办公室邮件处理预案.pptxVIP

1 项目三 办公室邮件处理 知识目标 能描述办公室邮件的内容和分类； 能描述办公室邮件处理的程序； 能描述秘书人员对邮件处理的权限； 能描述电子邮件的工作过程。 2 能力目标 能根据单位的要求对办公室邮件进行分拣； 能对传统邮件进行处理； 能对电子邮件进行处理。 3 任务一传统邮件的处理 4 理论知识 一、办公室邮件有哪些 邮件业务包含国内邮件、明信片、国内印刷品、国内保价邮件、国际邮件、国际印刷品、国际保价函件等。 在日常工作中，秘书人员接收到的邮件主要有信件、账单、结算单、传单、报纸和杂志等。 5 导入案例 P45秘书李晓…… 6 左上（或上面）是寄件人名址 右下(或下面)是收件人名址 收到邮件的处理P39 （1）签收邮件。了解公司邮件送达的情况，做好签收前邮件的检查工作。 （2）快速、熟练地对邮件进行分拣。按姓名分；按部门分；按重要性分。选取一种适合本公司的邮件分拣方法，注意应同本公司实际相结合。 （3）对邮件进行拆封。在注意邮件安全和邮件拆封权限的前提下对邮件进行拆封，避免不必要的麻烦。拆封；拆封后的检查；标注日期。 误拆信件的处理：停止阅读；按原样折好、装好；在信封上贴一张字条，注明“误拆”，并签上名字；尽快送交收信人。并当面致歉；吸取教训。 （4）邮件的登记。为方便日后查找和核对，要做好邮件的接收登记工作，设计一个接收邮件登记簿。 （5）邮件的分送。经过上述处理后，做好邮件的分发、传阅工作（传阅提示单）。每天的分发次数必须与邮局每天投递的次数一致。每次收到邮件后最慢也应该在一小时之内分发出去。每次分发邮件的时间也必须相对固定。 7 寄发邮件的处理P41 （1）请上司在寄发的邮件上签字时，注意签字的时机，要把附件和信件分开，没有签字前不要复印。 （2）对寄发邮件的地址进行核对，并对邮件进行标记。秘书要保证收件人地址和姓名无误，并检查邮件的标记。 （3）对邮件进行查对，保证内容完整，并把需要寄发的邮件进行汇总。设计一个寄发邮件登记簿，做好寄发邮件的登记工作。 （4）对寄发邮件进行折叠和装封，保证对方拆封时信件内容不会被损坏。 （5）根据信件的性质及要求，选择合适的寄发方式，完成寄发工作。 8 拓展训练 从门卫收发室领取经贸的信件，整理登记并奋发。 9 接收邮件登记簿 收件编号 收件日期 邮件种类 发件对象 收件人签名 备注 1信件 XX公司 李某某 少一份附件 账单 传单 报纸 杂志 10 传阅顺序提示单 　年　月　日 序号 传阅人 签名 时间 １ 张三 ２ 李四 ３ 王五 ４ 赵六 请签上姓名、日期后传给下一个人，最后请交给秘书XX。 11 寄发邮件登记簿 序号 发往单位 密级 紧急程度 寄送方式 寄送人 寄送时间 备注 1 XX公司 绝密 特急件 挂号信 秘密 急件 急件 机密 普通件 快递 无密级 机要通道 专人送达 12 任务二 电子邮件的处理 13 收发电子邮件的注意事项 1.认真填写地址 。电子邮件是互联网的一项重要应用，就如同现实生活中寄信一般，必须书写收信者及地址才能准确无误地寄给对方。而电子邮件就以所谓的E-mail Address来区分每一位使用者。 2.不明邮件不要轻易打开。不明邮件不要轻易打开，以防电子信箱遭受“邮件炸弹”或其他计算机病毒的攻击而瘫痪，从而带来工作损失。如邮件中带有附件，请下载至本地计算机硬盘，经反病毒软件查杀，确实无毒后再打开。 14 3.邮件分类。秘书可以根据邮件类型（如急阅件、待处理、一般通知、报表、报告、总结、新闻、通报、私人邮件等），或按具体项目设置子文件夹。 4.回复邮件。秘书可以将收件箱中的邮件过滤，删除不必要的邮件，然后作如下分类：需要领导本人审阅的，存入相应文件夹；部分邮件根据领导授意回复，或督促、协助领导在规定时间内处理相关事宜；以领导名义回复邮件时，要在语气上予以注意，并从领导信箱中发出；以秘书名义发送邮件时，要说明邮件内容为领导授意。 5.邮件追踪。如果发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，就要设置回执。如对方未能及时回复，就要用电话了解情况。 15 办公室电子邮件使用礼仪 1.邮件格式方面。 通常电子邮件没有背景图片的格式，对文字也有相应的要求：中文使用宋体，英文使用Times New Roman。保持邮件页面的简洁大方，不需要太多的色彩。  2.邮件主题方面 。邮件必须要有主题，而且主题必须简单明了，方便收到邮件的人及时处理。例如，“2007年投资预算”，而不能“ ××××科技有限公司有关2007年投资预算计划文件”。同时邮件主题中不要写政治性语言，例如什么党、什么功等，以免被当做垃圾邮件过滤掉。 16 3.邮件内容方面。回复邮件时要附上对方的来