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nwuhxr@ 第二章　电子文件管理概述 第一节　电子文件管理的原则 电子文件的出现是一场记录革命，也引发了包括文件、档案管理在内的记录管理的革命。这场革命反映在管理技术、方法、体制、原则、理念等各个层面，不同层面之间相辅相成，互相关联，互相作用，其中任何一个方面的滞后都可能对管理目标的实现、管理系统的有效运转带来不良的影响。 电子文件作为文件的一种形式，具有文件的基本特征，我国文件、档案管理的一般原则对于电子文件的管理同样具有宏观的指导作用。 另一方面，电子文件又有许多不同于其他类型文件的特点，在其管理活动中还应遵循以下特有的原则: 一、全程管理原则 根据电子文件的特点和管理要求，必须建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。 全程管理是一种全面的管理 全程管理是一种系统的管理， 大文件 全程管理是一种过程管理,是通过过程控制实现结果控制 。 国际上的研究 1994年至1997年，加拿大不列颠哥伦比亚大学和美国国防部在关于电子文件真实性的联合研究项目中提出了电子文件全程管理的框架模式，认为应由以下措施构成电子文件的管理链条： （1）根据预先确定的标准格式和模板编辑文件； （2）根据文件的类型和用途，使用预先确定的方法认证文件； （3）根据一个人的资格及其权限，确定他接触电子文件的权力； （4）在系统中嵌入“工作流程”，只向有关人员呈现有关文件； （5）使用磁卡、密码和指纹识别等方式限制对某些技术的接触； （6）在系统内设计审计跟踪功能，记录对系统的任何接触及其结果（如文件被修改、删减和增添等）。 这一模式在北美地区的电子文件管理实践中得到了应用和完善。 二、前端控制原则 加拿大档案学者特里·库克提出了“前端控制”原则。让档案工作者积极地介入文件的形成和保管过程，对文件的产生实行前端控制 。 前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。 二、前端控制原则 实施前端控制的必要性 第一，前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。 加拿大不列颠哥伦比亚大学的露西安娜·杜兰蒂教授认为： “如果形成者不从电子文件产生之时起就采取措施来保证它们的可靠性（包括内容的可靠性和文件本身作为‘文件’的可靠性）的话，未来将没有多少电子文件值得保留。” 第二，前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。 二、前端控制原则 由于电子文件的运动呈现出非线性特征，因此，前端控制表现在以下几个方面： 一是环节前置，将一些关键环节提前至文件生成之际。这是文件生成过程控制的非线性最显著的表征。如：提前并实时归档；提前鉴定、鉴定与鉴别同步；提前著录； 二是环节后延。即着眼于全程管理，将需持续的环节向后延伸。原来只在某一个时间点上完成的特定环节在电子环境中可能需要在一个连续的时间段上持续完成直至跨越电子文件的整个生命周期。 三是环节叠交。就系统而言，某些环节可能存在功能交叉或包含关系、时间重叠勤互相穿插现象。 二、前端控制原则 前端控制也引起了人们对档案管理模式的思考。 特里·库克提出了“后保管模式”。 中国人民大学的冯惠玲教授提出了档案工作者要拓展职能，并称其为“夹缝时代档案职业的生存之策”。 延长——实行全程化管理。推行文档一体化全程管理，使文件、档案工作由点而线； 深入——提供智能化服务。提高信息管理、知识管理水平，提供智能信息服务，使文件、档案管理由线而面； 扩充——实施社会化战略。开展社会化服务，使文件档案信息服务由面而网。 三、真实性保障原则 电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。 真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电子文件反映历史面貌，构成社会价值，得以作为社会记忆长久保存的前提。 三、真实性保障原则 电子文件真实性的维护是档案界面临的难题，主要原因来自两个方面： 一是电子文件信息的易更改性； 二是电子文件信息的软硬件依赖性。 三、真实性保障原则 我国国家标准《电子文件归档与管理规范》中，对保证电子文件的真实性提出了四条措施： 第一，对电子文件的操作者进行可靠的身份识别、权限控制； 第二，设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录操作实施的人员、时间、设备、项目、内容等； 第三，对具有凭证作用的电子文件逐页加注可靠的防错漏和防调换的标记； 第四、对电子化的印记、签章等采取防止非法使用的措施。 三、真实性保障原则 电子文件的真实性近年来引起了国际档案界极大的关注，由三十几个国家和地区的专家参与的“电子文件真实性的永久保管国际研究项目”（InterPARES）已经取得了阶段性进展。