英语实用文体写作系列 7备忘录.docVIP

Unit 7 备忘录(Memorandum or Memo) 一、写作技巧 (一)概述 备忘录(Memorandum or Memo)是一种用以备忘的简易公文，是一种正式的专业文件。在公文函件中，它的等级是比较低的，主要用来提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意见或看法。在业务上，它是各部门书面联系的一种手段，一般用于内部传递信息，将实情、信息、观察资料等进行传阅，一般用来补充正式文件的不足。 它结构清晰、阅读方便、传递迅速，经常为公司或团体所使用。大多数备忘录的特点是简明扼要，但它们同时也应具备优秀应用文的其他写作原则：面向读者，表达清楚且准确。备忘录简洁短小，各部分题目虽然看上去有些唐突，但它们可以使读者对事情有个大致了解并快速做出反应。 备忘录通常要发送、张贴、转寄，也就是说它们要迅速送到很多人手里。粗心就会出错，其影响会迅速扩大，为了纠正错误人们往往会写更多的备忘录。备忘录也要归档，这意味着它们将来有一天还会纠缠你。事实上“memo”来自于拉丁语“memorandum”，意思是“必须记住的东西”。 它的内容可以分为以下几项： 书端（Heading） 收文人的姓名、头衔、地址（Addressees Name, Title, Address） 称呼(Salutation) 事因(Subject) 正文（Body） 结束语（Complimentary Close） 署名（Signature） 其标准格式如下： Heading(书端) From(发文人) Date(日期) To(收文人) Subject(事由) Body(正文) （二）写作注意事项  1、书端（Header/Heading）部分包括发文机关的名称、地址、发文日期，有的还包括电报挂号、电传号、电话号码等。许多机关有自己特制的信笺，在写书端时，其格式和标点符号的使用与一般信件的写法相同。  2、称呼从左边顶格写起，对一般机关、团体的负责人一般用 Dear Sir， 对政府官员可用Sir。  3、在date, to, from, subject字样后填上相应的内容。 Date：(日期，如September 12, 2005)To：(收文人/致，如All Faculty)From：(发文人/自，如Jim B. Hardemann)Subject：(事由/由，如Faculty Meeting) 　　日期：要采用正式的全部拼写。因为在有些国家，“12/01/05”是指“2005年12月1日”，而在其他国家却是“2005年1月12日”。 　　致和自：通常省去诸如“教授”或“先生”这类头衔。“自：”后面写你名字的首字母大写，然后接你的姓。 事由：要具体。 例如： Date: January 24, 2006 To: F. Prefect From: A. Dent Subject: My Suggested Revisions to the Local Demolition Schedule 日期：2006年1月24日 致： F. 普里费科特 自： A. 邓特 由：关于地方拆除计划的建议修订案  4、在上述字样下面空两行写正文，阐明写作原因（purpose）。采用回答记者问题的方式，回答：who，what，when，where and why。 5、一般不用称呼和结尾礼词。 6、发文人的姓名首字母写在与正文末行空一行的地方。三、经典范文 例1、Directions: Write a memorandum of about 100 words to the student service department and ask them to fix a telephone for each dormitory.  MEMO Date: August 16, 2006 To: The leader of student service department From: Li Ming Subject: Telephone Dear Sir,  I would like to remind you that we are in want of a telephone for each dormitory. As a university student, we need to cope w