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信息化篇 ·585· {信息化篇i 开发应用超市型文档管理系统 提升档案管理水平 胜利油田东胜公司 肖 兰 张艳段立栓 东胜公司主要从事石油及天然气的勘探、开发及销售，下设13 个油公司，工区分布在山东东营、滨洲、淄博等6个地市的14个县市 区内，2006年度跻身山东省企业集团200强，目前档案室馆藏地质 档案资料6万余件，行政档案资料2万余件。 随着档案资料信息量的逐年增加、各分公司档案资料室信息化 建设的跟进，以档案资料室整编为基础的模式表露出档案员工作强 度大、各单位文件归档不及时的矛盾；以目录管理为中心并通过网页 进行目录级发布利用，不能体现出每位员工在自己的职责范围内查 看电子原文件，系统也逐渐显露出速度慢的问题；各分公司在利用档 案软件时体现出维护量大的问题。 o 一、档案室如何应对新问题和要求 1、因各分公司陆续启用档案管理系统进行档案资料的数字化有 序管理，致使去各分公司安装维护系统的事宜增多，加上各分公司位 于不同地市，为减少或完全去除这类维护工作，我们将档案管理系统 ·586· 齐鲁档案论坛 升级为以B／S结构的网页程序为主，以C／S结构的数据加工程序为 辅，且将C／S数据加工模块做成免安装模式。 2、经过几年的运转，生成了大垣的档案资料数据，为通过网络更 便捷地向各领导各部门提供查找信息，将原有的目录查询功能提升 至全文级查询，升级内容包括新增“全文检索”、“全库检索”、“简单 检索”和“高级检索”等多种查询手段。 3、目前已经完成库房档案资料目录级数字信息化，在利用时主 要以网上检索目录，获取该档案资料是否在库房内的信息后，再到库 房办理借阅手续。为提高工作效率、有效保护档案原件、实现档案信 息资源网络化共享，我们着重实施了原文的电子化管理，升级的内容 包括原文扫描、图像处理、OCR识别、制作PDF、挂接入库等一条流 水线型的“数据加工”功能。 4、全公司(包括分公司)档案资料数据通过网络连接在一起，并 通过网络提供全文级利用，安全就成了首要问题，对此新增了“数据 存储安全”、“数据传输安全”、“数据查看防扩散”等功能，从“存、 传、看”三个过程严格控制。 5、目前档案资料的整理、数字化和借阅管理工作主要由各档案 员完成，为实现文件资料的及时归档人库和减轻档案员日常借阅管 理工作，新增了“录入审批流程”和”借阅审批流程”，实现各部门生 成的文件资料由各部门完成数据初步录入，再由档案员进行审核入 库；实现档案资料全文级网上借阅，档案员网上审核。 6、公司日常工作中会产生大量的电子公文、资料，以往这些资料 都是分散的存储在撰写入的计算机中，由于没有进行很好的管理和 检索方式，时间久了这些文档就沉淀在计算机中成文占用空间的文 件垃圾，无法进行再利用，更谈不上文件共享。为此新增了”文件 柜”功能，实现电子资料安全存储、快速检索、文件共享。 7、生产型的公司都有大量的生产数据和工程图纸，在侧重档案 资料管理的同时．新增了“生产数据接口”和“工程图纸接口”，从生 产和管理上全方位地实现公司所有有效型数据安全管理。 二、档案管理系统的研发难点与对策 档案管理系统主要分为档案信息接收、档案数字化、审批流程管 信息化篇 ·587· 理、档案信息管理、档案信息发布、综合管理、系统安全等七个子系 统，结合各个功能模块的研发难点，提出了针对强高效实用的技术对 策和思路。 l、档案数字化处理 纸质档案是目前档案资料保存的主要形式，数量如此巨大的纸 质档案都需要通过扫描的方式转换为数字化资源进人信息资源，因 此对扫描的速度和准确度提出了很高要求。 对此，该系统设计自动纠偏、去污点、去黑边等的功能，扫描准确 度可以通过硬件设施的配置(如高速扫描设备)和提高ocR(光学字 符识别)技术的文字辩识率实现。扫描后的电子文件提交服务器 后，自动OCR识别并生成双层PDF文件，用于档案利用中的全文检 索和防扩散系统。