EPC项目文件的收集整理与归档(讲义).doc

EPC项目文件的收集整理与归档（讲义） 授课人 术语解析 1.EPC（(Engineering、Procurement、Construction)EPC工程总承包是国际通行的工程建设项目组织实施方式。承接EPC工程总承包的企业受业主委托，按照合同约定，集工程项目的设计、采购、施工以及试运投产于一体，实行全过程或若干阶段承包，承包者对工程项目的质量、环境、工期、造价等向业主负责，可依法将所承包工程中的一部分发包给具有相应资质的分包企业，分包企业按照分包合同的约定对总承包企业负责。 2.建设工程文件（construction project document） 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 3.工程准备阶段文件（seedtime document of a construction project） 工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 4.监理文件（project management document） 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 5.施工文件（constructing document） 施工单位在工程施工过程中形成的文件。 6.竣工图（as-build drawing） 工程竣工验收后，真是反映建设工程项目施工结果的图样。 7．竣工验收文件（handing over document） 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 8.立卷（file） 按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。 9.归档(putting into record) 文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。 二、EPC总承包项目文件的收集 EPC工程总承包是集设计一采购一施工于一体的承包方式。工程设计、设备采购、施工安装、监理、竣工等各阶段文件时序交错、内容复杂。EPC项目档案也应根据工程总承包的特征，构建与之相适应的文件收集。EPC总承包项目文件的收集整理按如下几个时间阶段分类进行： 1.工程准备阶段 包括收集和整理以下资料：工程选址及征地文件、筹资融资文件、相关的项目审批文件、建设计划、招投标文件、合同评审及谈判记录、合同、协议书，各种往来函件等。 2.设计阶段 包括设计依据性文件(如水文、地质、气象、资源等)、可行性研究报告、初步设计报告、各类施工图设计（具体是围绕业主提出的该项目建设要求，设计产品的样图，并由各专业相互配合开展工程设计。在此过程中产生的大量设计成品图以及修改图或补充变更通知单均归入施工图设计阶段。）、各种计算书、概预算材料以及往来信函等。 3.采购阶段 包括采购计划、采购协调程序、采购措施及特殊问题的说明、供货厂家资格评审、采购询价文件、报价文件、开标/评标/定标文件及其记录、采购合同、设备检验文件等。 4.施工阶段 包括施工计划、施工招投标文件、施工分包合同、项目进度计划、工程开工审批文件、图纸会审记录、施工组织设计、施工滚动计划、各种月报、设计变更、工程检查记录、工程照片、质量事故处理报告、大事记、往来信件等。 5.试车开车阶段 包括试车计划和审查会记录、操作指导手册、培训计划、试车方案等文件。 6.工程验收阶段 工程最终竣工后，及时做好业主对运行情况的评价结论、经验总结、工程实施过程中的录像、录音、照片、奖牌、荣誉证书、工程签名等文件进行收集。还包括竣工验收文件、工程遗留问题、竣工验收会议决议、交接证书、工程决算、工程项目收尾报告等。 7.电子文件的收集 对EPC总承包工程，设计施工图、设备制造图、分包方设计施工图、安装图等几个部分电子文件与纸质图纸必须同时进行收集，收集过程中要根据EPC总承包项目的特点，与纸介质档案同样进行整理分类。具体步骤如下：首先都要按存合本档的要求进行电子版存档，其次是存校审卡、计算书和质量记录，再次是对纸质施工图（透明图）进行存档、扫描，录入电脑。 三、EPC总承包项目文件的立卷与归档 上述的EPC总承包项目文件收集完成后，即可进行立卷、归档，归档立卷必须遵循以下原则： (1)工程竣工验收后3个月内必须将工程文件及施工现场收集整理的文件向档案室移交。 (2)工程竣工图要与工程子项表所列出的内容完全一致，保证建档立卷完整、齐全。 (3)施工现场文件应真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况。 (4)建档立卷原则和方法应符合《建没工程文件归档整理规范》(GB／T50328—2001)的规定。 (5)工程文件归档必须符合《建设工程文件归档整理规范》(GB／T50328—2001)的要求，即工程项目竣工后，现场工程文件由现场项目部整理装订成册，符合归档要求后编制移交清