四贤电子科技有限公司质量记录管理程序（p6页）.docVIP

东莞市四贤电子科技有限公司 文件编号：SX-QP-002 制定部门：管理代表 版本/次：A/0 总页数：3 制定日期：2014年04月10日 生效日期：2014年04月15日 制定： 审查： 核准： 东莞市四贤电子科技有限公司 质量记录管理程序 文件编号：SX-QP-002 版本/次：A/0 页次：2/3 1.目的 记录品质系统执行过程中的重要信息，作为品质改善和追溯的依据，并据此衡量品质系 统运作的有效性。 2.范围 品质系统文件中所含的所有品质记录的控制均适用。 3.权责 3.1规范记录收集的表单格式：文件制订部门。 3.2记录分类、文件、保存与销毁：各相关部门。 3.3“品质记录汇总表”之建立及品质记录管理监督：文控中心。 4.定义：无 5.作业内容 5.1 凡有关文件的制定者，应依本程序的规定，规划有关作为日后品质改善，追溯及衡量品质 系统有效运作的品质记录，各相关单位应对品质记录编制索引与建立文件，并按表单性质（如：时间，客户别或供货商别等）分类归档保存。 5.2 表单规划 5.2.1相关文件的制定者，应依记录种类的要求，在文件中规划表单格式，以记录有关的信息。 5.2.2规划表单时，应赋予表单适当的名称，以让使用者能够掌握表单记录信息的种类。 5.2.3表单应依《文件与资管理程序》的编码规则，赋予表单唯一的表单编号，并由文控中 心每半年以“品质记录汇总表”控制表单格式与版本并记录保存单位及保存期限。 5.2.4品质记录表格首次使用前，使用部门须复印一份交文控中心保存，文控应对所有现行使 用的品质记录表格进行归档标识保存，作废或不再使用的表格经文控中心批准以后统一销毁，若须保存作参考则应加盖“作废文件”标识方可保留。 5.3 品质记录 5.3.1记录填写时应力求清晰，避免潦草。 5.3.2如记录及审查过程中需要更改时，则由更改人签名或盖章确认。 5.4 品质记录的保存 5.4.1记录的保存单位，应依记录的性质或时间分类将文件保存。 5.4.2当记录必须装箱或袋式保存时，在外包装写上所装品质记录的名称与记录的存放时间。 东莞市四贤电子科技有限公司 质量记录管理程序 文件编号：SX-QP-002 版本/次：A/0 页次：3/3 5.4.3记录保存时，应考虑储存环境，记录的性质与重要性，避免记录的损坏、变质、遗失。 5.5 品质记录的调阅 5.5.1非职务上需要，记录保管单位要拒绝非相关人员调阅记录。 5.5.2当公司外界人员须调阅记录时，应填写“借阅申请单”由管理代表签名同意，方可借阅 或复印。 5.6 品质记录的销毁 5.6.1记录超过保存期限时，由保存单位销毁过期无效的记录。 5.6.2相关文件的制作者，应在规划表单时，规定记录的保存期限，保存期限的规定可参照以 下文式： A.员工任用期限：如员工培训履历记录保存至该员工离职后三个月，公司内部的规定。 B.认证机构认证或定期评鉴的时间间隔。 C.国家或地方法规的规定（如消防、锅炉）。 D.品质记录销毁：各单位超过保存期限时，应由相关人员提出并填写“品质记录销毁申 请单”，经部门主管审核，管理代表批准后才可以进行销毁作业。 6.相关文件： 6.1文件与资料管理程序 7.使用表单： 7.1品质记录汇总表 7.2品质记录销毁申请单 7.3借阅申请单 东莞市四贤电子科技有限公司 品质记录汇总表 年 月 日 表单编号： QP-002-01a 序号 表 单 名 称 表单编号 版本/次 保存期限 保存单位 备注 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 核准： 填表： 东莞市四贤电子科技有限公司 品质记录销毁申请单 部门： 时间： 表单编号： QP-002-02a 表单名称 表单编号 记录时间 保存期限 销 毁 原 因 备 注