材料招标小组工作制度.doc

材料招标小组工作制度 由于现在建筑材料品牌、等级、种类、产地多，市场上存在许多假冒产品，为了确保在工程中使用合格、符合设计要求的建筑材料，并保证所用材料质优价廉和供应商的供货能力和信誉，经公司研究决定成立了材料招标工作小组，此小组下设材料质量和材料价格两个小组，专门负责招标采购工程中除砂、石、砖、石灰以外的土建、安装材料；同时负责公司分包项目所用材料的招标采购工作。为使小组各项正常运转，提高工作效率和小组成员之间的协调、合作能力，杜绝工作中的推委扯皮，防止招标采购工作中的舞弊现象，特制订本工作制度共同遵守。 一、小组成员设置： 二、小组成员工作职责： （一）材料价格小组成员工作职责 1、材料招标小组组长工作职责 （1）负责材料招标小组全部业务的统筹、安排工作； （2）负责小组外部、内部全面协调和成员分工，传达公司领导指示，听取小组成员建议； （3）负责主持材料招标、采购工作； （4）负责组织价格小组成员开标、评标、定标工作； （5）负责将招标过程和评标结果向总经理汇报； （6）负责批准材料计划； （7）负责小组成员的管理、监督、考评工作； （8）接到质量小组对某供应商多次供应不合格材料的报告后，负责应及时组织人员进行处理，并依据合同对该供应商做出相应处罚，并可终止合同，将该供应商列入黑名单中。 2、副组长工作职责 （1）负责起草材料招标文件； （2）负责汇总整理招标、评标报告报小组组长； （3）负责招标计划的审核，报小组组长批准； （4）负责根据价格小组组长安排落实各项工作任务； （5）协助价格谈判员与中标方谈最终合同价。 3、材料价格谈判员工作职责 负责根据小组前期确定的材料保留底价组织材料质量小组相关人员同中标方进行价格谈判，最终确定公司采购的理想价格，并将谈判结果报小组组长。 4、材料价格分析员工作职责 负责根据材料询价员询出的价格组织小组相关成员分析确定材料的保留底价，并向小组组长汇报。保留底价由分析员密封后保管，所有参与人员要做好保密工作。 5、材料询价员工作职责 （1）根据材料明细表和质量小组要求的材料质量和设计要求进行询价并考察供应商的供货能力、信誉、售后服务等相关情况。 （2）汇总整理询价报告报小组组长。 （3）收到投标书后，及时通知价格小组组长组织开标，评标工作。 （4）建立合格供货商名单，并对供货商进行定期评标，（每半年、一年一次）。 6、材料统计员工作职责 （1）负责起草、运转材料合同，合同中涉及到的质量要求和验收标准应与供货商及质量小组及时沟通，给予完善。 （2）负责根据材料计划、材料明细表和材料合同及时与供货商协调，组织进货； （3）负责采购材料的出、入库登记工作，并做好每月与财务材料统计员和施工单位材料员的对账工作； （4）负责采购材料现场的清点、分配工作，不允许出现库存现象。并应根据材料明细将公司原有库存逐步应用于工程中； （5）负责根据材料合同运转材料拨款单据并确保材料票据符合公司及税务相关的规定； （二）材料质量小组成员工作职责 1、质量小组组长工作职责 （1）负责将材料招标计划批准转价格小组； （2）负责将预算部列出的材料采购明细表批准后转价格小组； （3）负责组织小组成员对价格小组提供的材料样品进行评审； （4）负责根据招标材料明细表向价格小组提供三种（三家）以上熟知的品牌和供应商名单，作为价格小组询价、招标的依据； （5）负责安排本组人员与价格小组成员一起同中标方进行价格的再次谈判； （6）负责小组外部、内部全面协调和成员分工，传达公司领导及材料招标小组长指示，听取本小组成员建议； （7）负责小组成员的管理、监督、考评工作； 2、质量小组副组长工作职责 （1）负责将预算部列出的材料明细审核后转质量小组长批准； （2）负责向价格小组提供材料质量标准和设计要求； （3）对没有国家和行业规定的材料标准或是制作安装要求的，负责根据工程特点和中标方的施工方案编制公司制作安装要求和验收标准，经质量小组长批准后提供给价格小组。 （4）负责及时将变更或调整后的材料计划或材料明细表报质量小组组长审批后报价格小组； （5）参与大宗或重要材料进场的检验； （6）参与价格小组提供的样品评审，并将评审意见汇总后反馈给价格小组。 3、材料监督员工作职责 （1）参与价格小组提供的样品评审工作； （2）负责监督、抽查材料的进场验证记录和现场取样送检记录； （3）参与大宗或重要材料的进场检验工作；必要时，参加其他进场材料的检验； 4、在本小组中甲方代表工作职责 （1）负责所有进场材料物资的检验，并填写材料进场检验单； （2）负责进场材料见证取样工作，并对材料试化验报告进行定期检查； （3）配合价格小组作好现场材料的分配工作； （4）负责现场材料使用情况的检查，根据公司提供的样品逐批次核对