关于汽车制造工程系媒体中心档案管理的细则.doc

关于汽车制造工程系媒体中心 档案管理的细则 媒体中心档案是媒体中心成员在讨论、计划、落实过程中产生的具有保存价值的文字、图表等不同载体的文件材料，是媒体中心各项工作的历史记录也是媒体中心决策和考核干部的重要依据。为了加强媒体中心档案工作，提高档案管理水平，充分发挥其在媒体中心各项工作中的作用，特定下述规定标准： 一、媒体中心档案管理简介 媒体中心的档案管理工作由媒体中心秘书部负责，对媒体中心的整体档案进行分期分类，编号归档，做到系统化，规范化。为院系的各项活动提供咨询服务及参考资料，保障各项决策的科学化。 二、媒体中心档案分类： ﹙一﹚成员档案 包括成员名单、平时表现、任职情况及奖励情况。 ﹙二﹚会议记录 由秘书部负责全部会议记录，各部门召开例会时也要做好相应会议记录，归入档案。 ﹙三﹚活动记录 本系的各项活动应由承办该活动的部门将活动的策划、过程、影像资料及总结等文件于活动结束后五个工作日内归纳整理，形成书面材料交由媒体中心秘书部归档。 ﹙四﹚媒体中心各部门的档案，媒体中心各部门每学期的工作计划和总结，媒体中心成员的联系表。 三、媒体中心档案管理内容： ﹙一﹚各类档案是主席团对各部工作表现作综合评价的重要依据，也是对本系、媒体中心成员进行考核和评价的依据 。遇有成员新近调入、工作调动或辞职离任时，要及时报秘书部备案，并将该成员档案统一装档。 ﹙二﹚各部门每学期工作伊始都应向媒体中心主席团呈交一份详细的工作计划，在每学期即将结束前向主席团呈交一份工作总结，详细记录下本学期内完成的工作任务；在举办大型活动前，做出可行性计划，包括摄影、采访具体方案、人员调配等；活动后，需做出影像资料和新闻信息，交由秘书部备案，统一管理。 ﹙三﹚在换届工作结束后，本学年全部档案交由下届秘书部统一保管。 四、媒体中心档案查询规定： ﹙一﹚档案材料借出需经秘书部同意后方可借出,并严格执行登记手续。 ﹙二﹚借阅人员要注意保护档案材料,不得在文件上任意折叠或涂改,更不得拆散或私自带走,阅毕归还时，秘书部人员须认真仔细检查,确定无误时再归档保存。 ﹙三﹚非秘书部人员不得丢弃文件或资料，以免造成不必要的损失。 ﹙四﹚秘书部人员应积极开展工作,为查阅者提供便利,做到热情、耐心、细致。 ﹙五﹚如有违反规定者按照媒体中心章程,违纪处分条例处分,由秘书部记录,本系、媒体中心全体成员监督。 五、日常档案工作方法： ﹙一﹚各部门应负责本部门日常档案的收集、整理、保管、本部档案。 ﹙二﹚加强各部门与秘书部的联系，沟通思想，交流经验，以利于档案工作的发展。 六、档案提交方式： ﹙一﹚档案内容共要求整理为新闻记录形式，其内容包括活动时间、地点、活动过程、总结、影像资料。 ﹙二﹚档案形式要求：各部门大事记录统一以电子版形式上交，由秘书处统一整理存档，并定期将资料刻入光盘后存档。 七、附则： ﹙一﹚本制度自颁布之日起实施，由媒体中心主席团负责监督。 ﹙二﹚本制度最终解释权归烟台汽车工程职业学院汽车制造工程系媒体中心所有。