采购与供应业务流程讲述.docx

采购与供应业务流程 第一章 采购与供应中的文件 第二节 请购单的应用 1、请购单应包括的详细信息： ? 序列号； ? 内部的部门代码，或预算代码； ? 请购单发起人的姓名、签字及日期； ? 需求的产品或服务的描述； ? 数量； ? 价格； ? 供应商； ? 送货地点； ? 日起要求。 2、利用计算机系统处理请购单 ? 当采购订单请求输入到计算机系统中，就已经进入流程，内部订单将被发送到仓储部门，持有库存的仓储部门将自动检查当前的库存。 ? 计算机系统中的电子物料系统保留了所有存货和过去的记录，如果仓库中没有所要采购的物料或不足，则请求采购的文件会自动发送到采购部门； ? 如果仓库中有所需物料，则计算机发出某个特定物料的出货申请，计算机会更新当前的结余，并将这一结余与设定的再定货点数额进行比较，如果余额介于再定货点，系统将自动发出一个请购单，以便库存保持在最佳水平。 第三节 了解请购单 1、请购单审核 当一个批准通过的请购单到达采购部后，采购部将对请购单进行评估和评价，然后执行一下采购的步骤之一： ? 驳回请购单到用户部门并要求解释； ? 为本采购项目创建一份报价邀请，以接收投标书； ? 根据请购单创建一个采购订单； 2、财务签字授权（批准） 财务签字授权用于支出和资源使用决策的批准，如请购单。举例，如果请购单少于5000美元的直接交到采购部门，如果请购单总额超过5000美元的需要部门经理的批准，才能转到采购部门。。。 3、请购的内部政策 ? 组织应建立一个请购政策，以阐明如何处理请购，该政策应为更广泛的采购或采购政策的一部分； ? 请购政策应规定请购单必须在管理框架范围内操作，管理层的职责是确保采购作业在该政策约束范围内。 第二章 接受报价单 第三节 接受供应商报价 1、评估报价 （1）一旦收到供应商的报价，买方需要对它们进行分析，看看哪一个提供最好的价值。除了直接比较不同供应商的价格，还可以考虑以下相关问题： ? 所有供应商都是以同样的方式来计算成本吗？ ? 所有的成本是否已知，还是需要更多的信息？ ? 不同的成本计算包含哪些内容？ ? 低价格的含义。 ? 投标价值上是否附带不同的信用期限或付款条件？ （2）即使在这种情况下，并不是所有的选择决策都是采用简单直接的价格竞争，买方在评估供应商报价时还有一系列因素需要考虑； ? 供应商以往的表现，包括资金稳定性、可靠性等； ? 交货时间； ? 附加费用，运费、保险费、安装和培训费、运行成本、剩余价值和处置成本； ? 保修条件； ? 备件的可用性和维保范围； ? 过时的风险，以及升级到更高规格的能力； ? 付款条件； ? 海外供应商的情况下，还会涉及汇率、税收和进口关税； 2、开标后的谈判（PTN） （1）开标后谈判的定义：在受到正式标书之后、合同签署之前与提交了最低可接受标价的一个供应商或承包商进行的谈判，目的在于在不讲其他投标方置于不利地位或影响其保密性或对竞争性投标系统的信息前提下，获取价格、交付或者内容方面的改进。 （2）CIPS对开标后采购者的指导意见。 ? 开标后谈判会议中买方至少有2人参与并保证透明和负责； ? 来自买方组织的谈判人员应该在开始会议之前与相关管理者明确自己谈判策略。与此同时他们还需要预先确定一系列标准以确定供应商方面的那些条件是可以接受的。 ? 会议内容要形成纪要以确保对谈判过程和结论有据可查； ? 买方应该以职业且合乎商业道德的方式进行谈判。 3、推荐供应来源 （1）是指采购评估小组推荐出认为应当授予合同的供应商或标书，并且依据合同授予标准说明如此判定的原因； （2）有时候推荐没有正规化的竞争程序，采购团队会被要求做如下工作。 ? 提交一份报告概括说明供应商评估和选择的过程，推荐出一份供应商源或首选供应商的短名单，以备合同授予； ? 提交一个商业案例，为采购政策指定者推荐特定的技术路线、战略或市场。 ? 批准、优选或者确认一些供应商，以供非采购部门的采购者使用。 第三章 合同条款 第一节 报价的分析和比较 1、评估供应商报价 评估报价应依据最初的RFQ（报价邀请）中设定的具体的、客观的判定标准来进行。总体原则是：中标方应当是价格最低或“最具经济优势的投标方”。 以下指导方针概括了分析标书需要考虑的主要要点： 1 设定一套接收和启封标书的规程，确保安全 2 明确相关各部门的职责 3 设定客观的合同授予标准，如同招标邀请中所说明的 4 组建跨职能团队对标书逐一进行评估 5 建立一套标准化的标书记录和报告格式 6 检查收到的标书是否符合合同授予标准。对非价格标准的评判要尤为谨慎（必要时索取更多的具体信息 7 检查所有标书的数字计算是否准确 8 将总报价比最低的二或三个报价高出一定百分比（如20%）的供应商去除 9 根据预先确定的技术、合同、和财务细节审核