浅谈公路档案管理.pdfVIP

科学管理篇 ·3乃· 对档案管理人员进行培训，更新知识，提高技能。特别是要加强对信 息自动化系统的学习培训，掌握信息技术新知识，促进开展电子文件 归档工作。要充分调动档案管理人员的积极性，进一步增强服务意 识，发扬乐于奉献、精益求精的精神，不断提高服务质量和水平。 档案管理工作是一项政策性、业务性很强的工作，尤其是人大机 关，做好这项工作显得尤为重要和迫切。要不断加强和改进人大档 案工作，切实提高档案管理利用水平，为人大及其常委会依法履行职 责提供优质、可靠、高效的服务，真正发挥档案“记录历史、传承文 明、服务现实”的功能。 浅谈公路档案管理 淄博市公路局临淄分局 孙朝霞 公路档案管理是将与公路管理相关的各种档案收集起来，对其 进行有组织的对比和加工处理，使之成为适合于各种不同需要的信 息，并通过对信息输入、组织、控制、调控和输出等，使之为与公路系 统相关的机关、组织和社会提供档案信息服务。 一、公路档案管理的特点 (一)转换性。转换性是公路档案管理过程中的一个重要特点。 由于公路档案管理中的信息要处于不断传递的动态之中，因此档案 管理的过程中，必须按总的管理目标和要求，不断对信息进行加工、 处理，从而使其转换为既方便管理又便于使用的档案信息。 (二)效益性。在公路档案管理中，效益性也是其重要特点之 一。由于在档案管理中要耗费一定的人力、物力和财力，这势必要求 在管理中不但要考虑管理的实际效用，还要时刻以取得最大效用为 出发点，即要本着少花钱、多办事的原则，做到能从多方面提供大量 的、有价值的档案信息。 (三)总分合性。公路档案在管理过程中，还存在一个明显的特 点即总分合性。所谓总分合性，就是从档案管理的总体出发，对档案 管理系统进行整体规划和优化；所谓分，是指在把握整体的前提下， ·376· 齐鲁档案论坛 将档案管理科学的分解为若干个组成部分或基本要素并据此进行明 确分工，实现档案管理工作的专业化、程序化和规范化；所谓合，主要 指在科学分解的基础上，按各个部分特点或各个要素的特点及要素 间联系，组织为一个严密有效的协作体系。 (四)发展性。另外，公路档案管理还有一个基本属性是其发展 性。公路档案管理随着机关、组织、国家及社会等的发展，在不同时 期和不同情况下会对档案管理提出不同的要求。如随着社会水平的 不断发展，档案管理要求在收集、加工及传递上加大技术含量，这势 必要求档案管理系统不断从手段、方法等方面去改进和完善档案管 理体系。 二、公路档案管理中存在的问题 (一)相关人员的档案意识不强 公路建设是国家基本建设的一项重要组成部分，在公路建设过 程中产生的公路档案，不仅是建设项目的真实记录，更是公路建成后 运行、养护、管理和改造的重要依据，具有重要的凭证作用及法律价 值。但在实践中，公路工程建设人员重建设、轻档案的思想普通存 在，影响了公路前期文件收集工作的正常开展，建设项目档案资料收 集工作不能和项目建设进程同步进行。由于档案工作发挥效益的滞 后性，档案收集在公路项目建设前期得不到应有的重视，公路工程项 目业主往往把精力放在跑项目、跑资金上；而公路路工程技术人员则 更注重工程的进度与质量。建设单位对工程档案总负责的意识不 强，常常习惯于把档案收集工作推给施工方，监督工作有名无实，从 而导致前期文件的散失，等到需要档案发挥作用时为时已晚。 (二)档案的系统性、完整性得不到保证 公路档案中的工程档案在施工中不按建设程序办事的现象较 多，影响了施工文件的齐全完整。公路工程档案具有成套性特点，并 且这种成套性是可以预先确定的，一些相关的管理办法、规范条例对 此已有明确的规定。如交通部下发的《公路工程竣(交)工验收办 法》对建设过程中必须遵循的程序以及这些程序相应产生的文件， 都做了明确规定。但实际情况是：为便于协调解决建设过程中出现 的问题，各建设项目大多成立了项目建设管理办公室，由各级领导亲 科学管理篇 ·377· 自挂帅，大大加快了工程建设的进度，但同时也容易出现为赶进度领 导特批违反建设