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第一章 文 书 基 础 学习目标 ◆掌握文书的基本概念及其含义 ◆了解文书的类型 ◆掌握公文的含义、特点及类别 ◆了解公文的稿本及基本格式 随着社会的进步和经济的发展,文书在处理各种事务中扮演着越来越重要的角色,起着 越来越重要的作用。掌握文书的基本含义,尤其是掌握公文的含义、作用和格式,对于理解 文书内涵、有效开展文书工作有重要的帮助。 第一节 文 书 概 述 一、文书的概念 文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息而形成、使用的具有应用性和特定格 式的文字材料,是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。 文书的定义包含以下几层含义: 第一,文书是一种文字材料,即书面材料。 第二,文书具有特定的格式。 第三,文书具有应用性。 第四,文书具有很强的目的性和针对性。 第五,形成和使用它的主体是党政机关、企事业单位、群众团体等社会组织和具体的个 人、家庭。 文书的起源 文书作为信息材料,以物的形态出现,它伴随着文字的产生而产生。上古时代的甲骨 文、钟鼎文和 《尚书》记载了当时社会各方面的发展情况,这些都属于文书。例如,历史上 汉代的制、诏、刺、策、章、奏、表、议。但作为概念性的名词,“文书”一词在两汉时期 ·1· 才被广泛使用,如西汉贾谊 《过秦论》中的禁文书而酷刑法等。 文书的称谓也随着历史的发展有所变化:殷商时称 “书契”,周朝称 “官署文书、官书、 官文”,春秋战国时称 “书”,至汉朝则称为 “文书”。 “文书”可以和 “文件”“公文”通用。文件有广义和狭义之分。广义的文件指的是社会 组织和个人在社会实践活动中形成和使用的各种形式的信息记录,不仅包括纸质载体的信 息,而且还包括其他多种载体的信息,甚至计算机中的电子文档也可以视为文件;狭义的文 件专指公务文书,也就是公文,尤其是指正在发挥效用的现行公文。一般情况下,文书、公 文、文件三者的基本含义是一致的,它们所指的对象是相同的,可以作为相互替代的词汇, 本书遵循了这一使用习惯。 二、文书的类型 文书的应用领域和范围非常广泛,所针对的事务也千差万别,使用的主体各有不同,这 些因素导致文书的种类非常庞杂。根据不同的分类标准,可以划分文书的不同类型。 1.根据载体划分的类型 根据记录信息的载体划分,文书可以分为纸质书面文书和电子文书。历史上曾经出现以 竹简、木简、金帛作为载体的文书。目前纸质文书占据主流地位。随着科技的发展,文书的 载体也变得多样化,电子载体也开始得到广泛应用,使文书的形态发生了革命性的变化。 2.根据使用主体划分的类型 根据文书的使用主体、来源和使用领域来划分,文书可以分为两大类型:公务文书和私 人文书。 (1)公务文书 公务文书简称为 “公文”,其使用主体是各种社会机构,如党政机关、企事业单位、取 得法律地位的群众团体等社会组织。公务文书是为了满足特定的公务需求而产生的,其发文 主体、收文主体、格式形式、法律效力等均有别于私人文书。本书所讲的 “文书”主要侧重 于公务文书。公文主要包括法定公文、通用公文、专业公文等类型。 法定公文指根据 《国家行政机关公文处理办法》(2000年8月24日国务院发布,2001 年1月1日起执行)的规定,命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、 批复、意见、函、会议纪要等13种文体作为国家规定的公文种类,具有规范的格式和法 定效力。此外,《中国共产党机关公文处理条例》列出了14种文体,也可被视为法定公 文。 通用公文是在各类社会机构中所使用的处理日常事务的多种文体,例如,计划、总结、 调查报告、规章制度等。这些文体不在法定公文之列,不能采用法定公文的格式行文,但可 以作为法定公文的附件印发。 专业公文是指在特定的专业领域和专业工作中所使用的特殊公文,如科研工作中的立项 申请书、财会工作中的财务报告以及各类报表等。专业公文具有特定的格式惯例,正文中包 含大量的专业术语。 (2)私人文书 ·2· 文书与档案管理基础知识 (第二版 ???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ) 私人文书的使用者为社会成员个人,是为了处理私人事务而使用的文书。如亲朋好友之 间来往的书信、个人或家庭关于财产方面的契约、自传、家谱等。 本书主要针对公务文书来介绍文书处理的工作知识和基本技能。 三、文书的作用 文书在社会生活中,尤其是在社会机构与组织履行职责、完成目标的工作中,发挥着极 其重要的作用,主要包括两个方面: 一是传递信息。这是文书的首要作用。人们制作文书的目的就是要把一定的信息传递给 接收者。文书是交流信息和思想的重要手段,所提供的信息更加全面、确定和深入,是