行政中心OA使用推行计划讲述.doc

行政中心OA使用推行计划 第一模块 个人事务 消息管理：用于阅读、查看微讯，事务提醒，离线文件管理，通讯群组管理（包括公共与临时两个类别）； 日程安排：用于每日或周期性事务提醒，制定工作计划，有序安排每日工作内容，提醒待办事务； 工作日志：用于记录每日工作内容，工作执行情况，提醒次日工作计划； 该功能涉及到以下几点注意： 新建日志共享范围：共享范围为本部门所有成员，有特殊要求可通过手动添加共享范围； 上传的文档：日志中上传的文档文件或图片文件，仅在日志中显示，且在选择需上传的文档后点击“上传附件”按钮，确保文档能在日志中正常显示。若要上传为永久可查文件可选择上传到个人文件柜保存； 日志的保存与发布：日志内容为自动记录，书写间隙无需手动保存，可直接退出。退出后再进入可选择编辑选项继续进行添加； 个人文件柜：分为个人和共享两个文件柜，用于上传个人文件或公共传阅文件； 控制面板：功能等同于设置，用于OA系统基本设置。其中最常用功能为个人信息设置、账号安全设置。 综述，该模块推行计划： 针对该模块地使用，无需进行特殊要求与额外培训，该功能为基础功能，另有很多属于登录提醒模式，因此无需进行特殊计划。 第二模块 工作流 整体用于查询工作进度、流程。能迅速查询到关于立项工作、签报工作、日常申领工作、日常报销、合同付款等工作进度。省去了查找纸质档案的麻烦，也践行了无纸化办公的期望。 综述，该模块推行计划： 该模块属于针对个人办公制定模块，可根据个人工作需求进行自主开发使用。 第三模块 行政办公 A.办公用品模块使用说明 需要的技术支持 使用该模块的目的 使用OA办公用品申请模块，是为了更有效、更环保的进行日常申领工作。OA系统会自动按照申领部门、申领人员进行划分，采取逐级审批的模式，全程无纸化操作，也无需等待签字，只要有网络就可以进行批复。 需要实现的目标 需要是一个数据集成平台； 需要操作流程的简单易行度； 需要信息流转时效性的保证； 需要管理级别划分的严谨度； 该模块需要体现出的特点 数据的准确性：每次进行操作后库存数据的准确性需要保证； 品类的明确性：按照现有库存分类划分物品，如：基本办公类，宣传品类，合同类，耗材类，劳保类等； 审批的逐级性：按照“申请人—部门领导—主管副总—库存管理员”的次序进行逐级审批； 申请的公开性：管理层领导可查阅各中心、各部门、各员工的申请记录，以便统计成本和个人损耗比较。但需控制员工之间的查询权限； 模块的安全性：需通过技术保证该模块使用数据的安全性，保证不会发生申领记录无故清空或因网络故障后记录无法找回的现象； 需要的数据支持 现有库存的准确数据：需要现有库存准确清单，包括：品类、名称、型号、数量、单价、品牌等可能涉及到的相关数据； 现有库存的损益情况：根据现有库存损益情况酌情处理上传数据； 现有库存的明确品类：需将现有库存按照明确的品类划分，分别进行登记； 现有库存品种警戒值：需对每个申领物品设置最低、最高警戒值，以提醒库管人员即时暂停或增加购买； 网络的操作情况 上传操作界面：上传界面可正常使用，且进行过批量上传和单品上传测试，均实现正常可操作； 申请操作界面：单品种申请与批量申请均能正常操作执行； 申领环节操作界面：就目前系统设置，在不选择任何领导层审批进行申请的情况下，由管理员直接进行批复操作，但每一次的操作结果均为驳回； 申领查询操作界面：在之前进行的测试中，虽能看到被驳回的申请记录，但单独进行申领记录查询时则显示无数据； 综述，该模块推行计划： 若要正常使用该功能模块，需先进行前期准备与管理人员安排。 前期准备包括“盘库”、“整理成表”、“录入”三个步骤，在这三个步骤完成后，只要确定了最终审核人员就可以投入正常使用。 预计准备周期为一周。 B.车辆申请与安排模块使用说明 需要的技术支持 使用该模块的目的 使用OA车辆申请与安排模块，是为了更有效、更环保的进行日常用车工作。OA系统会自动按照申领部门、申领人员进行划分，采取逐级审批的模式，全程无纸化操作，也无需等待签字，只要有网络就可以进行批复。 需要实现的目标 需要是一个数据集成平台； 需要操作流程的简单易行度； 需要信息流转时效性的保证； 需要管理级别划分的严谨度； 该模块需要体现出的特点 数据的准确性：每次进行操作后车辆使用情况的准确性需要保证； 车况的明确性：根据系统内部对车况的划分，进行分类登记，明确每辆车的实际车况与实际使用情况。由于车辆使用申请都是时段性的，需保证每辆车都有严谨的使用时段记录与监督，对于临近超时的使用中车辆能有效且迅速的向申请人提示到时提醒； 审批的逐级性：按照“申请人—部门领导—主管副总—车辆管理员”的次序进行逐级审批； 申请的公开性：需要全体员工对车辆使用情况均可查，方便预约使用；