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人力资源 管理视窗 Business ! ·17· 如何加强彩票行业档案管理 曾菊香 我国福利彩票发行的目的是筹集福利资金, 发展社会福利和社会救 助事业, 发行宗旨可以用八个字概括: 即, “扶老、 助残、 救孤、 济 困” 随着我国经济的高速发展, 彩票事业得到迅猛发展, 彩票业务的 不断拓展、 新型玩法的出现、 事业单位改革以及人事的不断变化, 再加 上一些原始彩票票据的回收、 对一些彩票站点如何进行管理等等对档案 的有效管理提出了一些新的要求 而福彩行业的档案不仅具有档案的共 性, 还具有彩票行业的特殊性 彩票档案作为一种宝贵的信息资源 如 果没有得到有效管理, 将会对单位和国家的发展造成一定的损失 面对 这种形势, 如何管理好彩票档案以实现向档案现代化管理方式的转变, 成为档案信息化建设中的一个重要问题 一、 档案室的选择是重点 由于彩票发行游戏种类较多, 技术更新较快, 市场形势瞬息变化, 任何新游戏的上市和旧游戏的退市、 各种游戏促销方案和发行方式的改 变、 系统更换和升级改造等等, 管理的站点多, 因此, 必须选择一个合 适的档案室 从档案安全的角度来看, 不宜将档案室设在办公楼的最底 层和顶层, 门窗应专门加固, 以防盗窃 档案室和办公室必须分开 同 时, 档案室要具备防火防虫防潮功能, 实践证实, 档案室的科学选择, 是做好档案保密、 维护档案平安的基本保障 二、 做好安全防护工作是关键 福彩档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知, 在保证公开、 公 平、 公正的情况下如何保护好彩票资源这就要求我们做好彩票的保密和 安全工作 (特别是 “刮刮乐” 这一类即开型彩票), 这项工作做得好和 坏, 将直接影响到单位的利益和社会的稳定 、 严格执行 《国家秘密保密期限的规定》 的规定 设立保险柜、 保险锁、 防盗器, 从保管条件上确保彩票档案的安全 特别是没有出售 的彩票的安全, 对于一些没有价值的彩票、 文字资料及时进行销毁 2、 做好彩票档案收集过程中的保密工作 保存档案的根本目的是 为了利用档案 一份档案有没有利用价值, 必须经过专业人士的甄别, 去伪存真, 有利用价值的才能进入库房进行保存 收集福彩档案时凡是 记载和反映福彩活动具有保存价值的各种形式 (包括文件、 图表、 声 像、 实物) 的历史记录都要归档 归档可以按照年度, 也可以根据上下 级关系 归档后的资料要确定保管期限, 甚至可以规定出是不是秘密档 案 只有把档案进行有效归档才能合理的利用档案 当档案需要外借 时, 凡对涉及本部门的一些在一定时期和一定场合具有保密性质的档案 (如销售数据、 突发事件、 人事档案等), 要严格把关, 按照有关规定 办理利用手续, 对不该开放利用的或不属知密范围的人都果断不予提 供, 避免造成失密和损失 3、 电子档案的有效管理 随着电子网络的高速发展, 福彩档案管 理也进入了信息化时代 很多档案的保存不仅有纸质, 而且有电子档 案 如果保管不善, 电子档案更容易泄密 为使档案工作跟上福利彩票 事业发展的需要, 必须及时配置了档案管理专用计算机, 安装了档案管 理软件, 对主要文件进行计算机输入, 建立起了全部文件的电子目录 对上级部门关于彩票业务的来文进行了扫描录入, 形成完整的电子文 档 同时, 对以前的纸质归档文件逐步进行计算机输入, 为将来通过网 络查阅和利用归档文件打下基础 电子档案管理要有专人负责, 未经许 可不得私自拷贝、 下载和外借 对未公开的档案资料数据做好保密工 作; 对于重要文字, 声像, 图画、 照片要进行编码处理; 利用计算机系 统查询档案利用工作时, 不得对系统内的档案数据资料随意修改、 更 换、 删除 电脑进行定期检测和杀毒 用创新的精神指导新时期的档案 工作 要有新思路、 新方法, 探究在档案开放利用和平安保密工作中出 现的新新问题、 新特征、 新要求 如对电子文件的完整、 平安保密等新 问题, 应该是在充分利用电子文件的过程中加强保密工作, 在加强保密 工作的过程中促进电子文件的利用 三、 完善福彩档案管理制度是保障 福彩档案文件类多量大, 工作繁杂, 当前很多地方的福彩档案管理 不够规范 没有规矩不成方圆, 因此, 必须完善档杆管理制度来加强对 福彩档案的管理 、 建立档案管理领导小组 加强对档案工作的管理和领导, 档案 实体实行集中统一管理领导 2、 加强档案的归档工作, 档案的归档应有专人负责, 任何单位和 个人不得私自截留档案 3、 配置专兼职档案人员, 建立健全档案工作网络 档案保管人员 要持之以恒, 时刻警惕, 防止档案的损坏, 确保档案的安全, 为档案工 作提供物质基础 4、 建立完整的档案收集、 归档、 保管、 利用、 保密、 鉴定、 安全、 新载体档案等各项制度 加