行政管理基本工作流程讲解.ppt

目 录 会议组织 ? 行政接待 车辆管理 ? CIS系统 行政管理的基本要求 把握正确方向 关注工作细节 脑灵 眼活 脚勤 手快 会议组织 加强会议组织工作目的 能使工作忙而不乱 与会人员心情愉悦 会议效果充分显现 目 录 第一章 会前准备工作 第二章 会中工作安排 第三章 会议善后工作 接待流程和注意事项 加强接待和社交礼仪目的 提升公司形象和品位 增强对方对公司信任 获得更多的商业机会 目 录 第一章 接待远方来宾注意事项 第二章 日常接待注意事项 第三章 引领来客注意事项 第四章 宴请来宾注意事项 第五章 送行和道别注意事项 第六章 电话礼仪和处理技巧 第一章 接待远方来宾注意事项 掌握客人来访计划,通知接待人员 准备交通\住宿\餐饮 (客人付费标准征得其同意) 接站\接机牌(班次\时间\人数\联系号码\送达地点\办公室联系人员) 接到客人,不熟悉的有必要确认 见面时的欢迎问候视级别不同\代理接待说明理由,表示歉意 第一章 接待远方来宾注意事项 客人的行李的妥善安排\帮助提取 招呼客人上车,介绍活动初步安排 帮助办理客房登记,告知房间设施 提醒用餐或会晤时间及地点 重要客人配备鲜花和水果(名片) 尽快离开房间,客人整理行李\梳洗 第二章 日常公司接待注意事项 招呼来客人 熟悉正式称呼 不熟悉问清单位\称谓 双手按序\接\发名片 名片特殊字或外文询问对方 未预约领导来客的接待\判断是否通报 第二章 日常公司接待注意事项 谢绝会晤\领导外出\说明理由\歉意 重要来客等候时照料\避免冷场\急噪 第三章 宴请接待注意事项 宴会酒店和包厢的确认 宴会菜肴标准确定 考虑外宾\回民等民族禁忌 宴会用烟酒恰当 来宾人员多可以分层次安排 上菜进度和顺序的控制 第三章 宴请接待注意事项 重要宴会应该编桌序\以主桌右高左低 座位顺序\东道主右主宾\左第二主宾 重要宴会摆放席卡\席牌\菜单 西餐左叉右刀\叉尖刀口顺下 叉刀人字未用完\并拢用完 第三章 宴请接待注意事项 喝汤不能有声音 西方很少包厢,用餐忌大声喧哗 用餐前可挂衣,餐中忌脱衣\松领带 陪同人员向主宾敬酒到主宾右后方 第四章 道别注意事项 ?了解客人离别航班或车次,安排送别时间、地点和车辆。 ?需要代购车船或机票，尽量满足，不能代办提前说明理由，避免客人延误工作安排。 ?提前了解客人离别风俗习惯，做到热情大方。 ?安排好送别车辆和人员层次，道别人多要安排好秩序，等客人车船离开时才转身离开。 大型接待活动安排 事前联络确认报批 制定接待方案报批 方案布置内外沟通 方案实施和补充 资料归档和总结 大型接待活动安排 确定来访单位 了解来访目的 熟悉来访行程 来访职务人数 来访准确时间 了解来访单位和人员资料 单位领导批准或集团批准 大型接待活动安排 明确接待规模（来函意见和公司工作） 明确接待领导（对待原则和发展趋势） 明确接待地点（有利于展示公司形象） 明确接待时间（尊重客人） 制定方案报领导审批 大型接待活动安排 查询来访单位及人员资料 通过业务部门了解 通过公开资料了解 通过相关渠道了解 准备汇报和交流材料 资料的特点和针对性要强 大型接待活动安排 与来访单位进行沟通 落实联系人和联系电话 与参与接待人员沟通 参与接待主要领导 参与接待行政人员 参与接待司乘人员 大型接待活动安排 方案实施和补充 外宾注意特殊风俗习惯 外宾准备翻译人员 大型接待活动安排 方案实施和补充 首长来访呈报接待名单 确定主要介绍人和内容 确定照应相关陪同人员 现场还要准备扩音设备 准备签字台和签字文具 拟定合影的最佳地点 大型接待活动安排 方案实施和补充 ⊕领导座谈\介绍\参观\宴请 ⊕ 抢拍领导访问环节镜头 大型接待活动安排 总结和资料归档 ⊕ 参与接待人员总结 ⊕ 重要人员和事件形成报道 ⊕ 文字资料归档 ⊕ 音像资料归档 驾驶人员的管理 驾驶班组管理 车辆的管理 车辆的管理 车辆维修管理 日常维护：减少故障发生 故障判断：班组共同判断 市场询价：三家以上竞价 维修申请：履行报批程序 厂家维修：书面联系维修 车辆维修管理 现场监督：监督修理环节 验收确认：责任人和班组长验收确认 费用报销：汇款支付（维修清单，增值税发票） 更换的损坏零配件带回公司\供应处理 轮胎更换:记录\公里数\旧胎供应处理 内加油：定点