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开发档案信息网络 提供高质量的服务 张倩，王京芬，楚效萍，孙红芳 (高井发电厂) 摘要高井发电厂档案现代化管理主要是利用清华紫光档案管理软件、厂MIS系统，将档案 信息转化成数据信息，建立各种实用的数据库，通过网络提供服务。档案信息网络化大大 了提高档案的利用率，提高档案管理过程的工作效率，为利用者提供了准确、快捷、方便 的档案资料。 2001年4月，高并发电厂采用了清华紫光公司的档案管理软件对本厂的档案及施乐大型扫描 绘图仪进行管理，经过ii--#i的试运，档案人员与软件开发人员共同对原有不太成熟、不 符合档案标准化管理设置进行了多次修改、完善，已基本具备应用条件，于2002年3月通 过了验收a到目前已运行了三年的时间，经过实践证明，有明显的作用和效果。已被广大 的工程技术人员认可。 可是实现的功能： 档案管理方面：l、系统设置；2、数据录入；3、收集整编；4、权限设置；5、统计 报表；6、光盘制作；7、档案查询；8、借阅管理。 开发利用方面：可通过网络检索的档案目录46500条，可看到电子文件12356件。 2002年7月荣获国家档案局颁发的“高井发电厂档案工作目标管理国家一级”的荣誉证书。 关键词 档案；信息；服务；质量 档案现代化管理是企业现代化管理的重要组成部分，能给我们企业的发展带来极大的效益，利 用网络提供档案利用服务，是新时期档案提供利用服务的创新。档案网络化是通过扫描、录入、 办公自动化的数据转换等方式，将档案信息转化成数据信息，建立各种实用的数据库，通过网络 提供服务。档案信息网络化能大大提高档案的利用率，提高档案管理过程的工作效率，使档案更 好地为企业的生产和管理服务。 一、现代化管理设备的调试 2001年4月24日高并发电厂采用了清华紫光公司的档案管理软件对本厂的档案及施乐大型扫描 绘图仪进行管理，经过近一年的试运，已基本具备应用条件，于2002年3月通过了验收。到目 前已运行了两年的时间，经过实践证明，有明显的作用和效果。 在两年的应用过程中，档案室的档案人员做了大量的工作，在数据转换过程中，由于系统不 稳定，设置上的缺陷，多次发生丢失数据、数据转换乱的现象，档案人员与清华紫光人员一同分 析原因，经过反复测试、调整，较好地解决了转换问题。在转化过程中，我们坚持高标准，开 始只能转换到目录级，不能转换电子文件，通过与文书人员、档案人员、计算机室共同努力，对 数据库进行多次修改，现在已实现了电子文件的转换。 科技档案的图纸目录大部分都在超星档案管理库中，为了安全地转换到清华紫光档案管理系统 187 中，需要我们自己进行报表设计、批量修改，由于清华紫光人员对档案知识、超星档案管理系统 都比较生疏，有些问题无法解决，为了解决此问题，我们档案人员齐心协力，共同研究解决方 案，在此期间我们学习掌握了清华紫光档案管理系统的报表设计功能，因为掌握报表设计需要掌握 一些简单的计算机编程语言、函数计算等知识，我们就边学习，边应用，逐渐掌握了档案类型统 计项、自定义统计项、固定统计项以及报表摸板管理、导出摸板、调整设计统计项、函数的应 用等功能，安全转换了图纸目录29397条，解决了一些计算机人员无法解决的问题。例如：数据 准确的转换(要求转换后项目和栏要一一对应)、档案盒脊背的设计、打印、卷皮的输出打印 等。改变了原来因为系统不稳定和设计上的一些欠缺，而造成的转换或打印上的缺陷。在两年中 我们做了如下的工作： 1、系统设置：对库类型、结构，分类表、服务器进行管理和设置。完善分类表的管理、 日志库功能的开发。 2、数据录入：各种档案信息录入归档库、修改后重新归档、电子文件批量挂接、文件传输。 3、收集整编：实现与OA系统的文件转换，通过OA将需要归档的文件转换到收集整编库中， 在此完成初步组卷。 4、权限设置：我们为不同的用户设置了不同的权限，并针对一些不易公开的文件设了权限。 并对用户进行了系统使用许可、档案使用许可、临时赋权。 5、统计报表：建立各类报表设计、统计各类档案数据。 6、光盘制作：将档案数据及其对应的电子文件及时制成光盘、备份档案数据及其电子文件。