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·578· 齐鲁档案论坛 建设工程档案的前期管理之我见 莱钢炼铁厂都梅 近十几年来，我陆续参加了我厂几座大高炉的扩建及大修工 作，根据这几年的工作实践，作为一名档案管理人员，如何以《档案 法规制度》为指导，加强工程档案资料前期控制，保证工程档案资料 的齐全完整、准确方面，有一些浅显的认识。 一、提高认识是做好工程档案资料前期控制工作的根本前提 工程档案资料工作是整个工程建设的重要组成部分，是工程竣 工验收的重要依据，是工程建设、生产管理、工程维护、改扩建中不可 缺少的现行依据，而加强工程档案资料的前期控制工作，则是保证工 程档案资料齐全完整准确的基础工作。因此，做好工程档案资料的 前期控制工作是每个档案管理人员义不容辞的责任。档案管理人员 不但要自己从根本上提高认识，而且还要通过各种方式争取各级领 导、工程管理人员、设计人员和工程施工人员的重视和支持，使有关 部门和人员从强制逐渐转到自觉自愿做好工程档案资料的形成、积 累、归档、更改工作，从而形成一个档案部门、技术部门、有关人员齐 抓共管、各司其责、各尽其责的新局面。 莱钢高炉系统工程是国家批准的我省重点工程，施工单位多，管 理难度大，这就要求档案管理人员必须对工程档案资料实行前期控 制，否则将影响整个工程档案的质量。莱钢总厂领导非常重视这项 工作，提出了“工程创部优，档案资料创部优”的目标，即创优质工 程，建优质档案，我厂领导在人力物力方面也给予很大的支持。领导 的重视和支持不仅为加强前期控制工作创造了条件，而且极大地鼓 舞了档案管理人员。使工程档案资料的前期控制工作得到了保障。 二、JJn强,业务学习，明确工程档案资料归档的要求是做好前期控 制工作的基础 为确保工程档案资料前期控制工作的顺利进行，工程档案管理 人员要认真学习有关工程档案资料管理的法规文件，刻苦钻研业务， 科学管理篇 ·579· 不断拓宽知识面，做到既精于本职工作，又熟悉工程技术管理工作， 只有这样才能对工程中必然产生什么和可能产生什么文件材料了如 指掌；才能科学合理地制订工程档案资料的归档范围和归档时间，使 有关部门和技术人员能根据归档要求有的放矢地进行档案资料的积 累归档；在审查验收竣工图时，才能运用修改通知单进行核对工作， 把好验收关；才能保证工程档案资料达到规范化、统一化。因此，这 是做好前期控制工作的基础环节。并且对工程档案资料的归档范 围、归档时间、编制要求以及分类组卷都作了科学合理地规定。我们 工程档案管理人员通过学习、深刻领会这些文件规定，不仅提高了业 务素质和工作能力，而且增强了责任心，为做好工程档案资料的前期 控制工作奠定了基础。 工程档案管理人员在制订工程档案资料的归档要求时，一定要 符合实际，切忌盲目死搬硬套。要达到了工程实体建设与工程档案 资料归档同步管理，保证了工程档案资料能按照标准及时、完整、准 确、系统地归档，而且也使我们档案管理人员能够准确地以文件规定 为依据，来监督、检查、指导有关单位做好工程档案的形成、积累、整 理捌归档，从而维护了档案工作的严肃性，避免了随意性。 三、及时掌握工程信息，密切同工程管理、设计、施工部门的关系 是做好前期控制工作强有力的措施 工程档案资料管理工作是与工程建设相互联系、相互制约、相互 作用的统一整体。工程档案管理人员一方面要有的放矢地了解工程 的进展情况，掌握工程信息，把档案归档工作与整个工程建设联系起 来，进行同步运转，即在什么阶段以收集什么为重点，突出重点循序 渐进，加强档案业务指导，密切同工程各部门的联系，争取得到他们 的支持，为工程档案资料的收集积极创造条件。另一方面，由于档案 人员及时掌握了有关工程项目的信息，又可根据已有的库藏状况分 f-J另l类，为工程设计和施工提供资料服务，这样既方便了设计、管理、 施工人员，同时也扩大了档案工作的影响，可谓是一项强有力的措 施。 在高炉系统工程中，为确保设备随机资料的齐全完整，首先根据 设备采用通知单，及时向有关部门了解设备到货和安装情况，参加主 ·580· 齐鲁档案论坛 要设备开箱验收，指导有关部门建立健全设备随机资料台账，完善设 备开箱验收手续。 经过工程档案