物资采购-出入库管理规定.docVIP

关于物资采购、出入库、入账的管理规定 （试 行） 一、物资请购 (一)生产物资的请购：由总部指定的部门采购人员针对需采购的物资，依本部门存量管理基准、用料预算、参酌库存情况，进行市场摸价、货比三家后，如实逐项填写“生产物资采购计划单”，并按“计划单”下方所立部门从左到右依次审核签批后，将“计划单”分交给相关部门统计备查。具体流程如下： 部门采购员编制《生产物资采购计划单》 → 部门负责人 → 财务科 → 总经理 → 部门采购员 →交财务科和办公室统计→采购。 (二)非生产物资的领用及请购：非生产物资的领用由各部门依照本部门的实际需求，每月初预报，填写《非生产物资申领计划单》，经相关部门依次审核签批后，交由总部指定的采购部门进行汇总采购后，凭审核签批手续齐全的《非生产物资申领计划单》向总公司领用。非生产物资的申领与采购流程如下： 部门人员编制《非生产物资申领计划单》 → 部门负责人 → 财务科 → 总经理 → 办公室统计 → 采购部按汇总好的申领计划，编制《非生产物资采购计划单》→ 财务科 → 总经理 → 交办公室统计→采购。 (三)紧急请购：如遇总经理外出，由请购部门电话请示总经理同意后，如实逐项填写“物资采购计划单”，并在备注栏注明原因，方可采购，凡紧急请购的物资，必须在1-2天内补办审批手续。具体流程如下： 部门采购员编制《生产物资采购计划单》 → 部门负责人电话请示总经理同意后 → 部门采购员 → 1-2天内按“物资采购计划单签批流程”补批手续。 （四）采购程序： 1、采购员在采购时对同一种商品应至少比价三家以上。 2、采购员通过电话、传真“询价单”、E—mail、实地考察等方式进行寻价、比价、议价。 3、采购员要如实、认真、工整、逐项填写“物资采购计划单”中的各项目，不得虚填，不得空项，无法填写的应在“备注”栏内注明。 4、总经理对比价项进行核查、审查完毕后在《非、生产物资采购计划单》上的“总经理审批意见”栏确认合适供应商，并在下方“总经理”处签名。(此条仅对重要原材料或是数量金额较大的订单) 附注： 1、各部门非生产物资申领计划以每月初制定，经部门主管、财务部核批，报呈总经理批准，交由办公室统计后，报总公司采购部门。 2、对于紧缺、急用物资，应至少提前2日、持相关部门及总经理核批后的“物资采购申请单”与采购人员取得联系，以便及时备货、保证使用。 3、尽量避免当日使用，当日采购，一定要做到提前采购。 4、《生产物资采购计划单》、《非生产物资采购计划单》一式五联，各部门审核签批齐全后，必须交到每联上的指定部门，以便统计核对。 二、物资出入库 （一）物资的入库：库管员对物资的数量、品种、规格、供货方等对应《非、生产物资采购计划单》进行验收，核实无误后开具《入库单》并在入库单上签字作为入库及验收合格依据。对于急用生产物资，库管员须到现场进行入库验收，并依照物资出入库规定流程办理出入库手续。具体流程： 采购员或供应商送货到库 → 库管员与《非、生产物资采购计划单》核对验收无误后开具《入库单》 → 部门负责人核实《入库单》签字 → 库管员入账。 （二）物资的出库：1、领用部门必须持有符合规定、符合制度、签字齐全的领料单前往仓库领用。2、仓库保管员严格执行凭领料单发货，《领料单》上所列领用各项（货物名称、数量等），必须与《非生产物资申领计划单》、《生产物资采购计划单》上所列各项完全一致，核实无误后方可发货。领用流程如下： 使用部门开领料单 → 部门负责人签字 → 库管员核实→发货。 三、采购物资的发票入账流程 发票 → 库管员将《入库单》附在发票后 → 部门负责人在发票上签字 → 财务科 → 总经理 → 财务入账 。 张家港保税区震宇贸易有限公司 二零一一年元月七日 附表：1、《非生产物资申领计划单》 2、《非生产物资采购计划单》 3、《生产物资采购计划单》 4、各部门生产物资、非生产物资采购负责人及库管员： 部 门 采购负责人 库管员 胜宇油品 周 成 祖 进 震宇物流 王卫兵 陶雪娟 震宇汽修 袁向荣 袁向荣 生 态 园 李 冬 樊 丽 总 公 司 杜小平 耿玉萍 项目工程 赵志华 关于物资管理中相关部门的职责规定 为了规范公司物资采购及库存物资的管理，进一步落实好《物资采购、出入库、入账的管理规定》的各项工作，便于总部领导了解公司物资采购、库存、使用等情况，使各部门财务主办准确做好成本核算，特明确在物资采购及库存物资的管理中相关部门的职责： 一、办公室职责 在总经理直接领导下，对各部门物资的合理使用进行监督；对财务盘点工作进行组织、分工，确保盘点真实、正确；对物资的使用与管理情况进行分析，提出合理化建议，为总经理经营决策提供依据：