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過期的獎助金報告 Overdue Grant Reporting 2005~08年度 4B地帶地域扶輪基金協調人邵偉靈RRFC Dens 人道獎助金計劃 Humanitarian Grants Program 扶輪基金會為什麼對過期的獎助金報告設訂了新的處理程序？ 周全的準備和按期提交正確的報告是獎助金資金管理極為重要的事宜。 所有的地區和扶輪社保持百分之百按時提交報告的紀錄，且遵循有關報告的各項規則。 報告義務本身雖無變更，保管委員會設定了能幫助扶輪社及地區確實能達到這個目標的新程序。 有關過期的獎助金報告的新程序是什麼？ 21個月或以上仍未交如何使用獎助金報告的扶輪社和地區將被揭載在RI網站。 30個月或以上仍未交報告，TRF將建議RI理事會終止該贊助扶輪社的會籍。 TRF每半年審查地區和扶輪社的報告。 凡計劃案件的按期進展及遵循報告規則的程度在連續兩個半年期都不滿70%的地區及其會員社將遭不得參與人道獎助金計劃的命運。 每半年報告審查將評估什麼資訊？ 授予地區和其會員社的所有獎助金。 配合獎助金 義工服務獎助金 3-H獎助金 地區簡化獎助金。 施行中的獎助金計劃必須將其報告每12個月提交一次 計劃完成後則必須在兩個月之內提交報告。 任何未按規定的期限提交合格的報告者皆被視為過期未交。 什麼樣的報告才算合格？ 獎助金報告表可自RI網站下載。所有的期中報告或結案報告都得用這個表格。 合格的報告應該描述： 此項獎助金計劃達到了什麼成效 計劃過程中扶輪社員所參與的活動 有關受益人的資訊 收入和支出類別款項的說明以及可以當證據的銀行結單。 如果報告不合格，對此件計劃的報告將被視為過期未交。 過期未交的社間隔多久會被揭載於國際扶輪網站上？ 被揭載在網站上的過期未交扶輪社的社名每3個月更新一次。 如果我的扶輪社被揭載在國際扶輪網站上，要怎麼樣才能移除？ 要想移除，扶輪社必須提交所有的獎助金計劃的合格的報告（期中或結案報告Progress or Final Reports ） 。 報告表可自國際扶輪網站下載。 扶輪基金會在接到報告並審查通過後，在下一次更新名單時會刪除貴社社名。 我已經聯絡我們的夥伴扶輪社要他們提交報告，但無下落時，我該怎麼辦？ 交獎助金計劃報告是地主和國際夥伴的責任。 設法和夥伴扶輪社的社長或夥伴地區的地區總監聯絡。 你也可以用完成的計劃照片或受益人的感謝書函來證實計劃已完成。 如果你無法找到有關計劃的任何紀錄也聯絡不到負責計劃的社員，盡你的能力填寫所知道的事宜，並解釋為何報告中有不全的部分。 你也可以把你嘗試聯絡共同贊助者的書函文件紀錄一併附上。 我們的夥伴扶輪社遭到終止會籍，而我們得不到任何有關計劃的資訊。那一方該負報告責任？ 雖然扶輪社已被終止會籍，你仍可以和參與該計劃的扶輪社社員聯係。 無法聯絡上夥伴社的任何社員，則可與地區總監或地區獎助金小組主委聯絡。 如果一個社遭到終止會籍，則TRF要求該地區領導人來幫助結束該獎助金。 地區領導人們需盡量收集有關該計劃的資訊。可能的話要親自證實計劃的實際存在，然後將該計劃的實況告知TRF。 如果地區被禁止參加人道獎助金計劃，地區將如何？ 扶輪基金會則停止所有該地區內的扶輪社或地區本身身為主要贊助者的地區簡化獎助金、義工服務獎助金、配合獎助金以及3-H獎助金的處理。 扶輪基金會將不接受或批准申請書 不支付已獲准的獎助金。 我的地區被暫停參加人道獎助金計劃。我們要怎麼辦才能解除暫停？ 扶輪基金會必須接到你地區內的扶輪社所贊助而過期的獎助金報告（期中或結案報告Progress or Final Reports ） 。 必須是合格的報告。 只要在扶輪基金會收到這些報告並審查通過後，貴地區的暫停將被解除。 要索取有關我的扶輪社或地區過期的獎助金的資訊，應該和誰聯絡？ 可以聯絡負責獎助金主辦計畫國Project country的人道獎助金計劃協調人。 人道獎助金計劃辦事人員名單能在國際扶輪網站上找到/newsroom/downloadcenter/pdfs/hg_staff_sheet.pdf. 過期的獎助金報告 Overdue Grant Reporting 人道獎助金計劃 Humanitarian Grants Program 謝 謝 THANKS