3.各栏位定义-一组.doc

各欄位定義： 一、「承辦人作業」： 二、「公文製作」： 三、「傳送型態」欄位： 在「公文製作」作業下創任一稿時，「傳送型態」欄位，是指該文在校內的傳送方式，而不是指該文是以何種方式發給受文者。 承辦人選定「傳送型態」、存檔後，在「承辦人作業」下的各資料夾內，會以不同的圖示表示  1.紙本傳送：表示此公文在校內傳送過程中，文與附件全部以紙本方式傳遞簽核。只有密件公文才可使用此傳送方式，不可隨意使用。 2.電子傳送-表示此公文在校內傳送過程中，文與附件全部是以線上電子方式傳送。 3.電子含紙本-表示此公文在校內傳送過程中，只要有任一附件或因任何因素，需部份、全部以紙本方式送核，即屬此類。例如有實體附件需蓋章。 ●在校外來文部份：總收發匯入紙本文掃瞄檔、並線上分文後，會在紙本來文(含附件)上蓋印總收文日期、總收文號，並註記本文屬「電子含紙本」，將實體紙本文送至承辦單位登記桌簽收，再由登記桌轉分，將實體公文送至承辦人手中。 ●在創簽稿部份：承辦人在e公文創簽稿後，應將可電子化、可掃瞄的附件都先夾帶上去(以利日後線上查詢)，再將文列印出來，與實體紙本附件放一起，送至下一流程關卡。在e公文中再將文線上送出。 ***注意1：「電子含紙本」的公文，簽核採雙軌制，需線上送出簽核決行，紙本文亦需印出來簽核決行。每個流程關卡拿到紙本後，必需依文號再至e公文系統簽核，紙本文、電子文同步簽核後再送至下一關。 在e公文內看到「電子含紙本」類型的公文要特別注意，不可只先行線上簽核送出、或只先在紙本核章送出。 ***注意2：「電子含紙本」的公文，除需於e公文線上歸檔外，仍需做紙本歸檔。 ●校外來文、校級發文：先送至登記桌再統一送至5樓秘書室一組歸檔點收。若附件正本需留存承辦單位，務必在文面上註明「附件正本自存」。 ●校內單位文：由各單位自行歸檔存查。 四、「文號」欄位： 1.收文文號：校外來文經秘書室一組總收發收文處理後，系統會予總收文號，如1010000589。 101 0000589 年度碼 流水碼 2.創稿文號：承辦人在「公文製作」作業下，製作一份簽稿並儲存後，系統會自動產生創稿文號，如B1010203016。 B 101 0203 016 文別碼 年度碼 日期碼 流水號 創稿文號第一碼文別分類 B 函、書函、令、公告 C 創簽 D 開會通知 F 內部書函、內部公告 G 內部開會通知 2 存放自己主承辦之公文，狀態為未送出簽核、或已決行、或未決行被退回。簽寫意見送出後，公文會移至「公文追蹤」資料夾內 存放他人承辦加會簽自已，且自已也已簽寫完意見並送出後的公文 1.以「康寧大學」名義發文，如「康寧大學 書函」 2.對外發文一律使用之，對校內單位發文則視情形使用。 3.需經校長決行 存放自己主承辦，且已簽寫意見並送出，但尚未決行而仍在流程中的公文 待辦 存放它人承辦，但加會簽自已，而自已尚未送出至下一關的公文。送出後，公文會移至「經手公文」資料夾內 待會簽 存放個人被以副知方式通知的他人承辦公文 1.以單位名義發文，如「康寧大學○○處 書函」 2.對外發文不可使用之。