《赣州市档案馆接收档案质量标准和要求》.doc

《赣州市档案馆接收档案质量标准和要求》 一、档案进馆质量标准 1、全宗完整 凡是反映本单位主要职能活动（包括党、政、工、团以及内设的各职能部门在工作中形成的材料）和基本历史面貌，并具有工作查考、科学研究价值的各个门类（文书、科技、专门档案等）、各种载体（纸质、录音带、录像带、胶片、光盘、照片等）需要保存的档案均应收集齐全、立卷归档，保证全宗档案的完整，并按规定向档案馆移交。 2、整理符合要求 整理原则是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 （一）文书档案进馆质量标准 1、文件材料按“立卷”单位整理质量标准 （1）分类清楚 一个全宗应按统一的分类方案，不能随意变动，必须保持前后一致。根据立档单位内部的机构设置、职能范围、业务分工、文件和材料多少等情况，做到类别设置合理，种类之间界限清楚，层次分明，归类准确，一般要求按年度--问题（或组织机构）分类。 （2）保管期限划分准确 根据《文书档案保管期限表的规定》，准确判定档案文件的保管价值，区分永久、长期、短期三种保管期限，专业档案按照有关规定划分。 （3）组卷合理。 组卷一般以问题为主，灵活运用六个特征，结合文件的价值、数量进行组卷，具体要求是：同一类型的文件，即一个问题、一项事件、一次会议、一起案件所形成的文件、材料要作为有机联系的一个整体立卷。密不可分的文件如正文与附件、正本与定稿、请示与批复、转发文与被转发文、来文与复文均应组在一起，不得分开。同一内容的文件和电报应合一立卷；不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷，没有复文的，放在请示年立卷，跨年度的规划放在针对的第一年立卷，跨年度的总结放在针对的最后一年立卷，跨年度的会议放在会议开幕年立卷，跨年度的非诉讼案件放在结案年立卷； （4）案卷的厚度，一般掌握在1.2厘米左右。 （5）卷内文件材料排列条理有序，保持文件之间的联系，形成一个有机整体，一般可按时间顺序或重要程度排列。其排列方法是： （A）单一问题的案卷，卷内文件可按照时间顺序排列。 （B）两个以上问题的案卷，先按问题分别集中，然后再按时间顺序或重要程度排列。 （C）密不可分的文件，要求正文在前，附件在后件；正本在前，定稿在后 ；复文在前，来文在后。 （D）重要文件的历次修改稿，最后定稿在前，其他历次稿本依次排列 ；一般文件的历次稿本，只需要保存最后定稿。 （E）非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料(罪行、旁证等)在后。 （F）专业档案等有明确排列次序规定的按有关规定执行。 （6）编写卷内文件的页号 卷内文件凡载有文字、图像等的页面，应当每页编写一个页号，空白面不编号。页号的位置在每页文件正面的右上角和背面的左上角。页号应以卷为单位编写，不得若干个卷连续编写。 （7）编写卷内文件目录。 凡进馆档案必须全部填写或打印卷内文件目录。 （A）对文件题名不能随意更改和简化 ；没有题名的应拟写题名，有题名但无实质内容的亦应重新拟写，自拟题名应外加“［ ］”；没有责任者和时间的文件要考证清楚，填入有关项目；会议记录应填写每次会议的主要内容和时间；填写字迹要工整、清晰，必须使用碳素墨水或蓝黑墨水。 （B）必须编制机读文件目录。 （8）填写卷内备考表 每一案卷卷末有卷内备考表，用于填写有关卷内文件的情况说明，签具立卷人和检查人的姓名，并注明立卷时间，以示负责。 （9）文件修复与案卷装订 （A）案卷装订前要去掉文件上的金属物；装订线外有字迹的，要加边托裱；小页纸张要裱糊成统一的纸张大小（16K或A4纸）；对破损的文件材料应按裱糊技术要求如托裱；字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。 （B）装订一般应做到两边齐，左边装订，左、下边要齐；右边装订，右、下边要齐。采用三孔一线结扣法装订，装订要结实、整齐、美观、不掉页、不倒页、不压文件字迹、不损坏文件、不妨碍阅读。 （10）案卷封面书写规范 （A）统一使用档案行政管理部门监制的符合国家标准的卷皮、卷背。 （B）案卷封面用毛笔或钢笔正楷书写或打印。逐项按规定填写清楚，一般包括全宗名称、案卷题名、卷内文件起止日期、总页数、保管期限等。 （C）案卷题名要结构完整，能准确揭示卷内文件材料的内容，一般包括作者、问题、名称等。体式一致，文字简练、使用简称应通用易懂。 （D）档案移交单位编制案卷号，移交进馆时由市档案馆编制正式档号。 （11）案卷排列应以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。 （A）案卷排列方法统一，前后保持一致，不可任意改动。 （B）每个年度案卷的排列，应严格遵守分类方案。一个年度的案卷应按照案卷的保管期限、组织机构（或问题）进行排列，力求保持卷与卷之间的有机联系。 （C）按照案卷排列顺序编制案卷号，以固定案卷位置。在一册案卷