管理沟通学PPT--组织沟通讲述.ppt

第四章 组织沟通 会议沟通 上下级沟通 第一节： 会议沟通 会议沟通的利弊 会议目的 与会者构成 与会者职责 常见的问题与处理 会议的组织准备 会议议程 一、会议沟通的利弊 优点： —产生更多的承诺 —产生更好的决策 缺点： —时间和效率 —压力：由从众心理形成的群体压力；源自 专家和领导压力 —推卸责任：说而不做 二、会议目的 ◆ 信息共享 ◆ 动员激励 ◆协调矛盾 ◆ 问题识别、问题分析和问题解决 三、与会者构成 同质性和异质性的平衡 竞争性和合作性的平衡 任务导向和过程的平衡 会议目的 适合人数 协调矛盾 5人 解决问题 10人 专题研讨 15人 报告会 不限 四、与会者职责 （一）会议主席 1.控制会议 ·决定讨论主题； ·明确讨论范围； ·确保人们围绕主题依次发言； ·尽可能做到公正，避免与会者的争论； 2.引导会议 ·识别问题； ·交换看法； ·评价不同方案； ·选择行动方案。 （一）会议主席职责 3.促进讨论 提出问题，引导讨论； 4.处理不同意见 ·对争论双方或各方的观点加以澄清； ·分析造成分歧的因素； ·研究争论双方或各方的观点，寻找协调的可能性； ·将争论的问题列为会议的议题，展开全面的讨论，以便把会议引向深入； ·若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进入下一项。 5.作出决定，进行布署。 （二） 与会者的职责 会前准备 准时与会 了解议题 倾听 发言时，力求精确切题 支持或反对都要有根据 确保公平参与。 附: 会议给与会者带来的好处 受益于别人的知识和观点； 从同事的发言中获取大量的信息； 对决策和政策制定的参与感； 更好更全面的了解你的同事，以增强团队精神； 在会议上传播你的思想与观点； 以别人的眼光评价你的思想、观点与态度。 五、常见的问题与处理 1.会议主持人心中已有定论，开会只是走形式。 以表示程序合理合法，堵住大家的嘴。 对策—这种会议不必要开，可以以高层指令的方式下达。 五、常见的问题与处理 2.主持人会前没有认真准备 只好由大家说了算。这样往往会使会议拖得很长，并且容易做出错误结论。 对策：会前充分准备。 五、常见的问题与处理 3.离题 对策： 及时切回主题 事先將规则讲清楚 限定每个人的发言时间 五、常见的问题与处理 4.争议不下 对策: 休会20分钟以上。 参照第三者的意見 将双方意見列表比較。 进行不記名投票。 重整双方意見提出新的方案。 重申共同利益。 五、常见的问题与处理 5.会议主持人缺乏驾驭能力 也就是缺乏领导能力。但会议主持人已定，于是使会议总开不好。 一般说，主持会议是考验一个人有无能力当主管的最简单有效的考核方式。 对策：仔细斟酌主持人选 五、常见的问题与处理 6.人身攻击 对策: 对双方进行安抚 重申议事规则 休会 五、常见的问题与处理 7.抱怨 对策: 对其不满的情绪表示理解和同情； 归纳其不满的原因； 寻求解决的方法。 五、常见的问题与处理 8.短話長說 对策: 适时的制止发言。 要求说出具体的想法。 五、常见的问题与处理 9.时间不足 对策： 选择重要的议题进行討论。 限制发言人数(可事先登記) 限制发言时间。 五、常见的问题与处理 10.争功推过 对策: 制止不当的发言。 引导组织成員彼此說出对方的优点,让大家都能得到适当的肯定。 六、会议的准备 1. 确定会议主题 2. 制订会议活动计划 3. 制订会议议程 4. 发放会议通知 5. 会场布置安排◆ 会场的选定◆ 会场内设备的准备◆ 会场的布置  七、会议议程 “议程”一词来源于拉丁文，意为“必须做的事”，一般也就把会议议程定义为“在会议上要考虑的事务”  □ 会议时间(开始时间、结束时间) □会议地点 □ 会议议题的顺序 附: 日本企业会议成本的计算 会议成本=2A×3B×T 其中:A是参加会议的人数，因参加会议影响了正常工作，应以二倍计算；B是与会者平均工资，工资一般是自己贡献的三分之一，因此以三倍计算。T是以小时计的时间。 第二节： 组织内部沟通 上级与下级沟通的艺术 ＊上下级的差异 ＊体察下属需要 ＊上级的自身修养 下级与上级沟通的艺术