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AAAJLA8 驻 地 办 资 料 管 理 制 度 SAQJLA8驻地办 2015年12月 JLA8驻地办监理资料归档管理制度 为进一步加强驻地办监理资料的规范化管理，提高监理业务水平，树立驻地办形象，更好地开展今后的监理工作，现编制并发布《监理资料归档管理办法》。第一条 监理资料指监理单位实施建设监理过程中形成的图表、文字、声像等文件和原始记载的总称。在监理工作结束后，应将上述资料中有价值的部分进行归档，形成监理档案。第二条 付驻地负责本规定贯彻执行的领导责任；对监理资料进行整编，形成监理档案，由项目高监负责；监理档案编制完成后应由高监审核签字向公司办公室办理移交，公司总工程师（或其他相应技术管理负责人）进行验收检查并正式签收，最终交由公司办公室归档、保存。 第三条 监理档案应真实可靠，字迹要清楚，签字应齐全；不得弄虚造假，不得擅自涂改原始资料。第四条 为便于资料的检索和再利用，监理档案要电子化归档，在有可能的情况下，尽可能地将监理档案的电子文件归档。第五条 超过保存期限的监理档案，由办公室负责清点核对，编制拟销毁监理档案清单，申报高监批准后销毁。销毁应留有记录。第六条 监理档案基本内容为监理工作中产生的文件，归档的原则是精炼、有效，其归档内容和范围见附件《监理资料归档范围》。第七条 监理档案组卷应根据归档资料实际情况进行，每一卷内应包括文件目录清单和监理档案移交书。第八条 项目高监应在归档资料整理好后，按本规定要求进行审查，在确认符合本规定要求后，向办公室申请移交。第九条 办公室在接受监理档案时应按本规定进行验收，并正式办理移交手续。验收中发现问题应要求退回、改正、补齐。对存在缺陷，但无法补齐的问题应在移交书中注明。 第十条 驻地办每月组织一次资料大检查,资料不满足要求的监理人员暂不发工资,资料完善后再发放工资,这项工作由各项目高监负责组织落实。 第十一条 本办法2016年1月1日执行。 附件1、归档文件整理规则 2、归档监理资料范围 附件1 归档文件整理规则 1、 归档文件 在施工监理过程中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 2、归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装 盒，使之有序化的过程。归档文件的整理：一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件 ，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。  3、 整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。  8、 质量要求  8.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。  8.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。  5、整理方法  5.1 装订 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。  5.2 分类 归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。  5.2.1 按年度分类 将文件按其形成年度分类。 5.2.2 按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。 5.2.3 按机构(问题)分类 将文件按其形成或承办机构(问题)分类（本项可以视情况予以取舍）。 5.3 排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。  5.8 编号  归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。 5.8.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。  5.8.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。  5.8.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。  5.8.8 件号：文件的排列顺序号。 件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从1开始标注。馆编件号按进馆要求标注。  5.8.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。  5.5 编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 5