国内经济蓬勃发展，银行的业务也蒸蒸日上，各专业银行正逐步向商业银行体制转变，从体制和管理上向国际上银行业务的标准靠拢，为了提高本身的竞争能力，各银行努力提高自己的业务水平和管理水平，以满足不断发展的需要。工商银行做为全国大型商业银行之一在这方面更是不甘后人，以本身高效的服务、科学的管理在国内金融界处于龙头地位。 美国柯达公司是世界范围内的跨国公司，它一直领导着世界影像市场的潮流和方向，柯达公司从事银行票据和文件管理已有七十多年的历史，在这方面可以说是经验丰富。世界上很多银行都采用柯达的设备及管理经验去提高它们的效率。 北京XX计算机技术有限公司是一家致力于金融电子化系统集成的高科技产业公司，其形成的解决方案早已广泛地应用在信用卡、会计通存通兑、出纳现金自动化处理及自动柜员机方面，业务遍布全国的金融机构。XX公司通常是与客户一起工作，研究他们的问题，解决他们的困难，为他们业务的发展起到促进作用，所以，很多银行乐于与XX公司成为合作伙伴。结合国内金融系统在票据处理方面存在的问题，XX公司与柯达公司携手合作，推出了适合国内业务处理规范的现代化影像缩微及光盘管理系统。近一两年，XX公司先后与多个城市的工商银行合作建立或筹建票据文件影像中心，取得了良好的效果。 近年来，我们开始了与工商银行XX分行接触。从交往中我们了解到，随着业务的增长，各部门的票据量和和询量都在不断膨胀，管理、保存、查询大量票据文件的矛盾日益突出。因此，我们对贵行的票据运行进行了分析、研究，作出了以下的建议方案，希望能为贵行的业务发展及管理现代化尽一份绵力。 用户需求分析 工行XX分行目前票据管理模式 XX工行前台业务中产生的的各种原始票据经过整理、归档、装订处理后，暂时存放在各个分支业务点自己的的票据仓内。当需要查询票据信息时，需要手工在本地票据仓内提取票据加以查询，一定时期后，当本地票据仓已不能满足存储需要时，即将票据依时间顺序转移至远地统一的票据仓。此时，当发生票据查询业务时，必须从远地仓库提取原始票据加以查询，所以传统的票据保存和查询方式效率较低。 票据管理模式图 目前票据管理模式中所存在的问题 对上面介绍的票据管理模式进行分析，我们可以看出，随着XX工行业务的飞速发展，现行的以纸质为媒介，以手工为主要方式的票据管理工作，已越来越难以满足日益庞大的票据存储量的需要。主要体现在： 票据不经分行保存，分行不能集中管理、统一控制。传票查询不能在分行集中进行，要下到各个分支业务点，很不方便； 每个分支业务点、业务部门需分人员、精力管理票据，并需建立各自的票据仓，占用办公空间，实际上增加办公费用。 票据手工建档，手工查询，归档劳动强度大，容易出错，费时费力，影响效率和服务质量。一段时间后，票据不能在本地查询，要到很远的票仓查询，更增加查询麻烦。 由于原始票据只有一份，而且通常经过装订，票据查找时要拆开装订后再装订好，这样的过程对票据损害会很大。票据放回时，若发生错误，将为再查询制造困难。 按国家有关法规，银行的票据要保存15年，有些需要永久保存，但纸质的票据在正常条件下很难在15年内保持完好，更何况永久保存。 票据缺乏安全备份，难免水灾、火灾、虫鼠叮咬，造成难以补救的损失。 票据不能在现代电子网络上传输，不能满足办公现代化要求。 对新系统的要求 通过深入接触，在对XX工行现有票据管理方式进行充分考察的基础上，我们提出了的新的票据系统的设计要求： 会计票据凭证集中管理，各个支行、办事处、储蓄所的票据汇总到分行进行处理； 以电子文档的形式存储票据，并对其建立索引数据库，以备后期检索； 方便查询，提供多种查询方式。查询既可在分行票据中心，也可在各个分支机构发出，在几秒至几分钟内得到所需的票据，并可打印还原； 提供安全备份，以光盘为存储介质，保存时间在100年以上，并可以方便地复制多份拷贝，数据安全性大大提高； 减轻工作量，降低票据管理成本； 每天需缩微处理的业务票据量约为5万笔 系统建议方案 由以上讨论可以看出，传统的票据管理方式确实存在这样那样的问题，对于这些问题的解决，国外银行有很多成功的经验，其中最主要的方式是建立票据文件影像中心，通过高速扫描/微缩处理文件票据，在美国、日本、香港等国家百分之七十——八十的银行都通过这种方式来管理他们的票据和文件。 XX公司开发的票据影像缩微管理系统，是具有国际一流水平的票据文件影像中心解决方案。系统中大量采用先进的计算机技术（图象处理、计算机网络、数据库、多媒体、存储技术等），实现了票据存储、管理和查询的电子化。 系统工作方式 在本系统中，原始票据首先通过高速扫描机生成电子影像