学院档案实体分类编号方案精要.docVIP

学院档案实体分类编号方案 为了加强本校档案工作，提高本校档案馆工作的标准化、规范化和现代化管理水平，促进学校档案信息资源的开发利用，根据国家有关档案工作的规定，结合本校实际，特编制本方案。 编制依据 本方案主要依据下列文件制定： 1、《普通高等学校档案管理办法》（国家教委1989年6号令）； 2、《高等学校档案工作规范》（国家教委办1993年429号文件）； 3、《高等学校档案实体分类法》（国家教委办1993年429号文件）； 4、《湖北省归档文件整理实施细则》（鄂档2001年45号文件）； 5、《湖北省会计档案管理实施办法》（鄂财会1999年399号文件）； 6、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（国标GB/T11822-2000）； 7、《档号编制规则》（国标DA/T13-1994）； 二、主题内容 本方案确定了本校档案的分类原则、类目设置及分类和编号方法。 三、适用范围 本方案适用于本校各种门类和载体档案的分类整理工作。 四、分类原则 坚持集中统一管理原则，对本校形成的各门类和各载体的档案实行整体分类；以本校全部档案为对象，根据学校各项职能活动，结合档案内容及形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。 五、类目设置 （一）一级类目设置 本校档案分类共设置十二个一级类目，即党群类、行政类、教学类、科研类、基建类、设备类、出版类、外事类、财会类、声像类、电子类、实物类。 （二）二级及以下类目设置 1、党群类、行政类、外事类不设二级类目。 2、教学类设置全日制专科、中专教育和成人教育2个二级类目。综合、学科与实验室建设、招生、学籍管理 、课堂教学与教学实践、毕业生、教材、评估8个三级类目。 ３、科研类设置综合、项目２个二级类目。其中项目类按科研课题项目分别设置三级类目。 ４、基建类设置综合 、项目２个二级类目。其中项目类按工程项目分别设置三级类目。 ５、设备类设置综合 、设备仪器２个二级类目。其中设备仪器类按设备仪器的型号分别设置三级类目。 ６、出版类设置综合、报纸、刊物、书稿、音像５个二级类目。 ７、财会类设置院机关、后勤集团2个二级类目。综合、会计报表、会计账簿、会计凭证、工资清册、其他6个三级类目。 ８、声像类设置照片、录像带、录音带、幻灯片、影视胶片５个二级类目。 ９、电子类设置光盘、硬盘、磁盘3个二级类目。 １０、实物类设置奖品、印章、字画，礼品４个二级类目。 六、类目代号 本校采用汉语拼音字母与阿拉伯数字混合编制类目代号。其中一级类目的代号，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“XZ”即“xing zheng”(行政)的简称；二级类目的代号，采用阿拉伯数字“双位制”的编制方法，如：“综合”为“11”其余二级类目的代号依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。 本校档案类名及其代号如下： 一、党群类 DQ 二、行政类 XZ 三、教学类 JX 13 全日制专科教育 14 成人教育 11 综合类 12 专业与实验室建设 13 招生 14 学生工作与学籍管理 15 课堂教学与教学实践 16毕业生 17教材 18评估 四、科研类 KY 11 综合 12 项目 五、基建类 JJ 11 综合 12 项目 六、设备类 SB 11综合 12设备仪器 七、出版类 CB 11综合 12报纸 13刊物 14书稿 15音像 八、外事类 WS 九、财会类 CK 11院机关 12后勤 11综合 12报表 13账簿 14凭证 15工资清册 16其他 十、声像类 SX 11影视胶片 12照片 13录像带 14录音带 15幻灯片 十一、电子类 DZ 11光盘 12磁盘 13硬盘 十二、实物类 11奖品 12印章 13字画 14礼品 七、分类方法 1、党群类、行政类、外事类在一级类目下分别按年度—问题进行分类。 2、教学类在二级类目下分别按年度—问题进行分类。 3、科研类在二级类目下分别采用两种方法分类,其中科研综合类按年度—问题进行分类; 科研项目类按课题项目分类。 4、基建类在二级类目下分别采用两种方法分类, 即基建综合类按年度—问题进行分类，基建项目类按工程项目分类。 ５、设备类按在二级类目下分别采用两种方法分类, 即设备综合类按年度—问题进行分类，设备仪器类按设备仪器型号分类。 ６、出版类在二级类目下分别采用两种方法分类，即出版综合类按年度—问题进行分类，其他在二级类目下按出版时间进行分类。 7、财会类在二级类目下分别采用两种方法分类，即财会综合类按年度—问题进行分类，其他在二级类目下按按年度进行分类。 8、