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会计信息系统设计案例一 美洲狮收款代理公司（A） “任务的前90%需要花费90%的时间，而剩下的10%则会耗去又一个90%的时间 ——无名氏 简介 梅尔文库利挂断了电话，脸上一副吃惊的神情。他的同事吉姆·汤普森教授问道：“出什么事了？”梅尔文答道：“我刚刚被一个咨询委托人给解雇了，他们不愿意再为我所做的工作付钱了。但与其说我关心的是钱的问题，还不如说我更担心这件事情会损害我的职业声誉！”吉姆·汤普森于是又问：“究竟发生了什么事情？你为什么会被解雇呢？“梅尔文答道：“我根本不能确定真正的问题出在哪里。” 背景 梅尔文·库利是一所著名大学的副教授。在获得博士学位然后进入目前所在的这所大学、开始讲授会计信息系统课之前，他在为大型企业设计和实施商务信息系统方面已经拥有了好多年的工作经验。在他进入这个大学的第二个学期里，美洲狮收款代理公司的拥有者吉姆·莱克先生找到了他，让他帮助开发一个自动化的账款托收系统。吉姆的公司位于华盛顿州的雅基马城。梅尔文所在的商学院的院长恰好是吉姆·莱克先生的高尔夫玩伴，他把梅尔文的名字介绍给了吉姆·莱克先生。虽然莱克先生提供的咨询费用并不丰厚，但是梅尔文考虑到要让他的从业知识跟上当前的发展步伐。因此，虽然这份工作需要他经常去雅基马城出差，他还是同意为吉姆莱克先生开发一个新的系统。这件事情距今差不多快有一年了，而系统设计的种种努力看起来注定要失败了。 美洲狮收款代理公司 美洲狮收款代理公司位于华盛顿州的雅基马城。这家代理公司共有14位员工：一名经理（即吉姆·莱克先生本人）。同时他也是债务追讨人员；副经理一名，他负责主管所有人事、融资和会计等各项事务；八名债务追讨人员；一名秘书；以及三名不同性质的文书事务人员，这家代理公司从雅基马城地区的零售企业（例如百货公司等）那里收到逾期客户的账户，然后通过书信、电话联系以及（如果必要的话）诉讼等方式，托收逾期账户的账款。该代理公司的收入是其托收的逾期账户中所收回资金的20%-50%。当前的托收系统是一个使用索引卡片目录的手工系统。 目前的托收程序 在梅尔文·库利第一次到雅基马城出差的时候，他记录下了当前系统工作的情况。他发现可以将其分成以下几个连续的过程： 零售企业通过一份法定的确认函（即委托合同）将一个逾期账户转给美洲狮收款代理公司。 将零售企业提供的客户账户添加到美洲狮公司的逾期账户文件中（参见表1-1）。这份文件会针对每个交办的拖欠账款事例，建立一条相应的记录。如果某人同时是两家或更多家零售企业的逾期账户，则每个拖欠账款事例都会被单独列成一个独立的记录。逾期账户文件采用的是索引卡片目录文件。 在客户文件（参见表1-1）中添加一条记录，用以记载向美洲狮公司交办逾期账户的零售公司的相关信息。每个委托合同都会在文件中生产一条相应的记录。因此，如果ABC货运公司针对30个不同的逾期客户的账户签订了30个合同的话，就会在客户文件中生成30条记录。客户记录也是按照索引卡片目录文件的方式加以保存的。 代理公司会为每个处于激活状态的逾期账户文件记录，指派一名债务追讨人员。追讨人员会与债务人保持联系，并试着说服债务人偿还逾期账户的一部分或全部资金。追讨人员进行的各种联系活动也都会被记录在逾期账户文件中。 在从联系的债务人那里收到现金或支票的时候，需要将偿付情况输入偿付登记薄中（参见表1-1）。当然偿付情况也会被记录在逾期账户的记录中。 副经理每个月都会对偿付登记薄进行一次检查。对于每笔记录，她都要做以下处理： （1）决定返还给客户（委托公司）的偿付款的比例； （2）按照前面决定的金额开支票； （3）将偿付情况记入客户记录。 7. 在听取了债务追讨人的意见之后，经理从文件中挑出过期未付的逾期账户记录，并判断是否需要提起诉讼。 在梅尔文·库利第二次到雅基马城出差的时候，他与吉姆·莱克先生及托收代理公司的其他几位人员进行了面谈。梅尔文的目的是找出当前所用系统中存在的主要问题究竟有哪些。他记录了如下一些问题： 在逾期账户文件中，数个记录之间缺乏有关人员的链接。虽然所有记录都是按照字母顺序保存的，但这些卡片经常会被归错文档。 通常情况下，在对逾期账户文件、客户文件和偿付登记簿追加记账的时候会出现3天的工作积压。 将债务追讨行动添加到逾期账户文件中的时候，处理过程显得杂乱无章，已经发生过两次这样的情况了：公司以欠款不还的理由起诉了实际上已经偿还了账款的债务人，这使得公司在法庭上陷入了非常窘迫的境地。 在提起诉讼的问题上，经理不得不依赖于债务追讨人的建议。以前，公司对逾期账户文件的一次调查表明：有85项逾期事例应当提起诉讼，但债务追讨人却没有把这些文件提交给经理。 委托公司（客户）抱怨他们所收到的支票金额并不总能