瑞勤电子有限公司记录控制程序文件（P3页）.pdfVIP

瑞勤电子有限公司 版本：A/0 程序文件 页码：2/3 标题：记录控制程序 文件编号：RK-QB-02 1、目的 规范记录的管理，客观、真实、准确地反映质量和环境管理体系的有效运行，为产品的可追溯性 以及采取改进、纠正和预防措施提供依据。 2、 适用范围 本程序文件适用于与质量/环境管理体系有关的所有书面及电子形式的记录。 3、职责 3.1 本公司各部门负责人负责相关记录的编制、处理的审批。 3.2 各部门负责相关记录的编制、填写、收集、保存、归档、移交、处理。 3.3 文控员负责记录样式及版本的控制。 3.4 管理者代表负责监督、审查记录控制的实施情况， 3.5 记录的填写人员，对所记录的每一个数据文字负责。 4、作业程序 4.1 记录的分类、范围 4.1.1 凡质量/环境管理体系中的记录、报告、检验和验证数据等，均属“记录”的范围。对需要控 制的记录，可分为下列两种类型： 1）与质量/环境管理体系运行有关的记录，例如有：体系内部审核、管理评审、合同评审、合格 供应商评定、纠正和预防措施、培训及考核等记录。 2 ）与产品有关的记录，例如有：检验记录、不合格处置等记录。 4.1.2 记录的形式可以是表格、图表、报告等，也可以以电子文件形式存在，但电子形式的记录不 得与“记录总清单”上格式、编号相违背。 4.2 记录样式的编制和审批 4.2.1 各部门不可随便编制记录样式，记录样式也不可单独存在，必须是作为程序文件或基础文件 的附件形式存在。编制记录样式时，应按《文件编号、表格编号管理规定》给记录样式唯一的编 号。 4.2.2 新编制的记录样式连同所依附的文件一同按《文件与资料控制程序》相关要求进行审批。 4.3 记录样式的发放与更改 4.3.1 按《文件与资料控制程序》的规定做好记录样式的发放与管理。 4.3.2 文控中心应编制在 “记录总清单”中。 4.3.3 记录样式的更改，需按《文件与资料控制程序》相关要求进行审批。记录样式更改时，应给 予新的版号。更改后的记录样式按《文件与资料控制程序》的要求发放，同时收回旧样式。 4.4 记录的管理 4.4.1 填写要求 记录的字迹清晰、真实，并按要求正确填写，且不应随便涂改。如有错误，应用划线的方式进行 更正，并签名，必要时注明日期。电子形式的记录应用常规字体记录，修改时应在原记录上备注 更改内容、更改人及日期等信息，便于追溯。 瑞勤电子有限公司 版本：A/0 程序文件 页码：3/3 标题：记录控制程序 文件编号：RK-QB-02 4.4.2 收集、归档 1）质量/环境管理活动的开展均伴随有记录的产生，每一项活动结束后，该项活动的负责人应将 该项记录整理完整后交予相关部门审批。各部门由相关人员负责收集记录。 2 ）各部门根据各部门的实际情况在相应记录的相应位置填写此记录的No.号，便于查寻、收集和 归档即可。 3 ）各部门负责记录管理的人员，根据需要复制规定份数分发至有关部门。 4 ）分发时应要求收件人在原件背后签字（必要时）。原件则进行分类、装订后归档。电子记录文 档则根据需要进行分发，通过公司 E-MAIL 等方式，原文件可以打印后分类归档装订，或保存在 电脑硬盘中，负责保管人则建立目录并定期备份到公司服务器中，防止电子记录损坏或遗失。 4.4.3 查阅、借阅 1）已归档的记录，借阅时应填写“文件借阅登记表”。 2 ）经相关部门负责人同意，可查阅其记录。 3 ）所有记录的原件一律不借给本公司以外的单位/人员（第三方或第二方有要求时，经部门主管 同意后提供）。 4.4.4 记录的标识、贮存和保护 1）记录按类别装订成册（至少一年装订一次），做好名称、部门、时间标识、保存在适当的档案 柜中使用查阅，并注意做好防虫鼠、防潮等工作以防止记录的损坏、变质和丢失。 2 ）采用电子文件的记录，保管人应定期将记录分类标识，便于查询，并定期备份到公司服务器中， 由电脑部管理人员负责网络服务器的安全、保密等工作。 4.5 外来记录的控制 4.5.1 供应商提供的物资有关的记录，直接由供应商交于品管部，由品管部予以管理。 4.5.2 其他外来记录由相关部门保存。 4.6 记录的保存期限 记录的保存期限按“记录总清单”