高级办公自动化课件01讲述.ppt

实用与应用 高效与专业 绍兴文理学院 王秀庆Wangxiuqing ——高级办公自动化AOA 第一讲 WORD高级应用与办公技巧 第一节 科技长文档的高级排版 教学内容 第一节 科技长文档的高级排版 教学知识点 Word视图 页面设置与打印设置 格式的设置 样式 分节与分页 页眉和页脚 目录 文档结构图 第一节 科技长文档的高级排版 Word视图：页面、普通、大纲和Web版式视图 页面视图：最常用的视图，以页面的形式显示文档，忠实显示页面所有元素，与实际打印效果相同，但耗用电脑内存 普通视图：不能一页一页的显示文档，使用一条虚线表示分页。在普通视图中不能编辑图形、页码、页眉和页脚等内容，只能进行纯文字的输入与编辑操作 第一节 科技长文档的高级排版 Word视图：页面、普通、大纲和Web版式视图 Web版式视图：由于Word文档可以保存为网页，因而在Word中提供了Web版式视图，该视图模拟浏览器显示文档，不提供分页、页眉和页脚，文档的内容随窗口大小自动调整 大纲视图：呈现长文档的大纲，通过“大纲”工具栏，方便进行大纲的编修，该视图一般进行查看和组织文档结构 第一节 科技长文档的高级排版 页面设置与打印设置 页面设置 设置纸型、版心、行数等 【案例】设置纸张为：A4 版心为146×240mm， 不含页眉页码为146×220mm 每行34字，每页31行 打印设置 份数、对纸型的适应性 和双面打印 第一节 科技长文档的高级排版 格式设置 格式：格式是指文字、段落等对象的设置，通过“格式”菜单或格式工具栏进行设置 格式刷的使用 查找和替换 查找和替换文字 批量设置字体格式、样式 【案例】把文档中的“博客”全部替换为粗体、红色 通配符的查找和替换：*和？ 【案例】将文档中的书名统一设置为黑体、红色 快速选定特定的内容 第一节 科技长文档的高级排版 样式 样式是将修饰某一类段落的一组参数：字体类型、大小、颜色、对齐方式等，用一个特定名称命名，这个名称叫做样式，或者说，样式就是一组命令或格式的集合 样式的应用 正文样式 【案例】设置正文样式为：楷体、三号字、首行缩进2个字、行距为18磅 第一节 科技长文档的高级排版 利用现有样式格式化文档 【案例】按照要求设置各个标题的样式 让样式符合个性需求 【案例】把“标题1”样式改为“黑体、二号蓝色” 为样式创建快捷键 【案例】设置标题1样式的快捷键为F2、标题2样式为F3、标题3样式为F4 样式的扩展—文档标题的多级编号 第一节 科技长文档的高级排版 长文档的分节与分页 长文档页数很多，又有许多章节，一般不同的章节页面的页眉页脚也不同，但是在默认的情况下，给文档添加页眉页脚时，所有的页面都是相同的，怎样能按章节给文档添加不同的页眉？ 分节 节：Sections，用来设置一个排版单元（区域），使得不同的单元可以有不同的大局设置 对文档进行分节，同一节的页眉页脚相同。一篇文档可以分成很多节，一节里可包含的页数是任意的 第一节 科技长文档的高级排版 插入分节符 方法： 光标定位到要分节处，单击“插入-分隔符 ” 在“分节符类型”下选中“下一页”或“奇数页”，单击“确定” 这样在光标所在的位置就插入了一个分节符，原光标位置及其后面的字符会自动移到下一页。（注：“页面视图”下，不会显示出分节符，但普通视图下，可以显示出分节符) 分页：长文档中的分页切勿按回车键 第一节 科技长文档的高级排版 页眉和页脚 一般页眉和页脚的设置 在文档中插入域（如：页码域、日期域和时间域等） “域”是一种文本，与普通文字不同，如页码域，它是一种随文档的变化而自动更新的文本。在页脚中插入页码域，能自动从第1页开始顺序显示文档页面的页码，而且能随文档内容的增加和删减自动更新页码 设置奇偶页不同的页眉 方法：“页面设置”—“奇偶页不同” 第一节 科技长文档的高级排版 页眉和页脚 在同一页面上设置奇偶页页码（如试卷等） 【案例】在一张试卷上设置奇偶不同的页码，“左1右2” 方法： 在页脚编辑区，输入“第页 共页”文字2次 光标移动到左边“第页”间，按键盘上Ctrl+F9得到域编辑区，在括号中输入“ = *2-1”，在“共页”间，按Ctrl+F9” ，在括号中输入“= *2” 同理，在右边“第页”间，按Ctrl+F9，输入= *2，在“共页”间，按 “Ctrl+F9” ，输入“= *2” 选中所有公式，单击鼠标右键“切换域代码”完成操作 第一节 科技长文档的高级排版 页眉和页脚 长文档中根据章节设置页眉和页脚 步骤： 根据章节，插入分节符； 插入“页眉和页脚”（不要设置与前一节相同） 案例分析 第一节 科技长文档的高级排版 目录 目录的生成 图索引