“内部控制模拟实训”实验报告书.docVIP

重庆工商大学会计学院 《内部控制设计实训》课程实验报告 实验项目 FBI酒店采购内部控制设计 实验时间 2012/11/12 实验班组 09会计3班 实验地点 学校 组 长 漆明坤 学 号 2009214138 实验成绩 指导教师 赵天明 小组成员 庄德鉴 2009215339 王聪 2009215348 实验目的 通过对FBI酒店现有采购流程的分析，寻找出其中存在的风险和问题，进而改进采购流程目标；提出改进计划，包括采购过程中的控制环境、控制活动、信息与沟通以及监督方面的改进意见，最终对采购环节流程的重新设计与优化，实现了酒店采购流程的重造。 实验基本原理及基本步骤 一，公司简介： FBI酒店是海南一家老牌五星级酒店，开业至今已经有二十多年，拥有许多优质的老客户。酒店宾馆拥有600间客房，拥有可容纳1000人的商务会议场所。宾馆还配有国际标准的酒吧和餐厅，各种娱乐场所。包括日本料理、韩国菜、港式粤菜、美国风味和其化国际特色的风味。酒店地处风景秀丽的迷人海滨，每年游客成千上万，因此酒店经营良好，每年超过10亿的收入，一时间成为了当地最有名气的酒店。但是由于其他品牌酒店的相继建成，以及自身臃肿的各种内部制度，导致酒店经营压力剧增。 二，存在的问题： 入住FBI酒店的客人往往会直接在酒店内部用餐。食材不新鲜或短缺，不仅会影响酒吧和餐厅的经营，更将会给公司的整体信誉带来恶劣的影响。问题既然直接反映在食材质量和物品供应上，决定从采购部开始调查。首先分析了采购经理和采购员的岗位设置，仔细研究了公司当前的采购管理制度以及公司的采购流程，找出了公司在采购环节上存在的问题，初步总结如下： （1）采购工作缺乏计划性。 采购计划是整个采购工作的起点，而目前酒店的采购工作缺乏计划性。以酒店仓储物资为例，依靠仓库管理人员人工判断存货的充足率，从而决定采购与否以及采购数量。这种不科学的管理方法会导致仓库存货过多，甚至出现部分商品存放时间超过保质期而无法无法使用的现象，而且大大增加了库存成本。 （2）审批环节多、效率低。 酒店为了加强内部管理，建立了相当多的审批环节。一般来讲，从使用部门提出申请开始，需要经过部门经理审查、部门总监同意、仓库核对、采购经理初审、财务总监审批、总经理批准，部分请购还要经过业主代表财务总监联签。然而这些看似面面俱到的签字环节却大大降低了采购效率。 （3）采购员权力监督不够 酒店目前看似繁多的审批环节其实并没有能正真起到对于采购员权力的监督作用。以生鲜食品采购为例，在厨师长确定每天所需采购的生鲜物品后，采购员通过电话询问主要供应商价格，并确认最合适的供应商。采购员一人决定了询价的过程以及结果，并确定最终供应商的选择，其权力仅受采购经理的约束，操作过程缺乏透明度，且没有采购部以外的监督。 （4）订单不规范。 酒店目前采购环节的控制要求基本都是针对酒店内部员工的，但忽视了采购环节是需要大量与外部联系的活动。酒店目前的订单往往采用电话等方式，由采购元直接向供应商下订单。这种操作方式虽然速度快、灵活性高，但也存在一定的违约风险。收货部门最终检验货物质量时难以把握，或容易与供应商发生争执。 （5）信息沟通不畅 酒店采购信息沟通不畅，主要表现在两个方面：①采购信息的传递方面。由于目前采购流程中传递信息的主要工具是纸质的请购单，可能填写请购单的人员包括仓库管理员、厨师长、工程维修人员、使用部门经办人员，同一样物品，不同的经办人员可能对其描述会有不同。这给采购人员确定采购标的带来了难度。②采购信息的反馈方面使用部门递交请购单后对于请购物品无法得到及时的反馈，这种信息反馈包括审批情况以及价格信息。 （6）缺乏对供应商的管理 酒店目前没有意识到建立与供应商的合作伙伴关系对发挥酒店竟争优势的促进作用。目前酒店对供应商的管理比较重视 “三方比价”，通过供应商的多头竞争，从中选择价格最低的作为合作者。通常情况下，公司与供应商只是建立简单的短期买卖关系，过分注重三方比价和价格的谈判，不利于与供应商建立新型的长期合作关系，影响供应商的合作积极性，进而影响采购流程中的质量控制。 三，解决方案： 1，采购改进的目标设定 在了解问题的起因以后，总经理立马组织了财务部经理、采购部经理等主要业务部门负责人，参考国外先进的酒店采购控制流程，从四个方面对FBI酒店采购环节内部控制的改进做了探讨，即控制环境改进、控制活动改进、信息沟通改进以及监督改进，并设定了采购改进的目标： （1）缩短采购周期。 （2）保证采购质量。 （3）长期利益最大化。 （4）保持信息通畅。 （5）有效监督。