浅论档案数字化质量控制体系构建研究.docx

浅论档案数字化质量控制体系构建研究钱毅（中国人民大学信息资源管理学院） 李洪 （航天档案馆）内容摘要：档案数字化是档案信息化工作的重要组成部分，是档案数字化资源建设的重要手段和方式。档案数字化的质量问题已经成为档案部门关注的重点，本文在对档案数字化业务流程和质量管理等方面情况进行分析和梳理的基础上，提出构建包括组合体系、流程体系、文档体系、规范体系、安全体系、监理体系在内的档案数字化质量控制体系，以期实现对档案数字化工作全过程的质量控制。关键词：档案数字化 质量控制 体系档案数字化是当前乃至今后一段时间内档案资源建设和积累的主要手段之一，如何保证档案数字化产品的质量是数字化工作必须要面临的关键问题。目前已有的研究成果总体而言比较散乱，缺乏对档案数字化过程质量控制的系统研究。本文拟对我国当前档案部门数字化工作进行分析和梳理的基础上，提出比较通用的档案数字化质量控制体系，实现对档案数字化工作全过程质量控制的指导。档案数字化质量控制体系的概念在档案数字化领域，质量控制活动是为满足数字化工作的产品质量和管理质量而进行控制的一系列技术和管理措施的总和。档案数字化的质量是指在满足数字化加工、转化并被识别的过程中满足要求的程度。质量控制的本意是指通过监视质量形成过程，消除质量环上所有阶段引起不合格或不满意效果的因素，以达到质量要求。档案数字化工作包括多个环节，因而质量控制也应涉及每一阶段，如原件整理、图像扫描、图像处理、数据挂接、图像存储备份等环节，各环节都需要采取适当的质量控制措施，否则，数字化产品的质量将得不到应有的保障。质量控制体系则是由质量方面的人员、设备、财务、环境等要素所组成的综合管控体系。建立档案数字化质量控制体系的过程，就是利用质量管理体系的建设原理，采用统一、简化、协调、优化等原理将质量控制的各项内容融入进档案数字化的全流程中，使质量控制程序化、文件化的过程。我国档案数字化质量控制工作现状档案数字化工作在我国已经行之有年，从数字化工作规划组织情况看，多数档案馆都根据自身业务发展的需要开展了档案数字化项目，并将其融入发展规划或相关项目中作为重点任务推进。不少单位已经开始将数字化工作的定位从简单的“方便利用”向“替代原件”转化。同时，在各个层面上都有一定数量的相关标准规范，覆盖了业务规范、人员管理、安全管理等多个方面。但总体而言，我国目前档案数字化质量控制工作还有待进一步提升完善，当前主要的不足之处表现在：1、缺乏论证，盲目被动在开展档案数字化工作中，很多档案馆缺乏科学论证和需求分析，仓促上马，盲目推进。这种情况下，数字化质量难以保障，巨额投资难以实现其应有的效益。档案数字化建设作为一项复杂的系统工程，需要事先进行详实论证，制定方案，将保障数字化质量的措施进行预先，并纳入到相应的工作环节和步骤中。2、缺乏鉴定，造成浪费在档案工作中，鉴定是极其重要的工作环节。由于缺乏鉴定和审查，可能造成大量人力、物力、财力的浪费，使得档案数字化质量无法保证，甚至可能导致法律纠纷和不可控的安全问题等。3、缺少控制，影响质量档案数字化是一个系统的工程，包括了档案整理、鉴定、扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等多个环节，环环相续，每一个环节都会影响着档案数字化产品的质量。目前在数字化过程中存在着数据著录项目不规范、数据准确性不高、数据不够完整、数据著录格式不规范等情况，这些都是源于对各环节工作缺乏质量控制导致的，影响着数据的检全率、检准率，也制约了数字化资源的远程共享、利用等。档案数字化质量控制体系构建的影响因素档案数字化质量控制体系的建立离不开对数字化风险的系统分析，在对现有数字化工作进行风险识别的基础上，明确影响质量的各类因素，并对这些影响因素进行必要的分类和关联分析，从而为后续搭建具体的质量控制体系打下基础。结合档案数字化工作进行基本的风险识别和评估，我们得出基本的风险鱼骨图如下：图1档案数字化过程风险鱼骨图1、管理因素影响数字化工作质量控制的管理因素主要包括数字化加工目的、数字化加工模式等。数字化加工目的是影响数字化产品质量内涵的最重要的因素，数字化加工模式一般分为自行加工和委托加工。不同的加工模式意味着管理对象、手段、方法可能存在较大的区别，质量控制点及其防控措施都会随之变化。2、规范因素数字化工作需要大量管理、业务、技术类的标准规范的支持。规范的体系性是指数字化规范集合应当是一个有机的规范体系，而不是零散的规范组合。规范体系在主题上应涵盖数字化工作的主要方面，能够支撑数字化工作在法规遵从、业务管理、技术指导等各方面的综合需要。3、业务因素由于数字化工作成果不仅仅体现在获得原始档案的数字化版本，还包括对原始档案的一系列业务活动，包括档案整理、鉴定、保护、修复、出入库等。如果在此过程中造成原件损坏、丢失